Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

4. Настройка Представлений Аутлука

Представление – это средство отображения элементов какой-либо папки, позволяющее группировать и фильтровать её элементы, а также настраивать параметры их показа, такие как сортировка, вид и цвет шрифта, отображаемые поля и другие визуальные параметры.

В данном разделе мы на примере создания и настройки одного из представлений папки задач покажем как это делается.

Создание множества представлений целесообразно начать с полной визуальной настройки одного из них для того, чтобы легко создавать другие методом копирования. При этом представления будут незначительно отличаться, например, только способом фильтрации или группировки элементов, и поэтому не придётся настраивать общий вид каждого представления с самого начала.

Создадим представление с отображением только задач, имеющих назначенную Вами категорию "САМ". На рисунке ниже показан конечный результат такой настройки.



Как видите здесь отображены только задачи с категорией "САМ".

Приступим к созданию такого представления.

Находясь в папке задач выберем пункт меню "Вид/Упорядочить по/Текущее представление/Определить представления".



Можно также выбрать этот пункт в дополнительной панели инструментов, если она включена. Там показан выпадающий список представлений для выбора, а последним пунктом является "Определить представления".



При выборе вышеупомянутого пункта появляется окно определения представлений в данном случае для папки задач.



В таблице, которая содержится в данном окне, указаны представления, определенные Вами ранее, а также стандартные, встроенные в Аутлук. Стандартные удалению или переименованию не подлежат, и поэтому кнопки, соответствующие этим действиям, будут недоступны:



Кнопки в правой части окна предназначены для модификации выбранного в таблице слева представления.

Установленный флажок "Показывать только представления, созданные для этой папки" позволяет не показывать в списке представлений лишние названия (стандартных и определённых для других папок) представлений. Но действие этого флажка не распространяется на текущее окно настроек, а работает при показе названий представлений, например, в дополнительной панели инструментов или панели Аутлука.



Начинаем создание нового представления кнопкой "Создать". Появляется окно "Новое представление".



В поле "Новое представление" мы указываем его имя, например "САМ 2".

В списке типов представления оставляем выделенным табличный тип. Остальные типы отличаются с нашей точки зрения менее информативным способом показа элементов, можете опробовать их самостоятельно.

Оставляем настройку использования данного представления "в этой папке, доступно всем" и нажимаем "ОК".

Открывается окно дальнейшей настройки нашего представления с названием "Сведения о представлении". Каждая кнопка этого окна отвечает за настройку своего подраздела с соответствующим названием.



Рекомендуется сделать следующие настройки.

- - -

В разделе "Поля" выбрать те поля задачи, которые будут показаны в таблице задач.



В разделе "Группы полей для выбора" осуществляется выбор группы полей, относящейся к одному из видов элементов Аутлука или сгруппированные по какому-либо иному признаку, например, поля даты и времени. Для настройки представления папки задач чаще всего используются группы "Часто используемые поля", "Все поля задачи" и группа полей формы "Task075", которые являются хранилещем дополнительных полей задач нового типа. Группа "Task075" по-умолчанию не показана в списке. Для того, чтобы отобразить её, выберите группу "Формы...", после чего будет показано окно выбора форм.




Отыщите и добавьте с помощью кнопки "Добавить" в список выбранных форм форму "Task075" , затем закройте окно кнопкой "Закрыть". После этого группа полей "Task075" станет доступной из общего списка групп.



Эта группа содержит такие полезные поля как:

"Owner" - имя текущего Владельца задачи;

"Importance" - числовая важность задачи, представленная числом от 1 до 30;

"ProjectName" - проекты, к которым относится задача;

"Ticket" - тикет задачи, представлящий собой уникальное число, которое генерируется на основе момента времени создания задачи, и передаётся от Владельца ко всем Исполнителям;

"To" - список Первичных Исполнителей задачи;

"CopyTo" - список Вторичных Исполнителей задачи;

"OwnerStatus" - состояние выполнения задачи для Первичного Владельца и Первичных Исполнителей;

"Performer2Status" - состояние выполнения задачи для Вторичного Владельца и Вторичных Исполнителей;

"UnreadFileAtts" - состояние непрочитанности хотя бы одного файла из списка привязанных к задаче файлов;

и другие.


Указываем название полей в следующей последовательности: "Значок", "Важность", "Importance (Числовая важность)", "Срок", "Тема", "Дата начала", "Owner (Владелец)", "Категории", "Завершена".



- - -

Раздел "Группировка" предназначен для группировки задач по значению одного из полей, с указанием этого значения в заголовке группы. Этот раздел мы пропускаем, оставляя для Вашего самостоятельного изучения, так как его настройка очень похожа на настройку сортировки. Единственное, что следует отметить – при группировке по значениям поля "Категории", группы формируются исходя из названий каждой категории по отдельности, а не всего поля, поэтому одна и таже задача может присутствовать в нескольких группах одновременно, что достаточно удобно.



- - -

В разделе "Сортировка" укажем способ сортировки задач следующим образом.



Сначала включим сортировку по возрастанию по полю "Срок", затем по убыванию по полю "Важность", и, наконец, по возрастанию по полю "Тема". Нажмем кнопку "ОК". Режим сортировки также можно изменять нажатием левой кнопки мыши на заголовке колонки, по которой необходимо выполнить сортировку. При этом, если удерживать нажатой клавишу Shift, то сортировка по вновь выбранному столбцу будет добавлена на следующий уровень сортировки. Проделаем те же самые установки сортировки задач, используя этот способ, который чаще всего и применяется на практике.

Закроем окно настройки представления и поочередно будем щёлкать на названии каждого столбца. Повторный щелчок на одной и той же колонке меняет направление сортировки, которое указывается небольшим треугольником рядом с названием колонки. Сначала включим сортировку по возрастанию по полю "Срок".



Теперь нажмём и удержим нажатой кнопку Shift. Включим сортировку по убыванию по полю "Важность", и, наконец, по возрастанию по "Теме".



Отпустим кнопку Shift. Отметим, что сортировка выполнена на трёх уровнях: сначала по сроку, затем по важности и, наконец, по теме.

Откроем снова окно настройки представления. Правой клавишей щёлкнем на названии колонок и выберем из контекстного меню пункт "Изменить текущее представление".



- - -

В разделе "Отбор" в закладке "Дополнительно" мы укажем фильтр для элементов текущего представления.



Фильтрация будет осуществляться по значению поля "Завершена": "Завершена - Равно - Нет". Это настройка нужна для того, чтобы завершённые задачи не отображались в активных. Нажмём кнопку "Добавить к списку".



И второе поле, по которому будет осуществляться фильтрация - это "Категории". Оно обязательно должно содержать категорию "САМ": "Категории - Содержит - САМ".



Кнопка "Добавить к списку". Кнопка "ОК".



- - -

В разделе "Другие настройки" при необходимости увеличения размеров шрифта рекомендуется установить выбранные вами размеры для отображения заголовков колонок таблицы задач.



Другие настройки этого раздела:

"Автоматический размер" – для автоматической подстройки ширины столбцов, в зависимости от размера окна Аутлука, так чтобы все столбцы полностью вмещались в текущий размер;

"Редактировать в ячейках" – позволяет изменять значения параметров задачи, указанные в таблице представления не открывая её;

"Строка 'Новый элемент'" – добавляет в верхнюю часть таблицы представления под названиями столбцов пустую строку, с помощью которой можно создавать новые задачи, последовательно заполняя значения каждого столбца, а затем, для создания задачи, нажимая клавишу Enter;

"Вид линии". Позволяет указать тип линии, который будет использоваться при рисовании разделительных линий таблицы задач;

Подраздел "Автопросмотр" позволяет включить или отключить режим показа первых трёх строк переписки всех или только "непрочитанных" задач (то-есть имеющих обновления во входящей почте);

Подраздел "Область чтения" включает или отключает область с более подробной информацией по выделенной задаче, а также позволяет указать место расположения этой области;

- - -

В разделе "Автоформат" настраивается внешний вид каждой задачи в списке задач в зависимости от значений указанных полей задачи. Нажимаем кнопку "Автоформат".



В открывшемся окне "Автоматическое форматирование" мы видим перечисленные в списке, озаглавленном как "Правила для данного представления", список стандартных правил, которые не подлежат удалению или перемещению. Их можно только отключить. В нашем случае допустим, что нам надо увеличить шрифт, которым показываются задачи в таблице задач. Для этого последовательно выберем каждое правило из списка и установим нужный размер шрифта, например десятый. При нажатии кнопки "Шрифт" появляется стандартное окно Windows для установки параметров шрифта.



Ставим десятый размер и нажимаем "ОК". То же самое проделываем со всеми стандартными правилами.

Теперь допустим, что нам необходимо указать каким шрифтом следует показывать задачи, которые не подпадают ни под одно условие, перечисленное в списке. Например, пусть задачи, срок которых истекает сегодня, будут выделены тёмно-красным цветом, предупреждая нас, что ровно в полночь такие задачи станут просроченными.

Для этого добавим новое правило кнопкой "Добавить".



В поле "Название" установим название "Срок сегодня", установим шрифт десятого размера и тёмно-красного цвета.



В разделе "Условие", который вызывается одноимённой кнопкой, мы устанавливаем условие, которому должна будет удовлетворять задача. В закладке "Дополнительно" мы указываем следующее условие: "Срок – Сегодня". Это правило раскрасит задачи с сегодняшним сроком в тёмно-красный цвет.




Теперь укажем каким шрифтом следует показывать наши будущие задачи. Пусть задача считается будущей, если она имеет дату начала позднее сегодняшнего числа.

Для этого добавим новое правило кнопкой "Добавить". В поле "Название" установим название "Будущие задачи", установим шрифт десятого размера и синего цвета. В разделе "Условие" который вызывается одноименной кнопкой, мы устанавливаем условие, которому должна будет удовлетворять будущая задача. В закладке "Дополнительно" мы указываем следующее условие: "Дата начала – Не ранее – Завтра". Это правило раскрасит наши будущие задачи синим цветом.

Все остальные задачи, не подпадающие ни под одно из условий всех правил, являются текущими, и нам необходимо раскрасить их в зелёный цвет. Создаём новое правило под именем "Текущие задачи". Устанавливаем шрифт десятого размера и зелёного цвета.

Ставить условие для текущих задач не обязательно, так как они находятся самыми последними в списке правил для нашего представления, а при автоформатировании список просматривается с начала, и задачи другого вида будут раскрашены предыдущими правилами.

Убедимся, что все правила автоформатирования данного представления активированы, то есть напротив них стоят отметки, и нажмём кнопку "ОК". И ещё раз "ОК".





Как можно видеть, задачи в таблице задач отобразились в соответствии с заданными нами параметрами. Можно также поменять размеры и положение колонок исходя из Ваших предпочтений и размеров окна приложения Аутлука. Размер колонок удобнее менять с помощью перетаскивания границы колонки около её названия влево или вправо.




Другие настройки представления можете опробовать самостоятельно, скопировав одно из представлений, а затем изменяя его параметры и наблюдая происходящие изменения.

Если у Вас есть необходимость множественной настройки представлений для других пользователей, то рекомендуется для изучения раздел "О переносе представлений" данного материала.

Следует также обратить Ваше внимание на возможность установки цвета фона каждого табличного представления с помощью пункта меню "NewTask/Изменение цвета фона", но эта возможность имеется только в Аутлуке версии 2002 и 2003 с включённым режимом однострочного отображения каждой из задач списка.





- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100