Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Оглавление
  GTD

Система хранения справочной информации

Одна из самых распространённых проблем, с которыми мне пришлось столкнуться, работая один на один с руководителями за последние несколько лет – это отсутствие системы хранения справочной и сопутствующей информации, которая всегда должна находиться под рукой.


Не раз мне и моим клиентам приходилось останавливать практическое обучение ведению дел, и ехать в местный магазин канцелярских товаров, чтобы купить там качественный шкаф, большой запас папок и аппарат для наклеивания этикеток фирмы "Брадер" с огромным количеством этикеточной ленты для него. Только так мы могли организовать подходящее место для хранения 75% "материала", лежащего поблизости от стола, на шкафах и даже на полу.


Суть в том, что каждому из нас необходима собственная система хранения справочной информации, которая должна быть всегда под рукой. Если вы что-то достаёте из корзинки "входящих", или распечатываете письмо, пришедшее электронной почтой, а затем решаете, что пока никакого действия в отношении него совершать не требуется, но данный материал может иметь потенциальное значение в будущем, то процесс размещения его в системе хранения, которой можно довериться, должен занимать у вас не больше 60 секунд. Если же у вас будет уходить на это более минуты, то вы станете избегать этого процесса и начнёте просто складывать всё в стопку.


Если у вас есть надёжный секретарь или помощник, который содержит для вас такую систему, то вы с тем же успехом можете пометить документ "Сохранить в категории такой-то" и отдать ему. Но спросите самого себя, есть ли у вас информация конфиденциального или личного характера, которая должна быть доступна для вас в любой момент, когда ни помощника, ни секретаря не окажется поблизости. Если это так, то вам всё равно понадобится собственная система хранения где-то неподалёку от рабочего места.


Создайте такую систему на основе алфавита "от А до Я", и не усложняйте её. Люди имеют тенденцию устраивать из своей системы хранения справочной информации вспомогательную систему напоминаний, и поэтому пытаются организовать все материалы в ней по проектам или объектам концентрации своего внимания. Это в геометрической прогрессии увеличивает количество мест, где может находиться нужный вам материал, когда вы забудете, в какой из разделов его положили, и вам его придётся искать. Простая алфавитная система позволяет сохранять любой материал исходя из названия темы, компании, или имени автора, таким образом, будет всего три-четыре вероятных мест хранения нужного документа (если вы вдруг забудете, куда он был изначально положен). Совершенная система хранения справочной информации должна быть компьютеризирована и оснащена базой данных перекрестных ссылок, которыми помечаются все подразделы каждого размещаемого в системе документа. Если же у вас всё же таковой системы нет (а у кого она есть?) постарайтесь создать простую систему хранения на основе алфавита. Очень полезно при этом иметь закладки с буквами алфавита ("А", "Б", "В" и т.д.) прямо в ящиках, чтобы без труда находить в них нужные материалы или, не отвлекаясь, складывать туда новые. По этой же причине будет полезно пометить аналогичным образом внешнюю сторону самих ящиков ("А-Д", "Е-К" и т.д.).


Папки типа Pendaflex


Держите поблизости большое количество новых папок для документов, особенно когда вы разбираете свою корзину "входящих". То же самое относится и к вашему аппарату для наклеивания этикеток. Если при пометке и размещении материалов (сначала в новой папке, а затем в системе хранения) будет возникать даже малейшее препятствие, то вы в запарке деловой активности не станете этого делать.


Раз в год проводите чистку своих материалов. Это будет препятствовать их устареванию, и вы избавитесь от чувства, что ваша система как чёрная дыра поглощает все вещи, которые вы в неё помещаете. Вы сможете без лишних сомнений сохранять всё то, что вам может понадобиться позже.


Нужны ли вам папки типа "Pendaflex" (которые подвешиваются своими крючками на проволочные рамки)? Они намного менее эффективны, чем обычные, но качественные фронтально открывающиеся ящики, так как не позволяют достичь такой же высокой скорости работы с размещаемыми в них документами. Лишь немногим людям, работающим с толстыми руководствами и другими подобными материалами, система подвешивающихся папок оказывается полезной.


Папки типа Pendaflex Папки типа Pendaflex
Шкаф типа Pendaflex


К сожалению, в продаже большинство офисных ящиков построено по системе "Pendaflex", и множество компаний сделало своим стандартом использование шкафов с ящиками "Pendaflex", которые так устроены, что открываются в сторону. (В действительности же, такие ящики хороши лишь для хранения офисных принадлежностей, да и то, только если вынуть из них проволочные рамки!)


Если вы всё-таки вынуждены использовать подвешивающиеся папки "Pendaflex", я рекомендую помещать в каждую папку только один документ и маркировать исходный документ вместо подвешивающейся папки. Это позволит намного легче находить документы, а также использовать алфавитную организацию системы хранения, и потом не бороться с развешанными папками, распухшими от чрезмерного содержимого. Это также позволит вам брать всю папку целиком на собрание, или держать её некоторое время на рабочем столе, пока вы работаете с её содержимым, и вообще обращаться с ними будет намного легче.


Снабжайте свои документы этикетками! Мне ни разу не встречалось исключений – любой, кто следовал моему совету и печатал с помощью этикеточного аппарата метки для своих документов, придерживался этого поведения и в дальнейшем, так как это серьёзно совершенствовало систему хранения справочной информации. Я не знаю, почему это срабатывает. Я только знаю, что это работает. Аппараты для создания этикеток не дёшевы (приготовьтесь заплатить больше двух тысяч рублей), но их использование меняет саму природу ваших документов, причём в лучшую сторону.


Мы всегда обнаруживали, что аппараты фирмы "Брадер" ("Brother") лучше других, и ими проще пользоваться. Откровенно говоря, вам нужна лишь базовая функциональность – я рекомендую менее дорогую модель, которая устанавливается на столе (ей намного легче пользоваться, чем переносной). На текущий момент, лучшей моделью является "Brother PT-310" (стоимостью около двух тысяч рублей). Приобретите для него блок питания постоянного тока (изначально он снабжается только батарейками). Купите дополнительные кассеты с черным текстом на белом фоне – они проще всего читаются, и вы сможете повторно наклеивать их один поверх другого.


Никогда не позволяйте переполняться своим ящикам с папками! Ничто так не создаёт стойкое неприятие к пополнению своей системы хранения, как ящики, распухшие от документов. Они должны всегда оставаться достаточно свободными, чтобы легко и удобно класть в них или доставать из них документы и материалы (без риска поломать ногти!).


Будьте готовы к тому, что вам понадобится дополнительное место для организации системы хранения. Если у вас уже есть шкафы, заполненные папками с материалами, но для вас удобство их использования для организации хранения потенциально полезной информации всех видов является откровением, то вы, вероятно, просто нуждаетесь в большем количестве места для своих материалов. Почти без исключения, люди, с которыми я работаю, нуждаются в дополнительном месте для своих ящиков. И производите периодическую чистку своей системы от устаревшей или уже не актуальной информации, выбросив её, или организовав архив где-нибудь в другом месте, будьте готовы купить достаточное количество шкафов. Как правило, я рекомендую для организации своей системы хранения справочной и сопутствующей информации иметь не менее четырёх ящиков.


Copyright David Allen and Company.
Перевёл с англ. Демченко Д.В.


- - -


Обсудите эту статью на Форуме.


Если у вас появились какие-то конструктивные мысли насчёт этого перевода смело пишите.

Демченко Дмитрий В. (ddv@pgv.ru)


- - -
 

Оглавление

 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100