Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

8.6. Варианты требований при работе с электронными задачами

Ниже предлагаются варианты требований, относящиеся к работе с электронными задачами. Какие из них внедрять и в какой последовательности, следует решать на месте, исходя из специфики работы Вашего предприятия. На основании комментариев к каждому пункту, которые приводятся после каждого требования, следует сформировать свой набор требований, так как здесь приведены даже взаимоисключающие варианты.

Начинать внедрение группового органайзера рекомендуется с минимальными требованиями. Например, первое время установить строгое правило только относительно своевременного переноса сроков задач, так чтобы в списке не присутствовали просроченные элементы. Также имеется смысл в правиле развёрнутого комментария по задаче, особенно при переносе срока исполнения. Далее можно ужесточить требования, но иногда достаточно даже только того, что задача напоминает о себе приближающимся сроком исполнения и необходимостью его аргументированного переноса.


1. Для полученной актуальной задачи без установленного срока он должен быть проставлен в кратчайшее время, но не позднее суток с момента выдачи задачи (если владельцем не указано другое);


Данное требование необходимо для актуальных задач, требующих в данный момент решения, или для задач, актуальность которых наступает в известную дату. Временнóй промежуток, за который должен быть установлен срок исполнения, должен варьироваться в зависимости от графика работы за компьютером каждого конкретного сотрудника. Возможно, конечно, использование задач и без указания срока исполнения, только, как показывает практика, задачи приобретают статус задания с низким приоритетом, время на решение которых (хорошо если) выделяется из оставшегося, после работы над другими задачами.


2. Если срок завершения задачи заранее не может быть известен, то устанавливается промежуточный срок исполнения очередного этапа задачи по правилам п.1. с указанием, что срок является промежуточным (в конец названия задачи в этом случае добавляется "- пр");


Данное требование продиктовано возможным наличием крупных задач, исполнение которых связано с выполнением множества промежуточных подзадач, возможно, даже заранее неизвестно каких и с какими сроками исполнения. Если же имеется конкретный план действий, то его можно указать в переписке, и далее корректировать в зависимости от сложившихся обстоятельств, или вести отдельный список подзадач по данному "проекту", фильтруя их от всех остальных с помощью настройки отбора по полю "Название проекта" в представлении папки задач.


3. После выполнения задачи обязательно сообщение об этом владельцу установкой соответствующей даты завершения задачи в как можно более короткие сроки;


Это требование необходимо для своевременного оповещения Владельца задачи о её завершении. Возможно, у него имеются свои взаимосвязанные задачи, выполнение которых остановлено до завершения данной. Также, как правило, Владелец заинтересован в оперативном контроле результатов выполнения.


4. Необходимо учитывать приоритет задачи – задачи с более высоким приоритетом следует, по возможности, решать в первую очередь;


В условиях наличия многочисленного количества задач, часто приоритеты их исполнения у руководителя и подчиненного не совпадают. Поэтому Владельцу задачи, если он желает иметь более плотный контроль над последовательностью исполнения заданий, следует назначать действительные приоритеты своих задач, а подчинённым в приказном порядке на них ориентироваться.

Далее следуют варианты действий, разнящиеся в зависимости от приоритета задачи.


4.1. По задачам с высшим приоритетом (от 26 до 30) требуются ежечасные отчеты о состоянии дел, даже в отсутствии каких-либо изменений с прошлого отчёта, т.е. указывается, что изменений нет.


Этот и последующие требования, относящиеся к приоритету задачи, предназначены для ещё более полного контроля над состоянием дел. Следует выбрать подходящие.


4.2. По задачам с высоким приоритетом (от 21 до 25) требуются ежедневные отчёты о исполнении, даже в отсутствии каких-либо изменений с прошлого отчета, т.е. указывается, что изменений нет.


4.3. По задачам с нормальным приоритетом (от 10 до 20) требуются отчёты только в случае какого-либо значимого изменения в состоянии дел.


4.4. По задачам с низким приоритетом (от 2 до 9) требуются отчёты только в случае переноса срока исполнения или их завершения.


4.5. Задачи, имеющие важность 1, выполнять не требуется. Они предназначены для дальнейшего планирования или обсуждения.


5. Все изменения по задаче должны быть развернуто-аргументированы, для этого используется переписка по задаче.


Данное требование естественно для поддержания информированности в состоянии дел. Если Владельца не будут интересовать подробности, он понизит приоритет или напишет об этом отдельно.


6. Варианты с использованием будильников. Возможно назначение каждой задачи до трёх будильников, ориентируясь на сигналы которых требуется формировать отчеты о состоянии дел или запросы на составление таковых, или возможно контролировать отсутствие отчёта в назначенное время. Данное требование можно также варьировать в зависимости от приоритета задачи.


7. Перенос срока исполнения по причине занятости возможно не позднее, чем за половину временного интервала, оставшегося с момента последнего назначения срока. То есть, если задача имеет дату начала 1 июня, а срок исполнения 10 июня, то до даты 5 июня есть возможность переноса срока исполнения, а дальше за эту возможность уже придётся расплачиваться из своего кармана. Это требование помогает избежать ситуации, когда Владелец до самого последнего момента считает, что задача в процессе работы и будет завершена в срок, а на самом деле остановлена или даже не начиналась. Чтобы избежать похожих ситуаций, рекомендуется использование полей текущего статуса задачи.


8. Как вариант предыдущего пункта: на задачи с повышенным приоритетом установлена необходимость доклада по завершении очередных 10 процентов работы. После чего, можно отслеживать ситуации, когда оставшееся количество работы никак не выполнить за оставшееся до срока исполнения время. Для этого можно использовать будильники, устанавливая их на дату, когда очередные 10 процентов работы должны быть завершены, и должен следовать отчёт. В этом случае, если такой отчёт не последует, сработает будильник, и Вы, таким образом, будете предупреждены о возможном срыве срока исполнения. Если же отчёт последует, то Вы просто переустанóвите будильник на дату исполнения очередных 10 процентов работы и т.д.


9. Если работа по задаче трудно формализуема и не поддаётся чёткому планированию, например, является исследовательской или новой для Исполнителя, то Владельцу задачи и Исполнителям придётся планировать срок исполнения очередных, уже известных, этапов работы, а срок завершения всей задачи, при этом, может упоминаться приближённо: +/- установленный промежуток времени.


10. Система взысканий при нарушении установленных правил может разрабатываться как штрафная, при которой каждое взыскание рассматривается как снижение премиальных на определённый процент. Предлагаем первое время просто накапливать статистику без всяких наказаний для предварительного информирования Исполнителей перед началом применения штрафов. Внедрение штрафов и премий является серьёзным стимулом к работе по правилам, иначе групповой органайзер воспринимается серьезно только добросовестными Исполнителями.

Рекомендуется использовать штрафной фонд в пользу всего коллектива, используя его средства на приобретение материальных благ общего пользования.

Система премирования, как показала практика, разрабатывается сложнее. Например, можно вознаграждать Исполнителей, которые сумели сэкономить время, материальные ценности или денежные ресурсы, решая стандартные задачи нестандартным способом, или используя творческий подход к делу, выявив определённую ловкость и смекалку по сравнению с традиционным подходом решения вопроса.

Так как Владельцу задачи часто сложно оценить упомянутые выше обстоятельства премирования, Исполнителям следует самостоятельно указывать на наличие подобных ситуаций, и, если Владелец будет согласен, то премирование состоится.


- - -

По следующей ссылке можно скачать файл-карточку (сделанную в Microsoft Word) с первоначальными требованиями к работе с задачами, которую можно распечатать, заламинировать и раздать всем пользователям в качестве памятки, пункты которой необходимо беспрекословно исполнять.




- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100