9. Установка и настройка Аутлука для работы с задачами нового типа NewTask

9.2. Выбор вида почтового сервера

При выборе почтового сервера, который планируется использовать для работы с задачами нового типа, следует руководствоваться следующими доводами.

Для работоспособности новых задач достаточно почтового сервера, который обеспечивал бы передачу почтовых сообщений по протоколам POP3/SMTP или IMAP. Таким сервером может быть публичный почтовый сервер Google Mail, Yandex Mail или любой другой с поддержкой Аутлука в качестве почтового клиента. Вариант использования локального почтового сервера также имеет свои плюсы.

Преимущества выбора публичного почтового сервера следующие.

 Нет необходимости в покупке, установке, настройке и поддержке работоспособности собственного почтового сервера.

 Работа с новыми задачами, а также почтовая переписка возможны из любых мест, даже если прямая связь этих мест отсутствует, достаточно только наличия доступа в Интернет к выбранному публичному серверу.

 Если по какой-то причине работоспособность Вашего родного филиала нарушена, а Вы находитесь с Вашим рабочим ноутбуком где-то вне обычного места работы, Вы можете работать с другими филиалами в прежнем режиме. Для этого достаточно будет выхода в Интернет, например, с помощью одного из мобильных операторов и сотового телефона. Настройки же ноутбука даже не придётся изменять, так как он уже будет настроен на работу с внешним почтовым сервером.

Теперь о недостатках выбора внешнего почтового сервера.

 Для оперативного обмена информацией необходимы надёжные каналы выхода в Интернет в каждом из филиалов. Разрыв такого канала будет означать не только остановленный обмен между этим филиалом и другими, но и даже между сотрудниками одного этого филиала.

 Функционирование системы приема/передачи информации будет также зависеть от работоспособности внешнего почтового сервера, и, в случае его временной поломки Вам останется только безучастно ждать его починки.

 Внутренний обмен информацией будет проходить с помощью внешнего сервера, а, следовательно, генерируемый трафик будет оплачиваться по расценкам, установленным провайдером интернета.

 Нарушается конфиденциальность информации, так как вся переписка между сотрудниками внутри филиала и данные порученных задач будут доступны посторонним лицам – сотрудникам провайдера Интернета и внешнего почтового сервера.

 Скорость обмена информацией между сотрудниками одного и того же филиала будет несколько медленнее, чем при использовании локального почтового сервера. Различие в скорости будет зависеть от скорости Вашего канала выхода в Интернет.

 Не будут доступны некоторые дополнительные возможности обеспечения групповой работы, штатно предусмотренные в Аутлуке – общая адресная книга, общие папки, система обмена мгновенными сообщениями и другие.

Преимущества использования локального почтового сервера обратны недостаткам внешнего.

 Обеспечивается самый оперативный обмен информацией внутри филиала.

 Внутренний обмен информацией будет проходить с помощью локального почтового сервера, а, следовательно, генерируемый трафик будет бесплатным, так как Интернет использоваться не будет.

 Обеспечивается конфиденциальность информации, так как вся переписка между сотрудниками внутри филиала и данные порученных задач не будут доступны посторонним лицам. Конфиденциальность обмена информацией между филиалами также возможно обеспечить с помощью дополнительных программ и настроек.

 Скорость обмена информацией внутри одного филиала будет очень высокой, так как при этом используется высокопроизводительная локальная сеть;

 Могут быть доступны дополнительные возможности обеспечения групповой работы, штатно предусмотренные в Аутлуке – общая адресная книга, общие папки, система обмена мгновенными сообщениями и другие.

Недостатки локального почтового сервера.

 Необходимы затраты при покупке, установке, настройке и поддержке работоспособности собственного почтового сервера.

 Работа с новыми задачами, а также почтовая переписка возможны только из мест, обеспеченных прямой связью с почтовым сервером филиала, например, через Интернет, тогда Вам понадобится только лишь подключиться к любому провайдеру.

 Если по какой-то причине работоспособность Вашего родного филиала нарушена, то где бы Вы не находились, например, с Вашим рабочим ноутбуком, Вы не сможете обмениваться информацией ни с одним сотрудником любого из филиалов.

Основные доводы относительно обоих видов почтовых серверов приведены, выбор за Вами. Заметим однако, что имеется возможность совместного использования этих двух видов, когда, например, в обычном режиме работа ведётся с двумя почтовыми серверами, но остаётся также возможность оперативного переключения на работу только с внешним, в случае неисправности первого, для обмена информацией с респондентами, расположенными вне Вашего предприятия. В этом случае необходимо иметь второй электронный адрес кроме локального на одном из публичных почтовых серверов, и указывать только его для внешних респондентов, так чтобы вся внешняя почта приходила на адрес публичного сервера.