Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

2.6. Работа с прикреплёнными файлами

Работа с прикреплёнными файлами осуществляется с помощью окна, которое вызывается нажатием кнопки с изображением скрепки на панели инструментов открытой задачи нового типа, или выбором пункта меню "Действия/Привязанные файлы":


Кнопка на панели инструментов открытой задачи нового типа


Окно работы с прикреплёнными файлами


В табличной части представленного окна располагается список привязанных к задаче файлов. А под ним – набор управляющих элементов, с помощью которых Вы можете совершать действия, описанные ниже. Сначала приведём описание полей элементов таблицы привязанных файлов.


Краткое имя файла

Это поле содержит имя привязанного файла, без указания точного места его расположения на диске. Стиль написания этого поля зависит от статуса файла: файлы, помеченные как не прочитанные выделяются толстым шрифтом синего цвета; те, которые в данный момент по какой-либо причине недоступны – серым цветом; файлы, которые были изменены с момента последней отправки и установленным назначением – тонким шрифтом синего цвета; все остальные – обычным шрифтом чёрного цвета.

В левой части этого поля находится флаг, при установке которого файл будет отмечен для отправки назначенным респондентам, указанным в задаче. Выбор респондентов зависит от поля "Для кого", описанного далее, а сама отправка осуществляется при сохранении задачи.


Для кого

Это поле содержит назначение привязанного файла, то есть показывает какой группе респондентов будет отправлен файл при сохранении задачи, когда у него установлен флаг в предыдущем поле. Возможные значения – "Всем", "Первичным", "Вторичным", "Никому". Изменяется с помощью описанной ниже кнопки "Назначение", или с помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши на значении данного столбца выбранного файла. Также автоматически запрашивается при установке флага на отправку предыдущего поля, когда в назначении указано "Никому".


Отправитель

Это поле содержит отправителя привязанного файла, когда он был получен Вами с одним из обновлений по задаче от другого респондента. Если файл был привязан лично Вами, то поле останется пустым.


Доступен

Содержит состояние доступности файла. Возможные значения: "Да" и "Нет". Файл может быть недоступен, например, при его хранении на другом компьютере, если тот в данный момент отключён, или файл был кем-то удалён или перемещён.


Статус

Статус файла может иметь следующие значения: "Не прочитан", "Изменён" или их комбинацию. Статус "Не прочитан" автоматически устанавливается всем файлам, пришедшим от других респондентов, и автоматически снимается, когда Вы его открываете с помощью данного окна. Статус "Не прочитан" может быть установлен или снят Вами самостоятельно с помощью кнопки "Не прочитан", описание которой следует ниже. В задаче хранится признак наличия непрочитанных прикреплённых файлов, который Вы можете добавить в список показываемых полей любого представления папки задач, или сделать отдельное представление с фильтром по этому признаку. Он входит в группу полей формы Task075, хранящуюся в Библитеке личных форм текущего пользователя, и называется UnreadFileAtts.

Статус "Изменён" приобретает файл, который был изменён с момента последней отправки или момента привязки его к задаче. Этот статус автоматически сбрасывается в момент отправки, или может быть сброшен Вами самостоятельно с помощью кнопки "Сброс измен.", описанной ниже.


Отправлен

Это поле содержит дату и время, когда Вы в последний раз отправили файл. Если файл никому ранее не отправлялся, то поле имеет пустое значение.


Время отправителя

Это поле содержит дату и время, когда отправитель файла совершил его отправку. Поле имеет не пустое значение только для файлов, которые были Вами получены от других респондентов.


Примечание

Это личное примечание к файлу, которое редактируется с помощью кнопки "Примечание", описанной ниже. Данное примечание при передаче файла не отправляется, поэтому, если Вы хотите прокомментировать отправляемый файл, делайте это в поле фразы.


Полное имя

Это поле предназначено для хранения полного имени файла, которое включает указание имени диска, имён каталогов и подкаталогов, а также имя компьютера и название предоставленного в общий доступ ресурса в случае нелокального расположения файла.


- - -

Рассмотрим теперь назначение управляющих элементов, расположенных под табличной частью окна работы с прикреплёнными файлами.


Окно работы с прикреплёнными файлами


Кнопка "Открыть файл"

Предназначена для открытия файла, выбранного в данный момент в таблице прикреплённых файлов. Того же эффекта можно достичь сделав двойной щелчок на кратком имени выбранного файла. Открытие осуществляется в приложении, ассоциированном с расширением выбранного файла. Если файл имеет статус "Не прочитан", то он будет сброшен.


Кнопка "Открыть папку"

Предназначена для открытия папки, в которой должен находиться выбранный в данный момент файл. Название этой папки указано в поле полного имени выбранного файла.


Кнопка "Назначение"

Предназначена для изменения предназначения файла при его отправке. Модифицирует поле "Для кого" выбранного в данный момент файла. Возможные значения – "Всем", "Первичным", "Вторичным", "Никому". Того же эффекта можно достичь с помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши на значении столбца "Для кого" выбранного файла. Назначение автоматически запрашивается при установке флага на отправку файла поля "Краткого имени", если текущее значение назначения установлено как "Никому".


Кнопка "Добавить"

Предназначена для добавления файла в таблицу привязанных файлов. При нажатии открывается стандартное окно Windows запроса имени файла, который будет привязан к задаче. Для удобства выбора, Вы можете в поле "Тип файлов" открывшегося окна указать необходимую группу расширений искомого файла, для частичной фильтрации файлов постороннего типа.

Следует отметить, что групповое добавление файлов в таблицу может быть более удобным с помощью простого перетаскивания отмеченных файлов из окна эксплорера Windows в таблицу привязанных файлов.


Кнопка "Отвязать"

Предназначена для удаления выбранного в данный момент файла из таблицы привязанных файлов. Сам файл при этом не удаляется.


Кнопка "Примечание"

Предназначена для редактирования поля "Примечание" выбранного в данный момент файла таблицы привязанных файлов. После нажатия на кнопку открывается окно, в котором Вы можете редактировать значение этого поля. Данное примечание при передаче файла не отправляется, поэтому, если Вы хотите прокомментировать отправляемый файл, делайте это в поле фразы.


Кнопка "Обновить"

Предназначена для проверки всего списка файлов таблицы на предмет изменения их статуса и доступности. Обнаруженные изменения отражаются на стиле написания поля "Краткое имя", а также на значении полей "Статус" и "Доступен".


Кнопка "Не прочитан"

Предназначена для изменения статуса не прочитанности выбранного в данный момент файла таблицы прикреплённых файлов. Статус "Не прочитан" автоматически устанавливается всем файлам, пришедшим от других респондентов, и автоматически снимается, когда Вы его открываете с помощью данного окна.


Кнопка "Сброс измен."

Предназначена для сброса статуса "Изменён" выбранного в данный момент файла таблицы прикреплённых файлов. Статус "Изменён" автоматически приобретает файл, который был модифицирован с момента последней отправки или момента привязки его к задаче. Этот статус автоматически сбрасывается в момент отправки файла.


Группа кнопок "Пометка к отправке"

Эти кнопки предназначены для группового назначения или сброса флажков-признаков необходимости отправки файлов в поле "Краткое имя". При нажатии кнопки "Авто-пометка" устанавливаются флаги на отправку только тех файлов, которые имеют статус "Изменён" и назначение отличное от "Никому". Предназначение остальных кнопок этой группы самоочевидно.


Окно работы с прикреплёнными файлами


Кнопка "Сброс форматирования"

Предназначена для сброса внешнего вида таблицы привязанных файлов к первоначальному, заданному в программе. Дело в том, что Вы можете изменять расположение и размер колонок в этой таблице, а также выбирать по какому столбцу следует выполнять сортировку и её порядок (по возрастанию или по убыванию). Сделанные Вами настройки запоминаются даже после закрытия Аутлука, и восстанавливаются при открытии окна работы с прикреплёнными файлами любой задачи.


Флаг "Автообновление"

Предназначен для указания на необходимость автоматического обновления статуса файлов таблицы примерно раз в две секунды. Автообновление статуса аналогично действию при нажатии кнопки "Обновить", но отличается от её действия тем, что не обновляются статусы недоступных ранее файлов, так как периодические попытки доступа к выключенному компьютеру могут привести к значительным задержкам в работе компьютера.


Флаг "Автопометка"

Предназначена для автоматической установки флагов-признаков необходимости отправки файлов поля "Краткое имя" в зависимости от наличия у них статуса "Изменён" и текущей установки назначения. Выполняется после обновления статуса файлов в таблице, которое происходит или автоматически (при установленном флаге "Автообновление"), или после нажатия кнопки "Обновить", или сразу после открытия задачи.


- - -

Теперь приведём некоторые замечания, поясняющие работу с прикреплёнными файлами, а также важные подробности настройки данной подсистемы.

1) Так как один и тот же файл может многократно отправляться одному и тому же респонденту, то возникает вопрос относительно действий со старыми версиями отправляемого файла, которые могут быть всё ещё привязаны к текущей задаче у Ваших респондентов. Ответ на него таков. При наличии одноимённого файла, к имени полученного файла добавляется двузначное число с подчёркиванием, например "_01", и файл сохраняется уже под этим именем. В дальнейшем, при получении файла с тем же именем, это число наращивается. При отправке, имя файла проверяется на наличие такого окончания, и оно удаляется. Этим самым исключается формирование многократного окончания (например, "_01_01_02").

2) Так как файлы передаются с помощью прикреплённых файлов в отдельном обновлении по задаче, то Вам следует заранее побеспокоиться об установленных ограничениях Вашего почтового сервера на максимальный размер отправляемого/принимаемого сообщения, максимальный размер почтового ящика, а также на максимальное количество писем, отправленных в единицу времени от одного и того же пользователя (если такое ограничение имеет место). Если письмо с прикреплёнными файлами не будет удовлетворять каким-либо установленным правилам, то оно, в лучшем случае, вернётся отправителю с соответствующей пометкой о невозможности доставки, а в худшем – просто пропадёт. И конечно, не следует прикреплять файлы огромного размера, на отправку и получение которых может уходить много времени.

Например, глобальный бесплатный почтовый сервер Yandex Mail нельзя использовать, так как его система борьбы со спамом часто просто удаляет поступающие письма пользователей, даже если адрес отправителя внесён в адресную книгу на самом сервере. А глобальная бесплатная система Mail.Ru имеет ограничение на отправку 15-ти писем в 15 минут от одного и того же пользователя. Почтовая система Google Mail не имеет таких ограничений.

3) Если Вы планируете использовать Аутлук с новым видом задач одним и тем же пользователем поочерёдно на разных компьютерах, то Вам заранее необходимо выбрать правильное размещение прикреплённых файлов, так чтобы при переходе с одного компьютера на другой, Вы имели доступ как к вспомогательной базе данных задач, так и к папке хранения полученных прикреплённых файлов. По-умолчанию предлагается создать папку прикреплённых файлов в том же каталоге, что и файл вспомогательной базы данных задач.

4) В процессе работы над задачей возможно изменение её темы. Но запись только что полученных прикреплённых файлов осуществляется в подкаталоге, имя которого совпадает с текущим названием темы задачи. Поэтому полученные файлы, прикреплённые к задаче, могут находиться в разных подкаталогах основного каталога хранения прикреплённых файлов.

5) При накоплении различных версий одного и того же файла Вы должны будете самостоятельно удалять ненужные варианты, так как автоматическое удаление файлов не предусмотрено.




- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100