Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Обзор Докум-ция ЧаВо(FAQ) Скачать История Контакты
 

Ответы на часто задаваемые вопросы (ЧаВо,FAQ)

- - -

Q: Почему мой список задач выглядит не так, как показано в справке – нет выделения цветом и сортировки?

A: Внешний вид представлений по-умолчанию отличается от показанных в справочном материале. Пользователь должен или настраивать внешний вид самостоятельно, или использовать в качестве хранилища Аутлука копию файла Example.pst из папки установки NewTask, где основные представления уже настроены, и для создания новых можно их копировать и подстраивать под свои потребности. Для получения подробной информации рекомендуется для прочтения раздел "Настройка Представлений Аутлука" и "О переносе представлений" документации к программе.

- - -

Q: Возможно ли каким-либо образом формировать отчёты по задачам, например, которые просрочены или заканчиваются сегодня?

A: Конечно, возможно. Аутлук обладает мощной системой фильтрации показа задач, установки которой задаются при настройке каждого "представления" задач, количество которых может быть столько, сколько Вам необходимо. В настройках каждого представления имеется раздел "Отбор...", с помощью которого и указываются параметры фильтрации, применимые к выбранному представлению. Там же находится раздел "Автоформат...", который позволяет изменять цвет каждой задачи в зависимости от значений её полей. Это позволяет, например, показывать просроченные задачи красным цветом, а выполненные – серым перечёркнутым шрифтом. Подробнее о настройке представлений можно узнать из встроенной справки (раздел "Настройка представлений...") или на этой страничке.
В разделе загрузки плагина также имеется видео-ролик "04. Настройка представлений Аутлука" (9,6Мб), c более наглядной демонстрацией примера настройки представления, в котором задействована фильтрация элементов и автоформатирование.

- - -

Q: Не могу назначить исполнителей задачи – поле исполнителей в форме задачи не изменяется...

A: Может быть две причины по которым блокируется поле "Исполнители":

1) Вы не являетесь Первичным Владельцем задачи, то есть Вам её кто-то поручил, и Ваше имя числится в поле "Исполнители". В этом случае в режиме работы с Первичным Владельцем поле "Исполнители" блокируется, так как Исполнителей задачи может назначать только Первичный Владелец. Но даже в этом случае у Вас имеется возможность назначать Вторичных Исполнителей задачи в соответствующем режиме работы, при переключении в который поле Исполнителей будет разблокировано;

2) В настройках NewTask включён режим "жёсткого" назначения Исполнителей по категориям задачи. В этом случае прямое указание Исполнителей в поле "Исполнители" не предусмотрено, и для их назначения применяется указание категорий задачи, к которым заранее привязаны нужные Исполнители. Подробно процесс привязки рассмотрен в документации к программе.

- - -

Q: Назначил Исполнителя задаче, его Имя появилось в поле "Исполнители", но при сохранении задачи выдаётся ошибка "Неизвестное имя исполнителя задачи". В чём может быть проблема?

A: Возможные причины возникновения этой ошибки:

1) Адресная книга Аутлука содержит дублирующиеся записи, и поэтому автоматическое преобразование из имени пользователя в его электронный адрес не функционирует;

2) выбранный контакт имеет несколько электронных адресов, указанных в полях "Эл.адрес", "Эл.адрес 1" и "Эл.адрес 2", и поэтому автоматическое преобразование из имени пользователя в его электронный адрес не функционирует;

3) Вы пытаетесь использовать папку Контактов по-умолчанию в качестве Адресной книги Аутлука, но не указали это в её настройках.

В первом случае удалите дублирующийся контакт, во втором – лишние электронные адреса из записи контакта. В третьем – в свойствах папки на закладке "Адресная книга Outlook" установите флажок "Показать эту папку как Адресную книгу".

Определить, удалось ли Аутлуку преобразовать имя пользователя в его электронный адрес проще всего сразу же после выхода из поля "Исполнители". Те имена, которые были успешно преобразованы в электронные адреса Исполнителей становятся подчёркнутыми.

Второй способ проверить, функционирует ли автоматическое преобразование конкретного Имени пользователя в его электронный адрес заключается в следующем. Создайте обычное письмо и в поле "Кому" вручную наберите Имя Исполнителя в том виде, который у Вас показан в поле задач "Исполнители". После этого или отправьте письмо, или выберите в меню команду "Сервис/Проверить имена". Если при этом у вас не появляется дополнительное окно с уточнением адреса пользователя, то автоматическое преобразование исправно функционирует.

- - -

Q: После открытия обновления по задаче в поле Исполнителей появляется "лишний" Исполнитель, имя которого немного отличается от "правильного", например, содержит в конце в круглых скобках его электронный адрес. В чём может быть проблема?

A: Причина этого в том, что на разных компьютерах для одного и того же пользователя заданы имена, отличающиеся по написанию. В приведённом Вами примере у одного из Вас в Адресной книге краткое имя пользователя содержит в конце в круглых скобках его электронный адрес. Откройте элемент в папке Контактов этого Исполнителя у каждого из пользователей и проверьте содержание поля "Краткое имя". Убедитесь, что значения совпадают.

- - -

Q: Создаю новую задачу, а в ней нет кнопки переключения на Вторичных Исполнителей. Вот этой:

Рисунок кнопки переключения на Вторичных Исполнителей


Это так и должно быть, или у меня что-то не работает?

A: Так и должно быть. Переключение на Вторичных Исполнителей возможно, только если вы не являетесь Основным Владельцем задачи, то есть её выполнение поручено Вам кем-то другим, и Вторичные Исполнители, в этом случае, являются теми, кому Вы её перепоручаете. Когда же вы являетесь Основным Владельцем задачи, нет смысла её перепоручать, когда можно просто поручить выполнение обычным Исполнителям первого уровня.

- - -

Q: Имеется ли возможность работы с групповым органайзером на нескольких компьютерах поочередно, используя одну и ту же базу?

A: Да. В этом случае Вам придётся выбирать из нескольких вариантов:
* использовать внешний носитель (например, флеш) для хранения баз Аутлука и носить его с собой, подключая каждый раз к нужному компьютеру. Этот вариант предпочтителен при невысокой скорости канала соединения с сервером или ненадежном канале связи;
* хранить базы Аутлука на сервере в домашнем каталоге. Этот вариант требователен к скорости канала соединения с сервером и его стабильности.

- - -

Q: После установки плагина Аутлук стал очень долго запускаться, почему так происходит, и как этого можно избежать?

A: Причин, по которым увеличивается время запуска Аутлука несколько:
* "переполненная" папка входящих сообщений. При каждом запуске она полностью просматривается на предмет обновлений по задачам для последующей обработки обновлений по одной и той же задаче. Метод ускорения этого процесса рассмотрен в документации к программе в этой главе;
* для поддержания синхронного состояния задач основного хранилища Аутлука и вспомогательной базы, изредко проводится дополнительная автоматическая ресинхронизация, которая проходит в два этапа, и прогресс выполнения которой можно видеть в окне состояния. Ускорить этот процесс возможно только размещением основного хранилища Аутлука и вспомогательной базы на компьютере локально, то есть без использования доступа к ним по локальной сети.
* изредко проводится сжатие вспомогательной базы задач. Единственный способ повысить производительность этого процесса — дефрагментация диска.

- - -

Q: Имеется ли возможность работы с групповым органайзером на нескольких компьютерах под одним и тем же именем с одними и теми же базами Аутлука одновременно? Например, когда один и тот же пользователь открывает свой Аутлук сначала на одном компьютере, а затем на другом.

A: Нет, в этом случае при второй попытке подключения произойдет ошибка блокировки базы, и работа на втором компьютере с новыми задачами будет невозможна до отключения Аутлука на первом.

- - -

Q: После установки плагина NewTask большинство подпунктов меню NewTask недоступно для выбора и отображаются серым цветом. Это ошибка в программе, или я что-то делаю не так?

A: Так как плагин предназначен для работы только с основной папкой задач, большинство подпунктов меню NewTask становится доступным только при нахождении в папке задач по-умолчанию.

- - -

Q: Почему у меня нет возможности установки периодичности задачи?

A: Возможная причина этого:

* Вы не можете установить периодичность некоторых задач из-за того, что Вы не являетесь их Основным Владельцем, то есть эти задачи Вам поручены кем-то другим, а в этом случае установка периодичности не предусмотрена.

Q: Почему у меня нет возможности переключения на Вторичных Исполнителей (пункт меню "Действия/Вторичные Исполнители" недоступен, иконка перехода на Вторичных Исполнителей отсутствует)?

A: Режим работы с Вторичными Исполнителями возможен, только когда Вы не являетесь Основным Владельцем задачи, т.е. задача поручена Вам кем-то другим.

- - -

Q: У меня достаточно много подчинённых, и не у всех есть компьютер, а список задач нужно формировать для каждого. Как именно мне лучше организовать задачи в этом случае? Надо ли создавать "фиктивных" пользователей в контактах, чтобы назначать задачи и для них?

A: "Фиктивных" пользователей создавать нет необходимости. Создайте свою категорию для каждого из них, и не привязывайте к этим категориям никаких исполнителей. Например, если у Иванова нет компьютера, то можно создать категорию "Иванов" и помечать ей предназначенные для него задачи. После чего создайте представление задач, где будут показаны только задачи с категорией "Иванов". С помощью такого представления вы сможете удобно отслеживать задания, в исполнении которых принимает участие Иванов.

Также возможно совместное использование одного компьютера несколькими пользователями, когда они поочерёдно заходят в Windows под своими именами и паролями и работают с Аутлуком, настроенным на их имя.

- - -

Q: Органайзер установлен на домашнем и рабочем компьютерах, базы Аутлука находятся на флеш-носителе. Почему категории, созданные на одном компьютере не переносятся на другой, а при редактировании изменения не синхронизируются?

A: Главный список категорий Аутлука не хранится в его базе, а находится в реестре Windows, поэтому для каждого компьютера этот список свой (правда, если использовать перемещаемый профиль пользователя, на том же флеш-носителе, например, то этой проблемы удастся избежать. Но тут может подстерегать ряд других трудностей. Так что лучше создайте категории на втором компьютере самостоятельно, благо делать это приходится, как правило, очень редко, при начальной настройке).

В будущих версиях Microsoft Office, исходя из пресс-релизов Microsoft, Главный список категорий будет храниться в основном хранилище Аутлука, вместе со всеми остальными элементами, и, следовательно, будет автоматически переноситься на другой компьютер.

- - -

Q: Моя почтовая учётная запись настроена на работу с сервером по протоколу IMAP. При попытке открыть обновление по задаче прямо во входящей папке сервера, появляется окно с красной надписью "Если Вы видите это, то Ваш Аутлук не настроен...". В чём может быть причина?

A: Плагин осуществляет обработку обновлений по задачам только в папке "Входящие" по-умолчанию, которая находится или в локальном файле-хранилище с расширением PST, или на сервере Exchange (или другом, совместимом с ним по протоколу).

В вашем же случае папка Входящих по-умолчанию находится в локальном PST-файле, поэтому для работы с сервером в режиме IMAP требуется настройка правила для папки "Входящие", расположенной на почтовом сервере IMAP. Оно будет заниматься автоматическим переносом всех обновлений по задачам в папку "Входящих" по-умолчанию, которая находится в локальном файле PST (в нём же формируются и хранятся задачи).

Для этого необходимо выполнить действия, рассмотренные в документации к программе.

- - -

Q: Моя почтовая учётная запись настроена на работу с сервером по протоколу IMAP. После удаления или перемещения сообщений из папки Входящих сервера, сообщения из исходной папки не удаляются, а становятся перечёркнутыми и мешают дальнейшей работе. Возможно ли как-то их по-настоящему удалить или отфильтровать?

A: Для очистки папки почтового IMAP-сервера от помеченных на удаление сообщений в Аутлуке 2003 следует выбрать в меню "Правка" пункт "Очистить удалённые сообщения".
Чтобы отфильтровать показ помеченных на удаление сообщений следует при настройке отбора нужного представления указать на закладке "Дополнительно" окна "Отбор" следующее условие:
"Состояние IMAP" "не равно" "Помечено для удаления".
Название поля "Состояние IMAP" в Microsoft Office версии меньшей, чем 2007, следует напечатать вручную, так как его нет ни в одном списке полей.
При этом надо учитывать, что хотя помеченных на удаление сообщений и не будет видно, они продолжат занимать место, и может наступить момент, когда почтовый ящик переполнится и не сможет принять ни одного письма.
В Microsoft Office 2007 можно настроить автоматическую очистку папки IMAP от помеченных на удаление элементов.

- - -

Q: В нашей организации работают с почтовым сервером Exchange, но с использованием протоколов обмена POP3/SMTP или IMAP (при добавлении учётной записи мы выбираем второй или третий пункт с названием POP3 или IMAP, а не первый с названием Microsoft Exchange Server). После поручения задачи кому-либо, обновления по ним приходят в виде обычного письма с перепиской. Что можно предпринять в этом случае?

A: По-умолчанию, в настройках сервера Exchange для протоколов POP3 и IMAP используется упрощённый формат писем при передаче. Поэтому необходимо включить передачу писем в формате Exchange rich-text. Это можно сделать в общих для всех настройках вышеуказанных протоколов, или в настройках конкретной учётной записи пользователя.
В первом случае настройка делается так (пример для англоязычного сервера Exchange 2000):
На сервере Windows запускается оснастка Exchange System Manager, далее по пунктам: Administrative Groups/<Название административной группы>/Servers/<Имя сервера>/Protocols/POP3/<Название POP3 сервера>.
Правой клавишей мыши щёлкаем на выбранном названии POP3-сервера, выбираем пункт "Свойства", закладку "Message Format", устанавливаем флаг "Use Exchange rich-text format", нажимаем кнопку "ОК" для подтверждения.
Точно также меняется настройка сервера для протокола IMAP.
Во втором случае меняются только настройки конкретной учётной записи, пользователь которой использует плагин NewTask.
Запускаем на сервере оснастку "Active Directory - Пользователи и компьютеры", в подпапке "Users" щёлкаем правой кнопкой мыши на нужной учётной записи пользователя, выбираем пункт "Свойства", закладку "Exchange Advanced", нажимаем кнопку "Protocol Settings...", выбираем нужный протокол, нажимаем кнопку "Settings", снимаем флаг "Use protocol defaults" и устанавливаем "Use Exchange rich-text format". Подтверждаем свой выбор нажатием кнопок "ОК".

- - -

Q: В нашей организации работают с почтовым сервером Exchange, но с использованием протоколов обмена POP3/SMTP или IMAP (при добавлении учётной записи мы выбираем второй или третий пункт с названием POP3 или IMAP, а не первый с названием Microsoft Exchange Server). После поручения задачи кому-либо, и получения обновления по ней, в поле Исполнителей задачи всё время самостоятельно появляется дополнительное имя исполнителя, которое затем после сохранения задачи постоянно удаляется, и в переписке указывается, что удалён такой-то пользователь. Что можно с этим поделать?

A: Вероятно, у Вас не совпадают имена пользователей, указанные в почтовой учётной записи пользователя в Аутлуке и на сервере Exchange, который при передаче писем заменяет указанное Вами (или другим респондентом) имя пользователя на то, которое находится в настройках учётной записи этого пользователя на сервере. Установите одинаковые имена одного и того же пользователя у всех респондентов и на сервере.

- - -

Q: При запуске Аутлука под пользователем без администраторских прав, появляется сообщение о неверной версии пользовательской формы задач, а при попытке создания или открытия задачи в папке задач – сообщение "Ошибка при регистрации формы в реестре OLE".

A: Возможно, это происходит по причине устаревшего кэша форм Аутлука и отсутствующих прав на обновление реестра. Решение следующее. Зайдите в систему под администратором, убедитесь, что Аутлук не запущен, откройте папку "Диск:\Documents and Settings\UserName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms", где "Диск:" – название диска с установленной операционной системой Windows, а "UserName" – имя домашнего каталога пользователя с возникшей проблемой. Удалите файл "Frmcache.dat". Откройте папку "Диск:\Documents and Settings\UserName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Windows", удалите файл "Usrclass.dat". Проблема должна исчезнуть.

- - -

Q: У нас используется Microsoft Exchange 2003 и Аутлук работает в режиме кэширования, поэтому автономная глобальная адресная книга на компьютерах пользователей не обновляется оперативно. Так что после переименования старого или добавления нового пользователя на сервере не происходит мгновенного обновления глобальной адресной книги у пользователей, а нам необходимо побыстрее его включить в работу с задачами. Как можно Аутлук заставить обновить автономную глобальную адресную книгу сразу, а не через некоторое время?

A: Автономная адресная книга хранится локально на компьютере пользователя в каталоге "Диск:\Documents and Settings\UserName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook", где "Диск:" – название диска с установленной операционной системой Windows, а "UserName" – имя домашнего каталога пользователя. Убедитесь, что Аутлук не запущен и удалите все файлы с расширением ".oab".

- - -

Q: В какой-то момент Аутлук при создании или открытии писем стал выдавать окно с ошибкой "Не удалось установить специальные действия. Объект не найден.", после чего элемент нормально открывается/создаётся. Как исправить проблему?

A: Проблема заключается в повреждённом файле кэша форм Аутлука. Убедитесь, что Аутлук не запущен, откройте папку "Диск:\Documents and Settings\UserName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms", где "Диск:" – название диска с установленной операционной системой Windows, а "UserName" – имя домашнего каталога пользователя с возникшей проблемой. Удалите файл "Frmcache.dat". Проблема должна исчезнуть.

- - -

Q: Однажды запустил Аутлук, а плагина NewTask как небывало - пункта меню нет, форма задачи открывается в "сером" виде. Переустановка не помогла. Что можно с этим поделать?

A: Проверьте список отключённых Аутлуком плагинов. Для Аутлука 2003 это здесь: "Справка/О программе.../Откл.объекты". Выберите плагин NewTask и нажмите кнопку "Включить".
Для Аутлука 2007: пункт меню "Сервис/Центр управления безопасностью...", пункт "Надстройки", выбираем из выпадающего списка "Отключённые объекты", нажимаем кнопку "Перейти". Выберите плагин NewTask и нажмите кнопку "Включить".
Отключение объектов иногда происходит при запуске Аутлука после зависания компьютера или его непредвиденной перезагрузки, например, вследствие выключения электропитания.

- - -

Q: Возможно ли создание наряду с "новой" задачей задачи старого типа?

A: Да, удобнее всего это делать с помощью настройки кнопки в панели инструментов.
Для этого необходимо создать макрос, а затем вынести его в виде кнопки на панель инструментов.
Текст макроса:

Sub СоздатьСтандартнуюЗадачу()
Dim oTaskItem As Outlook.TaskItem
Set oTaskItem = Outlook.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items.Add("IPM.Task")
oTaskItem.Display
Set oTaskItem = Nothing
End Sub


Для Аутлука 2003 последовательность действий такова:

* Выбираем пункт меню "Сервис/Макрос/Макросы";
* Набираем в поле "Имя макроса:" любую букву и нажимаем кнопку "Создать";
* Вставляем вместо созданного пустого макроса с названием введённой вами буквы вышеприведённый фрагмент кода;
* Сохраняемся и выходим из VBA;

Затем настраиваем кнопку в панели инструментов:

* Выбираем пункт меню "Вид/Панели инструментов/Настройка";
* На закладке "Команды" выбираем "Макросы";
* Перетаскиваем наш макрос-кнопку на панель инструментов;
* Кнопкой "Изменить выделенный объект" меняем название и значок на нужные.
* Нажимаем кнопку "Закрыть".

Необходимо отметить, что создать стандартную задачу таким способом можно будет только при выключенной настройке "NewTask/Настройки/Преобразовывать добавляемую стандартную задачу в новый тип" и средней или низкой безопасности выполнения макросов, которую можно установить с помощью пункта меню "Сервис/Макрос/Безопасность...", перезагрузив после этого Аутлук.

- - -
 



Комментарии ()


- - -

Оглавление


 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100