Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Оглавление
  GTD

Часто задаваемые вопросы по методике GTD


Ниже приведён перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена (www.davidco.com) на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.


- - -

Ежедневник


Q: Придерживаетесь ли Вы какой-нибудь стратегии при отслеживании проектов членами команды?

Q: Как не забывать обо всех тех вещах, которые записаны в ежедневнике, но не привязаны к какому-то конкретному времени?

Q: Как Вы обращаетесь с еженедельными задачами, которые не привязаны к какому-то конкретному дню недели?

Q: Практически каждый день, я имею дело с порученными мне задачами, большинство из которых должно быть сделано к определённой дате. Где я должен организовать напоминания по ним?


Основа методики


Q: Как мне выбрать основу для организации своей системы (предпочесть создание системы на основе бумаг или карманного компьютера)?

Q: Правда ли, что Дэвид Аллен использует обычный карманный компьютер Палм со стандартным программным обеспечением, и не даёт особых рекомендаций по поводу каких-либо дополнительных программ?

Q: Вы заявляете, что используете четыре ящика для бумаг, помеченных А-Ж, З-О и т.д. Я не уверен, что смогу обойтись только четырьмя ящиками.


Общие вопросы


Q: Что есть список "Области внимания" и "Когда-нибудь/Может быть"?

Q: Есть ли у вас некий пошаговый план действий, чтобы заставить работать предлагаемую Вами систему?

Q: Есть ли у Вас какие-либо специальные указания для поклонников достижения во всём тотального совершенства?

Q: Я работаю в команде из пяти человек, члены которой не используют методику GTD. Как мне быть, учитывая, что мне придётся взаимодействовать с ними и их непродуктивной системой организации работы?

Q: Я считаю, в природе электронной почты присутствует некая двойственность. С одной стороны, она жизненно важна, но с другой – всё больше и больше людей игнорирует её, не читает полностью все письма во входящих и т.д. Как можно продвинуться в достижении целей с таким положением дел? Есть ли у Вас идеи по этому поводу, которые ваша команда может предложить индустрии для эффективного осуществления внутрикорпоративных взаимодействий и поручения задач?

Q: После того, как собрана вся необходимая информация, каким образом можно доверять целостности системы и не тратить много времени на попытки вспомнить, не забыли ли Вы чего?


Списки


Q: Как Вы рекомендуете хранить бумаги по проекту и/или сопутствующие материалы?

Q: Мне кажется, что я потрачу всё своё время на поддержание актуальности своих списков.

Q: Что Вы делаете со списком "Следующих конкретных действий", когда он становится по-настоящему огромным? Вы продолжаете работать со всем списком, или имеется какая-то иная альтернатива?

Q: Что именно Вы проделываете при обучении ведению рабочего процесса, и как мне посвятить этому столь много времени без ущерба для своей работы?


Мотивация


Q: Что касается промедления, как Вы удерживаетесь от того, чтобы "легко" избегать выполнения действительно важных дел, отвечая на многочисленные телефонные звонки, электронную почту и т.д.?

Q: Как мотивировать себя на выполнение дел? Да, я могу надавить на себя; знаю, что я должен сделать их, но возникающая боль и страдания, убивают всякое желание что-либо предпринимать.

Q: Бизнес, которым я занимаюсь, не доставляет мне удовольствие, а некоторые его аспекты меня просто пугают. Поэтому у меня вопрос – как можно мотивировать себя на выполнение скучной и неинтересной работы?

Q: У меня очень длинный список задач, которые я должен выполнить, и я никак не могу выбрать что-то одно. Что бы Вы могли посоветовать с точки зрения своего богатого опыта проведения тренингов и осуществления собственной работы?

Q: У меня есть возможность свободно выбирать, чем заняться на работе. И поскольку в моём ежедневнике практически нет никакого "грубого ландшафта" дня, который бы направлял все остальные действия, то как мне не забывать руководствоваться списком "Следующих конкретных действий"?

Q: Каковы главные причины того, что многие чувствуют себя на работе подавленно?

Q: Что можно предпринять, чтобы избежать чувства подавленности на работе?

Q: С чего лучше начинать рабочий день, чтобы он прошел плодотворно?

- - -

Ежедневник


- - -

Q: Придерживаетесь ли Вы какой-нибудь стратегии при отслеживании проектов членами команды?

A: Когда как. Если проект полностью поручен кому-либо другому, а кто-то ещё полагает, что я несу по нему ответственность, я, конечно же, считаю его своим и вношу в свой список проектов, а также в список "Ожидающих" для конкретного исполнителя. Некоторые топ-менеджеры, с которыми мне приходилось работать, предпочитали создавать категорию проектов "Делегированные", где перечислялись названия проектов и ответственные за них работники. Это вариант списка "Ожидающих", который с данной точки зрения более удобен.

Конкретные следующие действия по таким проектам зависят от вашей интуиции – пора ли побеседовать с исполнителем и создать очередную запись в своём ежедневнике, или сделать что-либо иное.

- - -

Q: Как не забывать обо всех тех вещах, которые записаны в ежедневнике, но не привязаны к какому-то конкретному времени?

A: Всё, что мне необходимо для этого делать, это просматривать свои записи в следующем порядке:

(1) Встречи в ежедневнике, намеченные на сегодняшний день;

(2) Дела в ежедневнике, привязанные к сегодняшнему дню;

(3) Другие списки следующих конкретных действий, подходящие под текущий контекст, в котором я нахожусь (телефонные звонки, за компьютером и т.д.). Часто я не заглядываю в список следующих конкретных действий на протяжении нескольких дней, потому как всё время занято решением дел, жёстко привязанных к определённому времени или дате.

Вам необходимо убедиться, что дела, жёстко привязанные к конкретному дню, на самом деле являются таковыми. Другими словами, если их не сделать в этот день, то их уже вообще нельзя будет сделать. Если же Вы будете помещать в ежедневник вещи, которые было бы неплохо сделать в этот день, но ничего страшного не случится, если их не делать, то Вы подсознательно будете полагать, что этот список не стоит Вашего внимания, и будете терять чувство подконтрольности ситуации, о котором Вы и говорите.

- - -

Q: Как Вы обращаетесь с еженедельными задачами, которые не привязаны к какому-то конкретному дню недели?

A: Хороший вопрос, но на него нет универсального ответа, поскольку здесь всё зависит от установленных Вами привычек и правил, которые гарантированно смогут напоминать Вам о "надвигающихся" делах, которые необходимо выполнить "когда-нибудь на этой/следующей неделе или в текущем месяце". Что касается меня, то я разместил бы контрольный список таких задач в материалах своего Еженедельного Обзора, при проведении которого, я обязательно бы заметил, что кое-что надо сделать, выяснил бы, какое следующее конкретное действие следует предпринять, и внёс бы его в соответствующий список следующих конкретных действий с указанием определённой даты исполнения. Кроме того, я, возможно, сделал бы запись в ежедневнике на тот день, в течение которого задачу желательно выполнить. Вы также можете разместить такие задачи в "Ежедневном контрольном списке", который можно вести или на липких листочках для заметок, ежедневно перемещаемых на следующиё день, или с помощью компьютерного ежедневника, в котором будет ежедневно перемещаемая запись.

Сложность здесь заключается в том, что такая система напоминаний не будет работать, если 1) Вы будете слишком часто просматривать список задач, но не будете прояснять следующие конкретные действия по ним, или 2) Вы будете избегать просматривать этот список.

Правда в том, что все Ваши задачи очень разные, и требуют различных подходов к организации механизма напоминаний по ним. Есть некоторые вещи, для которых мне абсолютно не нужны напоминания, потому как само их присутствие будет достаточным напоминанием, что дело должно быть сделано (например, разбросанные моей кошкой предметы и мусор).

- - -

Q: Практически каждый день, я имею дело с порученными мне задачами, большинство из которых должно быть сделано к определённой дате. Где я должен организовать напоминания по ним?

A: Сколько бы много ни было конкретных следующих действий, Вы должны все их просматривать (учитывая контекст), как только в Вашем распоряжении оказывается свободный промежуток времени, и делать это несколько раз в день. Вы должны руководствоваться своими списками следующих конкретных действий, а ежедневник использовать только для записи задач, исполнение которых критически важно именно к определённому дню. Неплохо было бы также указывать сроки исполнения в списке следующих конкретных действий, в качестве дополнительной подстраховки.

Проведение Еженедельного Обзора гарантирует, что Ваш интуитивный выбор основывается на "твёрдой почве" ваших списков, которые в качестве инструмента концентрации позволяют изо дня в день, из минуты в минуту быстро принимать верные решения. Бóльшая часть из того, что происходит с Вами и вокруг Вас в течение недели, не будет присутствовать ни в одном из Ваших списков – тут уж ничего не поделаешь, но наличие некой стабильной основы в виде перечня ваших задач – это лучшее, что вы можете противопоставить всему этому, и это – единственный источник стабильности.

Если Вам иногда для сохранения концентрации понадобится "Список приоритетов на неделю", прекрасно, создайте его. Иногда мне самому необходим такой список, хотя в большинстве случаев я в нём не нуждаюсь.

- - -

Основа методики


- - -

Q: Как мне выбрать основу для организации своей системы (предпочесть создание системы на основе бумаг или карманного компьютера)?

A: Я бы посоветовал довериться своей интуиции, ведь это так просто: какую основу Вы испытываете желание использовать для своей системы? Я обнаружил, что люди имеют тенденцию сопротивляться необходимости выполнения GTD-процессов, поэтому Вам может понадобиться любая мотивация для работы с системой. Так что если Вы чувствуете, что хотели бы работать с карманным компьютером, то не тратьте напрасно время на организацию бумаг. Но если Вам больше нравится прикасаться к замечательной прохладной обложке своего ежедневника, выберите его. Никакая система не будет работать, пока Вы сами не начнёте работать с ней. И это наилучший ответ, который я могу Вам дать.

- - -

Q: Правда ли, что Дэвид Аллен использует обычный карманный компьютер Палм со стандартным программным обеспечением, и не даёт особых рекомендаций по поводу каких-либо дополнительных программ?

A: Да, это так. Я не использую ничего, кроме стандартного карманного компьютера Палм, и его же стандартного программного обеспечения. Никаких плагинов. Я пробовал использовать несколько программ (капля в море, по сравнению с тем количеством софта, что существует на данный момент), но их ценность для рабочего процесса оказалась недостаточной, особенно учитывая затрачиваемые усилия, которые потребовались для работы с ними. Кроме того, люди всегда стремятся поделиться со мной интересной информацией, и никто до сих пор не показал мне такую программу, которая бы меня "зацепила".

Для записывания в течение дня нужной мне информации я использую любую подвернувшуюся под руку бумагу, а затем складываю её в свою корзинку "Входящих". Зачем писать в ежедневнике? С какой целью? Если Вы отвечаете за учёт времени, оплачиваемого потребителем, то конечно, в этом есть смысл. Если Вы предпочитаете отслеживать прошлые события – что вполне понятно – то определитесь с глубиной и детальностью подобной информации. С какой целью Вам нужна эта информация? Если Вы запишите её в свой ежедневник, зная, что по ней необходимо будет выполнить какие-то конкретные действия, то Вы, вероятнее всего, не учтёте это при обработке материалов из своей корзинки "Входящих", и не сохраните результат обдумывания следующего конкретного действия в правильном месте. Если же эта информация нужна Вам только в качестве исторической справки, то Вам будет лучше использовать систему отслеживания, основанную на тематике, названии проекта или конкретном имени человека, что позволит Вам получить к ней доступ наиболее эффективно. А если Ваша информация не относится ни к одному из перечисленных вариантов, то Вам вообще не стоит беспокоиться.

- - -

Q: Вы заявляете, что используете четыре ящика для бумаг, помеченных А-Ж, З-О и т.д. Я не уверен, что смогу обойтись только четырьмя ящиками.

A: Ящики для бумаг предназначены для хранения бумажных справочных материалов, которые не предполагают необходимости выполнения каких-либо действий по ним, а просто должны быть доступны для Вас, когда это потребуется. Такие ящики представляют собой организованный в алфавитном порядке набор папок, первый ящик содержит все материалы от А до Ж, второй – от З до О, только так я ориентируюсь, из какого ящика доставать нужную папку (а их у меня приблизительно 400).

- - -

Общие вопросы


- - -

Q: Что есть список "Области внимания" и "Когда-нибудь/Может быть"?

A: "Области внимания" – это контрольный список самого высокого уровня, включающий все области вашей жизни и работы, которые Вам хотелось бы держать под своим контролем для обеспечения гарантии, что Вы делаете то, что должны делать, оставаясь в рамках собственных стандартов. Например, здоровье, взаимоотношения, карьера, финансы, творческая самореализация, и т.д. Вы можете иметь или не иметь какие-то конкретные действия или проекты по ним – если с какой-то областью всё хорошо, то можно оставить всё как есть. Но если всё идёт не так, как бы Вам этого хотелось, необходимо организовать проекты и задачи, выполнение которых приведёт Вас к желаемому результату. Например, "Разработать программу регулярных спортивных тренировок" – "Позвонить Джиму по поводу предложения посещать оздоровительные клубы".

"Когда-нибудь/Может быть" – это вещи, которые Вы хотели бы когда-нибудь предпринять, но только не сейчас. Пока что Вы просто желаете вспоминать о них на некой регулярной основе, чтобы убедиться, что Вы ещё не созрели для их реализации. Например, изучение итальянского языка, покорение Эвереста, выращивание своего виноградника.

Вероятно список "Когда-нибудь/Может быть" будет присутствовать наравне с активными проектами во многих областях вашего внимания.

- - -

Q: Есть ли у вас некий пошаговый план действий, чтобы заставить работать предлагаемую Вами систему?

A: Да, чтобы Вы могли организовать свою систему, я написал книгу "Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса". Глава 4 называется "Приступим: разберёмся со временем, местом и инструментами", в ней описывается именно это. Главы 5-9 посвящены освоению пяти фаз управления рабочим процессом. Это процедуры сбора, обработки, организации, обзора и выполнения. Краткое резюме по этим процедурам доступно также в нашем шаблоне для организации GTD-системы. Мы рекомендуем, чтобы Вы выделили два дня на создание этой всесторонней системы; именно такое требование мы выдвигаем при организации проведения индивидуальной программы GTD-тренинга. Двух дней интенсивного тренинга вполне достаточно для изучения подхода к выполнению работы, эффективной организации рабочего процесса и подстройке организационной системы в каждом конкретном случае.

- - -

Q: Есть ли у Вас какие-либо специальные указания для поклонников достижения во всём тотального совершенства?

A: Просто сосредоточьтесь на достижении совершенства в рамках следующего конкретного действия, что намного легче, чем стремиться к совершенству в чём-то бóльшем. Придерживайтесь этого, пока Вам кажется, что это необходимо. Единственная проблема здесь заключается в том, чтобы суметь вовремя остановиться. Стремитесь к совершенству в процессе заблаговременного принятия решений, которые обязательно от Вас потребуются, и могут оказаться не столь совершенны. Думайте о том, что может произойти, если Вы будете избегать принятия решений и последующих действий (если Вам необходимы отрицательные факторы для мотивации)!

- - -

Q: Я работаю в команде из пяти человек, члены которой не используют методику GTD. Как мне быть, учитывая, что мне придётся взаимодействовать с ними и их непродуктивной системой организации работы?

A: Чем больше вокруг Вас людей, неконтролирующих ситуацию, тем больше Вам необходима методика GTD!

Вы можете отвечать только за отслеживание того, что они должны сделать, и последовательно добиваться от них выполнения их же задач. Конечно же, чем большее количество людей в команде будет использовать методику GTD, тем больше будет их вклад в общее дело... Но Вам надо, прежде всего, уметь управлять собой, независимо от своего окружения.

- - -

Q: Я считаю, в природе электронной почты присутствует некая двойственность. С одной стороны, она жизненно важна, но с другой – всё больше и больше людей игнорирует её, не читает полностью все письма во входящих и т.д. Как можно продвинуться в достижении целей с таким положением дел? Есть ли у Вас идеи по этому поводу, которые ваша команда может предложить индустрии для эффективного осуществления внутрикорпоративных взаимодействий и поручения задач?

A: По существу электронная почта ничем не отличается от взаимодействия на основе бумажных материалов или устного общения. Ей присущи те же самые недостатки, связанные с неточностями, неясностями и/или неочевидной необходимостью. Из-за своей доступности электронная почта лишь явственнее выявила проблемы принятых в вашей организации стандартов взаимодействия. Решение этой проблемы заключается в развитии культуры общения и взаимоотношений, которые были бы основаны на действительно высоких стандартах, таких как целевое взаимодействие с уважительным отношением к чужому времени и вниманию. В этом случае, Вы будете чувствовать намного большую уверенность за судьбу всех носителей информации, включая электронную почту. Если у Вас таких стандартов нет, то я готов поспорить, что у вас похожие проблемы не только с электронной почтой.

- - -

Q: После того, как собрана вся необходимая информация, каким образом можно доверять целостности системы и не тратить много времени на попытки вспомнить, не забыли ли Вы чего?

A: Доверие возникает в результате постоянного пользования системой. Ключевые моменты – это Еженедельный Обзор, плюс периодическое просматривание списков конкретных следующих действий, как только у Вас появляется окошко во времени, в которое можно было бы выполнить очередное действие. Даже после многих лет использования своей системы, я всё ещё вынужден частенько посматривать в свои списки, чтобы гарантированно убедиться, что всё идёт так, как надо. На начальной стадии Вам будет лучше помещать в список всё то, что с Вами происходит. Если Вы что-то внесёте дважды, это причинит Вам намного меньше психологических страданий, нежели последующее осознание того, что от Вас что-то смогло ускользнуть.

- - -

Списки


- - -

Q: Как Вы рекомендуете хранить бумаги по проекту и/или сопутствующие материалы?

A: Большинство проектов (следуя моему определению, "задачи, требующие для своего завершения больше одного шага") не нуждается в каких бы то ни было сопутствующих материалах, а для остальных обычно достаточно одной-двух страниц. Если у Вас имеется множество детально разработанных планов по проектам и сопутствующих им материалов, то имеет смысл хранить их или в цифровой форме на компьютере в отдельном каталоге, или в обычной бумажной папке.

- - -

Q: Мне кажется, что я потрачу всё своё время на поддержание актуальности своих списков.

A: Если под "поддержкой актуальности" списков Вы подразумеваете, "записывание напоминаний о будущих действиях в подходящем для этого месте, где вы их и сможете обнаружить, когда Вам это понадобится", то это вовсе не отнимет у Вас столь много времени и усилий, насколько отнимает хранение всего этого в голове, когда Вы постоянно ощущаете на себе внутреннее информационное давление, и снова, и снова прокручивая в своём сознании все предстоящие задачи, потому что своей системе Вы доверять не можете.

- - -

Q: Что Вы делаете со списком "Следующих конкретных действий", когда он становится по-настоящему огромным? Вы продолжаете работать со всем списком, или имеется какая-то иная альтернатива?

A: Списки "Следующих конкретных действий" должны отражать только Ваши обязательства. Если списки "по-настоящему огромны", то Вам следует или привыкнуть к большому количеству всё ещё не сделанных вещей (регулярно пересматривая их все, чтобы убедиться, что всё в порядке, и Вы знаете что Вы не делаете на данный момент), или Вам следует брать на себя меньше обязательств. Однако списки большинства людей не содержат в себе всей информации о предстоящих действиях, а это заставляет себя чувствовать намного хуже, чем при осознании огромного количества не сделанных задач, так как Вы не знаете, что ещё может "скрываться в темноте". А когда у Вас есть действительно полный список, тогда это действительно позволяет смотреть на всё с точки зрения более высокой перспективы и иметь более объективное суждение о последовательности действий.

- - -

Q: Что именно Вы проделываете при обучении ведению рабочего процесса, и как мне посвятить этому столь много времени без ущерба для своей работы?

A: При проведении обучения, мы будем собирать абсолютно все вещи вашего окружения, и всё то, что находится в вашей голове и отвлекает ваше внимание. Затем обрабатываем весь собранный материал, принимая решения о том, требуются ли какие-нибудь действия по каждому пункту, после чего организуем результаты этого процесса в систему проектов, действий и справочной информации, которые можно будет при необходимости просматривать. В ходе программы обучения, будет выполнен огромный объём вашей реальной работы, многое, вероятно, будет просто выброшено, а также, скорее всего, улучшится продуктивность взаимодействий с другими членами вашей команды.

Во время обучения Вы будете делать свою работу. И, вероятно, почувствуете, что переделали за это время огромное её количество, по сравнению с Вашим обычным рабочим днём. Это не теоретическая, оторванная от жизни программа обучения. Она проводится в самой гуще реальных событий, с реальными задачами, занимающими Ваше внимание, находящимися на вашем столе, в вашем автоответчике и в корзинке "Входящих". К тому же, затраченное в процессе обучения время, будет возвращаться к Вам сторицей на протяжении всего месяца.

- - -

Мотивация


- - -

Q: Что касается промедления, как Вы удерживаетесь от того, чтобы "легко" избегать выполнения действительно важных дел, отвечая на многочисленные телефонные звонки, электронную почту и т.д.?

A: Это обычно происходит из-за отсутствия достаточной причины сделать эти самые важные дела, или из-за нехватки чувства контроля над взятыми на себя обязательствами – в физическом, психологическом или эмоциональном плане. Если бы от написания документации к Вашему проекту в течение следующих 24 часов зависела жизнь того, кто Вам дорог (это достаточно важно для Вас, я полагаю), то я думаю, что Вы активно раскидали бы все те препятствия, что, как Вам кажется, стоят у Вас на пути. Или пусть это будет не вся документация, а первые четыре параграфа, если Вам так будет легче начать.

На самом глубоком уровне, наше собственное самоощущение (и самоуважение) – вероятно, наиболее совершенный катализатор или ингибитор наших действий, и это – тема отдельного семинара! Но, не смотря на наше самоощущение, выяснение значения поставленной перед нами цели и определение начального конкретного следующего действия, по крайней мере, позволит Вам быть во всеоружии, независимо от количества энергии и самоуверенности, с которыми Вы приступаете к работе.

- - -

Q: Как мотивировать себя на выполнение дел? Да, я могу надавить на себя; знаю, что я должен сделать их, но возникающая боль и страдания, убивают всякое желание что-либо предпринимать.

A: Если бы у меня было волшебное средство, с помощью которого я мог бы гарантированно Вас мотивировать к действию, я уже давно был бы властелином Мира (но увы!).

Я бывал в подобном состоянии духа, которое Вы описываете, и мне знакомо чувство неважности абсолютно всех запланированных мной задач. Но это только чувство, которое, однако, может измениться. Проблема в том, что когда Вы находитесь в подобном состоянии, весь мир кажется Вам отвратительным.

Я обнаружил, что лучший способ изменить свою точку зрения – это физические упражнения. Я приподнимаю свой зад и начинаю двигаться, это может быть самая простейшая вещь, например, прогулка вокруг собственного квартала. Иногда я нахожу задачи, которые можно выполнить без особых затрат умственной или эмоциональной энергии, например расчистка ящика своего стола или шкафа, прополка клумбы во дворе. Это заставляет меня вернуться на место водителя своей собственной энергии, и я начинаю направлять её с более позитивным настроем. Также для меня является спасением общение с другими позитивно настроенными людьми, чьи интересы во многом совпадают с моими, и которые заставляют вернуться в хорошее расположение духа и меня (вместо того, чтобы вместе впасть в уныние). Иногда помогает ведение своего журнала.

Факт того, что Вы находитесь сейчас на этом вебсайте – уже хороший знак. Поверьте, что какая-то Ваша часть (хоть Вам так может и не показаться), связана с энергией мотивации. И вообразите, что в этом случае стало бы происходить, и чем тогда вероятнее всего Вам захотелось бы заняться.

- - -

Q: Бизнес, которым я занимаюсь, не доставляет мне удовольствие, а некоторые его аспекты меня просто пугают. Поэтому у меня вопрос – как можно мотивировать себя на выполнение скучной и неинтересной работы?

A: Боюсь, что единственное, что я могу предложить в этом случае – совет одного из моих наставников, который был мне дан много лет назад. Было сказано: "Дэвид, тебе надо решить, чего ты хочешь добиться в нашем материальном мире, и что ты должен предпринять, чтобы заполучить это". В любой работе без исключений есть ежедневная рутина. Вы должны уметь получать удовольствие от работы, которая приносит пользу другим, или, как минимум, от осознания величины соотношения получаемой награды к риску и инвестициям. Это столь же просто, как дважды два.

Вы можете получать некоторое облегчение, время от времени сосредотачиваясь на дорогих Вам предметах, которые Вы могли бы держать у себя на столе, а также организовать партнёрство с коллегами, которые возможно делают ненавистные Вам вещи с бóльшим желанием, чем Вы.

- - -

Q: У меня очень длинный список задач, которые я должен выполнить, и я никак не могу выбрать что-то одно. Что бы Вы могли посоветовать с точки зрения своего богатого опыта проведения тренингов и осуществления собственной работы?

A: Возможно, у Вас имеется серьёзное основание, чтобы воздержаться от выбора. Вероятно, есть тонкая грань между "интуитивным сдерживанием" и промедлением или сопротивлением при принятии решений. Прежде, чем Вы решите действовать, надо всё хорошенько обдумать.

Обычно люди не могут решиться на что-то, лишь потому, что у них нет достаточного количества информации. Вы можете получить её из внешних источников (люди, интернет, библиотека и т.д.) или из внутренних (интуиция, мечты и т.д.). Если решение должно быть основано на информации из внутреннего источника, то для этого может потребоваться определённое количество времени, чтобы у Вас созрело решение на подсознательном уровне.

Отсутствие выбора – тоже выбор. Это может быть решение ничего не менять, но оно, вероятно, будет жизнеспособным очень недолго, потому что вещам вокруг Вас свойственно меняться, и Вы будете вынуждены сделать свой выбор, чтобы вернуться к утраченной стабильности.

Если Вас гнетёт страх "а что, если я сделал неправильный выбор?", тогда Вам необходимо сосредоточиться на позитивном представлении того, чего Вы хотите получить или желаете достичь, а Ваш внутренний механизм будет стимулирован к нахождению лучших методов осуществить всё задуманное.

- - -

Q: У меня есть возможность свободно выбирать, чем заняться на работе. И поскольку в моём ежедневнике практически нет никакого "грубого ландшафта" дня, который бы направлял все остальные действия, то как мне не забывать руководствоваться списком "Следующих конкретных действий"?

A: Вы описали очень интересный синдром, с которым я когда-либо сталкивался. Это что-то наподобие "если хотите чтобы что-то было сделано, поручите это занятóму человеку". Не то, чтобы Вы не занятóй человек..., но Вы понимаете, что я имею ввиду. Когда Вы находитесь в режиме выполнения задач, это заставляет Вас сосредоточиться только лишь на этом уровне. Хорошая новость для Вас заключается в том, что Вы обеспечены необходимой свободой действий, так что я бы на Вашем месте не волновался, по крайней мере, пока это не приведёт к отрицательным последствиям (например, что-то должно было быть сделано, но момент был упущен, и теперь Вам придётся выполнить больше работы, чем это требовалось раньше).

У меня есть для Вас одно предложение: выделите какой-нибудь день недели только лишь на выполнение как можно большего числа пунктов своего списка "следующих конкретных действий", а потом Вы можете забыть о всех своих списках ровно на неделю... Это действительно стимулирует к переходу от творческого витания в облаках к физическому действию и обратно. И это способно хорошо подогреть и многократно усилить и то, и другое.

- - -

Q: Каковы главные причины того, что многие чувствуют себя на работе подавленно?

A: Люди имеют тенденцию брать на себя больше обязательств, чем могут выполнить, и действовать неэффективно. Очень немногие точно знают какой фактический объём работы они должны переделать, и поэтому считают, что непременно должны этот объём наращивать за счёт самостоятельного создания задач, или по просьбе других людей. Их добросовестность вынуждает соглашаться взять на себя новые обязательства, потому что, не будучи точно информированными сколько у них сейчас актуальных проектов, им кажется, что они реально в состоянии всё это сделать. И большинство людей неэффективны, потому что не могут заставить себя заблаговременно обдумать значение всех вещей, и действия, которые они должны будут по этому поводу предпринять. Поэтому они снова и снова обдумывают одни и те же вещи, вместо того, чтобы добиться прогресса в их достижении, и лишь наращивают уровень своего стресса. А когда они наконец-то всё обдумывают и решают, что именно надо сделать, то это обычно лишь потому, что они уже позволили ситуации зайти слишком далеко, и теперь им приходится иметь дело с кризисом. И так каждый раз, вместо последовательного и своевременного разрешения вопросов. Например, когда Вы обсуждаете со своим боссом выполнение какой-то срочной задачи, почему бы не обсудить с ним ещё пять вещей, которые пока не стали срочными? Большинство людей не слишком хороши в принятии решений насчёт следующих конкретных действий с последующей эффективной организацией результатов мыслительного процесса. Малая неэффективность создаёт большую неэффективность, и поэтому всё легко может выйти из-под контроля.

- - -

Q: Что можно предпринять, чтобы избежать чувства подавленности на работе?

A: Какими бы ни были Ваши обязательства, большие или малые, срочные или нет, личные или профессиональные, непременно записывайте их, проясняйте все детали по ним и отслеживайте каждое из них с помощью надёжной системы, которой Вы могли бы довериться (ни в коем случае не используйте в качестве такой системы свою голову). Чётко разделяйте проекты, которые необходимо закончить как можно скорее, от тех, что можно свободно перенести в список "Когда-нибудь/Может быть". Регулярно просматривайте и обновляйте свой список активных проектов, чтобы интуитивно чувствовать пределы своих возможностей. Сразу же обдумывайте какое следующее конкретное действие Вам необходимо совершить, чтобы продвинуться в выполнении каждого активного проекта (позвонить, отправить письмо по электронной почте, обсудить, купить и т.д.), организуйте напоминания об этих действиях, основываясь на необходимом контексте для их выполнения (надо позвонить по телефону? нужен компьютер? работа дома или в офисе?). Просматривайте эти списки всякий раз, когда у Вас появляется любое количество свободного времени, учитывая контекст, в котором Вы находитесь в конкретный момент.

- - -

Q: С чего лучше начинать рабочий день, чтобы он прошел плодотворно?

A: Сперва вообразите себе, что этот день действительно для Вас очень удачный. После чего посмотрите в свой ежедневник, чтобы определиться с "грубым ландшафтом" – узнать что непременно должно быть сделано до конца дня. Затем обработайте свои корзинки "Входящих" опустошив их настолько, насколько это возможно, таким образом Ваш список следующих конкретных действий будет максимально полным, и Вам легче будет решить, что делать следующим шагом. Всякий раз, когда у Вас появляется любое количество свободного времени, хотя бы взгляните на все остальные возможные действия (например, которые могли бы быть сделаны в офисе), и оцените значимость выполнения любого из них по сравнению с теми внезапно появляющимися задачами, которые могут возникнуть перед Вами в течение дня. Всякий раз, когда Вы почувствуете излишнее напряжение, глубоко вдохните и смените объект своей концентрации.

- - -


Обсудите эту статью на Форуме.


Если у вас появились какие-то конструктивные мысли насчёт этого перевода смело пишите.

Демченко Дмитрий В. (ddv@pgv.ru)



Комментарии ()


- - -
 

Оглавление

 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100