Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Обзор Докум-ция ЧаВо(FAQ) Скачать История Контакты
 

Обзор группового органайзера Outlook NewTask Add-in

Групповой электронный органайзер – эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.

Если Вы уже использовали персональные электронные органайзеры, то Вам должно быть известны их преимущества и недостатки. Главный недостаток таких программ – невозможность совместной работы над созданными задачами, а также отсутствующая встроенная возможность поручать исполнение задачи кому-либо другому.

Большинство существующих электронных органайзеров с возможностью групповой работы существенно ограничивает возможности контроля над порученными заданиями, так что однажды поручив исполнение задачи кому-то другому, Вы оказываетесь на месте стороннего наблюдателя, который часто не в состоянии ни уследить за быстрой сменой ключевых параметров задачи, ни своевременно и удобно скорректировать действия исполнителей.

Поэтому мы предлагаем Вам средство, лишенное вышеперечисленных недостатков и обладающее многочисленными преимуществами. Это средство – Microsoft Outlook (далее просто Аутлук) с дополнительной программой обеспечения групповой работы "Outlook NewTask Add-in". Рассмотрим аргументы в пользу этого выбора.



Программа прошла тестирование в Тестовой Лаборатории PC Magazine Russian Edition, рекомендована к использованию, а также заняла второе место в конкурсе Microsoft Office Extensions


Не секрет, что наиболее распространенной программой в офисе наряду с операционными системами семейства "Microsoft Windows" является пакет программ той же фирмы "Microsoft Office" различных версий. По причине своей широкой распространенности и отсутствовавших до недавнего времени серьезных конкурентов, программы в составе этого пакета приобрели заслуженную популярность. Умение работы с ними является на сегодняшний момент минимальным показателем компьютерной грамотности, а простой интуитивно-понятный интерфейс способствует быстрому обучению.

Электронный органайзер "Microsoft Outlook 2003", который входит в поставку "Microsoft Office 2003" имеет следующие преимущества по сравнению с аналогичными программами:

- - -
* встроенный почтовый клиент, позволяющий принимать и отправлять почтовые сообщения, работая как с публичными почтовыми Интернет-серверами (например, Google Mail), так и с практически любыми локальными, установленными внутри организации;
- - -
* записная книжка, позволяющая накапливать любую контактную информацию, также как и Ваша личная записная книжка, только с автоматическим поиском по частично заданным данным. В записной книжке можно хранить любую графическую информацию, связанную с контактом, например его фотографию или схему проезда;
- - -
* дневник работы с офисными документами, в который автоматически заносятся записи о тех документах, с которыми работал пользователь с указанием даты и времени. Это помогает быстро ориентироваться в большом количестве разрозненной информации;
- - -
* широкие возможности сортировки и фильтрации входящей и исходящей почты, а также всех других стандартных элементов, созданных в Аутлуке. Это позволяет удобно структурировать накопленные данные;
- - -
* отличные возможности по изменению контекстно-зависимого вида, в котором будут представлены списки любых элементов - почты, заметок, задач и других. Например, настроенная смена шрифта и цвета строк в списке задач в зависимости от их содержания позволяет удобно отслеживать изменения их ключевых параметров;
- - -
* наличие раздела заметок позволяет если не полностью избавиться от клочков бумаги с заметками, которые всегда требуется иметь перед глазами, то значительно сократить их количество;
- - -
* мощная система поиска даже по частично заданной информации способна осуществлять поиск во всех указанных разделах сразу, а возможность сохранения критериев поиска и их результатов в качестве виртуальной папки делает удобным частый поиск с повторяющимися критериями;
- - -
* настраиваемые будильники помогают не пропустить назначенные заранее критичные моменты времени;
- - -
* возможность работы с элементами, доступными одновременно большому количеству пользователей. Например, возможно использование одной на всех адресной книги, участие в обсуждении на общем форуме, доступ к которому разрешен или всем, или только указанным заранее пользователям;
- - -
* большинство карманных компьютеров, смартфонов и телефонов имеет средства для синхронизации информации с Аутлуком;
- - -
* имеются многочисленные справочные материалы и видеоролики с голосовым сопровождением, обучающие работе с органайзером, что значительно ускоряет его освоение;
- - -
* наличие дополнительных модулей сторонних производителей и открытая архитектура органайзера обеспечивают возможность дальнейшего совершенствования его функциональных возможностей и внешнего вида.
- - -

Первоначальный вид Аутлука "по-умолчанию", возможно, не впечатляет, но после несложного манипулирования его настройками и параметрами дополнительных модулей можно добиться значительных улучшений как в функциональности, так и во внешнем виде.




С другой стороны, этот органайзер в начальной поставке без вспомогательных модулей содержит ряд недостатков, связанных с обеспечением групповой работы над задачами:

- - -
* групповая работа возможна только при наличии специальных серверных программ, например, Microsoft Exchange, как правило, установленных на специально выделенный компьютер. Последнее время появились и другие программы с заявленной поддержкой групповой работы для Аутлука, например почтовый сервер MDaemon последних версий со специальным дополнительным модулем обеспечения групповой работы, MAPILab Groupware Server и т.д.;
- - -
* если Ваше предприятие состоит из нескольких филиалов, то в каждом из них необходимо обеспечение условий предыдущего пункта или наличие очень качественного широкого канала связи с "головным" филиалом. В последнем случае, при обрыве такого канала, обмен информацией внутри неголовного филиала становится невозможным;
- - -
* встроенные средства перепоручения задачи другим пользователям ограничивают дальнейший прямой контроль, корректировку и участие в решении порученного задания.
- - -

Но практически каждый недостаток Аутлука можно ликвидировать с помощью ранее упомянутых дополнительных модулей.

Выбранный нами модуль – Outlook NewTask Add-in – позволяет поручать задачи, находящиеся в Вашем Аутлуке другим пользователям, причем наличие какой-либо специальной поддержки групповой работы со стороны сервера необязательно. Достаточно уже имеющейся возможности отправки и получения писем, например, с помощью одного из публичных почтовых серверов интернета или любого локально расположенного почтового сервера. Преимущества и недостатки каждого вида почтового сервера рассмотрены в документации к программе в отдельном разделе.

NewTask Add-in позволяет после поручения задачи другому или другим пользователям активно контролировать и корректировать ее исполнение, а также корректировать список исполнителей задачи, менять ее основные параметры. Причем приоритет в изменении этих параметров задачи остается за ее первоначальным владельцем. Внешний вид открытой задачи также изменен в лучшую сторону: элементы управления не избыточны и достаточны, расположение информации более удобно. В контексте измененных задач, они называются "задачами нового типа" или просто "новыми задачами". Приведем выдержку из документации к программе NewTask Add-in:


"Основным отличием задачи нового типа от стандартного, является способность активного контроля параметров задачи после поручения ее кому-либо, т.е. изменение названия, даты начала, срока исполнения, даты завершения и приоритета задачи происходят с согласия ее владельца. Далее будем называть вышеуказанные параметры задачи значимыми. Все изменения значимых параметров задачи со стороны исполнителей расцениваются как запросы на изменение задачи, которые автоматически отсылаются Владельцу для подтверждения или отклонения.

Концепция задач нового типа подразумевает, также как и в стандартном типе задач, поддержание одинаковых значимых параметров задачи у всех ее участников – Владельца и Исполнителей. Это осуществляется путем копирования значимых параметров по задаче от Владельца к Исполнителям при открытии очередного обновления задачи, пришедшего от Владельца. Задача также может быть обновлена другим ее Исполнителем (в случае, когда их несколько). Это происходит, когда другой Исполнитель изменяет значимые параметры задачи, после чего автоматически формируется обновление по задаче, которое отправляется и Владельцу и Исполнителям, для того, чтобы все задействованные участники были в курсе работы над задачей и запросов по изменению ее значимых параметров".


Замечательно также то, что Ваш Исполнитель тоже может поручить всю или часть работы по задаче своим подчиненным без создания дубля задачи, действуя в рамках одного и того же элемента папки задач, работая с одними и теми же значимыми параметрами задачи. Причем сам Исполнитель остается ответственным перед основным Владельцем задачи и продолжает участвовать в работе над заданием быть может даже просто в качестве контролёра, ответственного за выполнение задачи. При этом образуется следующая цепочка из Владельцев и Исполнителей:




Рис. 1. Пример цепочки, сформировавшейся при решении одной задачи

И самое главное то, что эта цепочка может продолжаться сколько угодно долго, т.е. у каждого Исполнителя могут найтись свои подчиненные, которые смогут участвовать в решении поставленной Первичным Исполнителем задачи! Причем взаимосвязь по одной задаче может представлять собой не только прямую линию, но и дерево:



Рис. 2. Пример иерархии, сформировавшейся при решении одной задачи



В любой разветвленной иерархии задачи, образованной из Владельцев и Исполнителей, работает правило прозрачности информации: все изменения значимых параметров задачи прозрачны, а не значимых – нет. Поясним это на примере. Исполнитель 3-го уровня запрашивает изменение срока исполнения задачи, комментируя это во фразе к задаче. Владелец задачи 3-го уровня получает этот запрос на изменение вместе с добавленной фразой Исполнителя. Теперь уже Владелец 3-го уровня, если он согласен изменить срок задачи, запрашивает Владельца Второго уровня и пишет фразу, обращенную к нему. При этом переписка 3-го уровня не будет видна Владельцу второго уровня, если ее специально не скопировать как объяснение переноса срока задачи.

Правило прозрачности информации позволяет обеспечить отсутствие избыточности информации для вышестоящих уровней, особенно когда в результате переписки значимые параметры задачи не изменяются.


Рассмотренная функциональность позволяет более эффективно организовать и контролировать не только свои задачи, но и задания своих подчиненных. Дополнительные подробности и предложения по обеспечению эффективной работы с электронным органайзером Аутлук и модулем NewTask можно найти в документации к программе Outlook NewTask Add-in.


Нач.отд.информатизации НП "Пролог"
Демченко Дмитрий В.
ddv@pgv.ru

 


Комментарии ()

- - -

Оглавление


 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100