9. Установка и настройка Аутлука для работы с задачами нового типа NewTask

9.2. Выбор вида почтового сервера

При выборе почтового сервера, который планируется использовать для работы с задачами нового типа, следует руководствоваться следующими доводами.

Для работоспособности новых задач достаточно почтового сервера, который обеспечивал бы передачу почтовых сообщений по протоколам POP3/SMTP или IMAP. Таким сервером может быть публичный почтовый сервер Google Mail, функциональность которого в этом плане нами была успешно проверена. Другие бесплатные глобальные почтовые сервера могут не подойти из-за установленных по различным причинам ограничений, связанных, например, с борьбой со спамом. Почтовая система Mail.ru сегодня не позволяет отправлять одному пользователю более 15 писем в 15 минут, а система Yandex Mail теряет часть обновлений по задачам, видимо считая их спамом, хотя адрес отправителя был указан в адресной книге учетной записи Яндекса. Так что при планировании использования глобальных почтовых систем надо предусмотреть их первоначальное тестирование на предмет ограничений и поддержки Аутлука в качестве почтового клиента.

Использование глобального и локального почтового сервера имеют свои "плюсы" и "минусы".

Преимущества выбора публичного почтового сервера следующие.

 Нет необходимости в покупке, установке, настройке и поддержке работоспособности собственного почтового сервера.

 Работа с новыми задачами, а также почтовая переписка возможны из любых мест, даже если прямая связь этих мест отсутствует, достаточно только наличия доступа в Интернет к выбранному публичному серверу.

 Если по какой-то причине работоспособность Вашего родного филиала нарушена, имея выход в интернет (например, с помощью одного из мобильных операторов и сотового телефона), Вы можете работать с другими филиалами в прежнем режиме.

Теперь о недостатках выбора внешнего почтового сервера.

 При выборе конкретного почтового сервера необходимо убедиться, что в нём отсутствуют ограничения, на которые Вы не сможете повлиять. Например, ограничение на отправку максимального количества писем в единицу времени, или установленный максимальный размер каждого письма, или общий размер почтового ящика.

 Для оперативного обмена информацией необходимы надёжные каналы выхода в Интернет в каждом из филиалов. Разрыв такого канала будет означать не только остановленный обмен между этим филиалом и другими, но и даже между сотрудниками одного этого филиала.

 Функционирование системы приёма/передачи информации будет также зависеть от работоспособности внешнего почтового сервера, и, в случае его временной поломки (что, правда, случается очень редко) Вам останется только безучастно ждать его починки.

 Внутренний обмен информацией будет проходить с помощью внешнего сервера, а, следовательно, генерируемый трафик будет оплачиваться по расценкам, установленным провайдером интернета.

 Нарушается конфиденциальность информации, так как вся переписка между сотрудниками внутри филиала и данные порученных задач будут доступны посторонним лицам – сотрудникам провайдера Интернета и внешнего почтового сервера.

 Скорость обмена информацией между сотрудниками одного и того же филиала будет несколько медленнее, чем при использовании локального почтового сервера. Различие в скорости будет зависеть от скорости Вашего канала выхода в Интернет.

 Не будут доступны некоторые дополнительные возможности обеспечения групповой работы, штатно предусмотренные в Аутлуке – общая Адресная книга, общие папки, система обмена мгновенными сообщениями и другие.

Преимущества использования локального почтового сервера обратны недостаткам внешнего.

 В вашей власти устанавливать и снимать любые ограничения, включая максимальный размер и количество отправляемых и принимаемых писем, размер почтового ящика и другие.

 Обеспечивается самый оперативный обмен информацией внутри филиала.

 Внутренний обмен информацией будет проходить с помощью локального почтового сервера, а, следовательно, генерируемый трафик будет бесплатным, так как Интернет использоваться не будет.

 Обеспечивается конфиденциальность информации, так как вся переписка между сотрудниками внутри филиала и данные порученных задач не будут доступны посторонним лицам. Конфиденциальность обмена информацией между филиалами также возможно обеспечить с помощью дополнительных программ и настроек.

 Скорость обмена информацией внутри одного филиала будет очень высокой, так как при этом используется высокопроизводительная локальная сеть;

 Могут быть доступны дополнительные возможности обеспечения групповой работы, штатно предусмотренные в Аутлуке – общая адресная книга, общие папки, система обмена мгновенными сообщениями и другие.

Недостатки локального почтового сервера.

 Необходимы затраты при покупке, установке, настройке и поддержке работоспособности собственного почтового сервера.

 Работа с новыми задачами, а также почтовая переписка возможны только из мест, обеспеченных прямой связью с почтовым сервером филиала, например, через Интернет, тогда Вам понадобится только лишь подключиться к любому провайдеру.

 Если по какой-то причине работоспособность Вашего родного филиала нарушена, то где бы Вы не находились, например, с Вашим рабочим ноутбуком, Вы не сможете обмениваться информацией ни с одним сотрудником любого из филиалов.

Основные доводы относительно обоих видов почтовых серверов приведены, выбор за Вами. Заметим однако, что имеется возможность совместного использования этих двух видов, когда, например, в обычном режиме работа ведётся с двумя почтовыми серверами, но остаётся также возможность оперативного переключения на работу только с внешним, в случае неисправности первого, для обмена информацией с респондентами, расположенными вне Вашего предприятия. В этом случае необходимо иметь второй электронный адрес кроме локального на одном из публичных почтовых серверов, и указывать в настройках внешних респондентов только его, так чтобы вся внешняя почта приходила на адрес публичного сервера.