2.5. Групповые задачи для исполнения подчинёнными

2.5.2. Работа Исполнителя с задачей

Задача на компьютере Исполнителя, Владельцем которой является другой пользователь Аутлука, создаётся при открытии одноимённого письма-оповещения во входящей почте, или автоматически, при приходе последующих обновлений по этой же задаче от Владельца или других Исполнителей.

Приведём пример.

Предположим, что мы работаем за компьютером Иванова Ивана И. и начальник Петров Пётр П. создал у себя задачу, описанную в предыдущем разделе. В этом случае во входящей почте появится одноимённое оповещение о создании задачи. В дальнейшем, когда в неё будут вноситься изменения, здесь же будут появляться и оповещения об изменении задачи.

Откроем это письмо. При этом будет создана задача "Приказ на материальную помощь".

Одно из главных отличий в работе с задачей у Исполнителя заключается в возможности поручения этой же задачи уже своим собственным подчинённым (Вторичным Исполнителям). Поэтому у Исполнителя имеется дополнительный режим работы с задачей: когда переписка осуществляется с Вторичными Исполнителями, без уведомления Основного (Первичного) Владельца. Рассмотрим сначала обычный режим, более простой, когда Вторичных Исполнителей нет.

Особенностью задачи в этом режиме является то, что Исполнитель не может изменять два поля: список Исполнителей, назначенных Первичным Владельцем задачи – поле "Исполнители" остаётся всегда таким же, как и у Первичного Владельца; и поле "Переписка по задаче". Единственным способом добавить в переписку свою запись является заполнение поля "Ваша фраза", при этом после сохранения задачи информация из него будет добавлена в начало "Переписки по задаче" с указанием Вашего имени и времени записи.

Продолжим работу с открытой задачей. Допустим, что мы желаем перенести срок исполнения задачи на завтрашнее число. Укажем новый срок на завтра и напишем комментарий "Сумма материальной помощи будет точно известна только завтра утром".

После этого необходимо нажать кнопку "Сохранить и закрыть". При этом задача будет сохранена и закрыта, а запрос на изменение – автоматически отправлен Владельцу задачи.

Если бы мы не изменяли срок, то достаточно было бы нажать кнопку "Внести и закрыть" дополнительного окна оповещения, в этом случае задача просто сохраняется со сроком, установленным Владельцем, а сама задача закрывается:

Рассмотрим теперь дополнительный режим работы с задачей Исполнителя, когда он выступает Вторичным Владельцем для уже своих (Вторичных) Исполнителей. То есть, в простейшем случае получается следующая цепочка:

Но возможен, к примеру, и такой вариант.

Количество уровней может быть сколь угодно большим, но существуют ограничения, которые запомнить не сложно, так как они продиктованы здравым смыслом:

 Исполнитель не может переназначить задачу своему же непосредственному Владельцу;

 Никто не может переназначить задачу самому себе;

 Если у одного из Владельцев указано несколько Исполнителей, то Исполнители не могут переназначить задачу никому из этого списка.

Вся переписка ведётся в пределах формы одной задачи, но так, что Первичный Владелец не видит переписку Первичного Исполнителя с Вторичным Исполнителем и наоборот, Вторичный Исполнитель не видит переписку Первичного Исполнителя с Первичным Владельцем. Следует учитывать, что все остальные значимые параметры задачи (за исключением поля состояния) являются совместными, так что если Вы как Первичный Исполнитель разрешаете своему Вторичному Исполнителю переносить, например, срок исполнения задачи, то это означает, что одновременно Вы запрашиваете разрешение о переносе срока у Первичного Владельца, которому автоматически будет сформирован соответствующий запрос. Рассмотрим это на примере.

Допустим, что у Иванова Ивана Ивановича тоже есть подчинённый – Сидоров Сидор Сидорович. Иван Иванович решает перепоручить Сидорову подготовку приказа. Для этого он переключается в режим переписки со своими собственными исполнителями, нажав на изображённую на рисунке кнопку, или выбрав в меню пункт "Действия/Вторичные исполнители":

Затем выбирает Исполнителя Сидорова, и пишет во фразе "В приказ включить работников, с количеством детей не менее двух. Надо сделать до 12:00 завтра.":

Затем Иван закрывает задачу с сохранением изменений.

При этом его Исполнителю-Сидорову отправляется уведомление о создании задачи, а Основной Владелец-Петров не получит содержимое переписки с Сидоровым. Предположим, Сидоров обнаруживает, что отдел кадров может предоставить список сотрудников имеющих двоих детей только в понедельник утром, и указывает это в комментарии при переносе срока этой задачи. После чего, Вторичный Владелец Иванов получает следующее обновление по задаче от своего Вторичного Исполнителя Сидорова:

Если Иванов согласен с переносом срока и разрешает его, то он одновременно запрашивает о переносе Основного Владельца задачи – Петрова, сразу же комментируя этот перенос уже в их совместной переписке в режиме работы с Первичным Владельцем, например, с помощью копирования объяснения переноса срока, которое в соответствии с настройками было сделано автоматически:

После нажатия кнопки "Внести и закрыть", Основному Владельцу (Петрову) и Вторичному Исполнителю (Сидорову) автоматически отправятся оповещения об изменении задачи: Основному Владельцу – запрос об изменении, Вторичному Исполнителю – уведомление о согласии Вторичного Исполнителя (Иванова).

Вот как выглядит пришедший запрос к Основному Владельцу Петрову: