Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

2.5. Групповые задачи для исполнения подчинёнными

Как упоминалось ранее, основным отличием задачи нового типа от стандартного, является способность не терять контроль над ключевыми параметрами задачи после её поручения, т.е. изменение значимых параметров – даты начала, срока исполнения, даты завершения, названия задачи, приоритета, названий проектов, расстояния, расходов и данных об общем и завершённом объёме работ – происходит только с согласия Владельца, её поручившего.

Поручать задачи может любой пользователь Аутлука любому другому пользователю, между которыми возможна передача электронной почты, при условии, что у них установлен плагин Outlook Newtask Addin. Взаимодействие сотрудников посредством задач может осуществляться в зависимости от уже существующей субординации, или по предварительной договорённости, например, между сотрудниками одного "уровня".

Правила работы с "групповой" задачей, в выполнении которой участвуют Исполнители, практически не отличаются от уже описанных в предыдущих главах, но существуют определённые особенности, которые и будут далее рассмотрены на примерах.


2.5.1. Работа Владельца с задачей

Предположим, что мы работаем за компьютером пользователя "Петров Пётр Петрович", у которого имеется подчинённый "Иванов Иван Иванович".



Создадим задачу, предназначенную для выполнения Ивановым Иваном И.. В контексте этой задачи мы будем считаться её Основным Владельцем. Пусть темой задачи будет "Приказ на материальную помощь".


Созданная задача


Выберем в качестве Исполнителя задачи Иванова Ивана И.: нажмём кнопку "Исполнители", откроется Адресная книга Аутлука.


Адресная книга


Делаем двойной щелчок на нужном имени. Нажимаем кнопку "ОК". Окно адресной книги закроется, а выбранное имя Исполнителя попадёт в текстовое поле "Исполнители".

Указывать Исполнителей можно и другими способами: 1) с использованием механизма привязки Исполнителей к категориям задачи; 2) набрав на клавиатуре в текстовом поле часть имени Исполнителя. Эти способы подробно описаны в этой главе.

Далее установим дату начала и желательный срок исполнения данной задачи в поле "Срок" на сегодняшнее число, и напишем в поле "Ваша фраза": "В приказ должны быть включены все сотрудники с количеством детей не менее двух".



Теперь при сохранении задачи уведомление о её создании будет автоматически отправлено Исполнителю, с последующим созданием такой же копии у него. Ниже показана созданная задача в списке задач. Она окрашена в тёмно-красный цвет, так как её срок исполнения совпадает с сегодняшним числом:



Допустим, что Исполнитель желает перенести срок исполнения задачи на завтра. При этом он устанавливает в своей задаче новый срок исполнения, а также может добавить свою фразу, комментирующую перенос срока. После этого Владельцу задачи приходит запрос на изменение срока в виде специального письма-оповещения во входящей почте. При открытии этого письма, открывается задача, по которой Исполнитель запрашивает сделать изменения, а также дополнительное окно оповещения в котором содержится суть изменений. Вот как это выглядит на компьютере Владельца задачи.






В поле "Переписка по задаче" находится имя Исполнителя, дата и время, когда был сформирован запрос, а также текстовое представление запроса и фраза, добавленная Исполнителем в качестве комментария, если таковой имеется. В данном случае это "Сумма материальной помощи будет точно известна только завтра утром".

В дополнительном окне-оповещении с названием "Запрос изменения задачи" указывается суть изменения параметров задачи с момента последнего её открытия, история запросов на их изменение и фразы Исполнителей. В данном случае указан старый и новый сроки исполнения задачи.

Рассмотрим назначение кнопок в дополнительном окне.



Кнопка "Внести и закрыть" предназначена для согласия с запрашиваемыми изменениями значимых параметров задачи. При этом, их значения будут сохранены вместо старых, задача закроется, после чего автоматически будет отправлено подтверждение изменений Исполнителю. Перед нажатием этой кнопки возможно добавление собственного комментария или внесение других изменений, не затрагивающих значимые параметры задачи, например установка будильников.

Если же мы меняем один из значимых параметров, например срок на послезавтра, а затем нажмём кнопку "Внести и закрыть", то срок всё-таки будет изменен на запрошенный Исполнителем, то есть на завтрашний.

В случае, когда нам необходимо при уже открытом запросе Исполнителя изменить значимые параметры задачи на не совпадающие с запрошенными Исполнителем, следует внести свои значения и не использовать кнопки дополнительного окна, просто сохранив задачу, например, кнопкой "Сохранить и закрыть".


Кнопка "Только внести" предназначена для копирования всех значимых параметров задачи из запроса на изменение в текущую форму, для последующего редактирования. Обычно применяется тогда, когда вы в основном согласны с запрашиваемыми изменениями, но желаете модифицировать некоторые из них.


Кнопка "Отвергнуть и закрыть" предназначена для того, чтобы запрашиваемые изменения не были совершены, и значимые параметры задачи останутся прежними. При этом исполнителю автоматически отсылается соответствующее оповещение. Возможно перед нажатием данной кнопки написание комментария в поле "Ваша фраза". Исполнитель получит её вместе с оповещением о невозможности изменений. Если фразу не писать, то в этом случае будет указано, что изменения отвергнуты без комментария, это оправдано, например, в случае уже установленной ранее устной договорённости.


Кнопка "Отложить" приводит к закрытию задачи, после чего запрос об изменении остаётся во входящей почте для последующего его открытия и обработки позже.


После успешной обработки запроса на изменение задачи письмо-запрос будет автоматически удалено из входящей почты.

Напишем комментарий в поле "Ваша фраза": "Хорошо, сделай до завтрашнего полудня.", а затем подтвердим изменение срока исполнения задачи на завтрашний кнопкой "Внести и закрыть".



Точно также происходит запрос на изменение всех остальных значимых параметров задачи.

В случае, когда в задачу добавилась лишь фраза Исполнителя, а другие значимые параметры задачи не изменяются, в дополнительном окне это будет явно указано, а также показана фраза Исполнителя.




- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100