Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

2.4. Создание задачи с автоматическим периодическим повторением

В Аутлуке имеется возможность создания задачи, которая будет автоматически повторяться по заданным Вами правилам. Продемонстрируем это на примере настройки периодичности задачи предыдущего раздела с темой "Отчёт за прошедшую неделю".



Предположим, что нам требуется составлять подобный отчёт еженедельно по пятницам, поэтому есть смысл установки для данной задачи периодического повторения. Это осуществляется нажатием кнопки в панели управления открытой задачи с названием "Повторение...", как показано на рисунке выше, или выбором пункта меню "Действия/Повторяемость...".



С помощью появившегося окна мы можем задавать различные параметры повторения задачи. Сначала в левой части этого окна производится выбор режима повторения: "Ежедневно", "Еженедельно", "Ежемесячно" или "Ежегодно".



- - -

В режиме "Ежедневно" доступны следующие подрежимы:

* каждый указанный по счету день относительно начальной даты раздела "Пределы повторения";



* каждый рабочий день;



* каждый указанный по счету день относительно даты выполнения предыдущей одноименной задачи.



- - -

В режиме "Еженедельно":



* повторение задачи каждую указанную по счету неделю относительно даты начала, указанной в разделе "Пределы повторения". Здесь же указываются дни недели, когда требуется повторять задачу;



* повторение задачи через указанное количество недель относительно даты выполнения предыдущей задачи.



- - -

В режиме "Ежемесячно":



* повторение задачи в указанное число каждого указанного по счету месяца относительно даты начала, заданной в разделе "Пределы повторения";



* повторение задачи в указанный день недели каждого заданного по счету месяца относительно даты начала в разделе "Пределы повторения";



* повторение задачи через указанное количество месяцев относительно даты выполнения предыдущей задачи.



- - -

В режиме "Ежегодно":



* повторение задачи в указанное число каждого указанного месяца;



* повторение задачи в указанный день недели каждого заданного месяца;



* повторение задачи через указанное количество лет относительно даты выполнения предыдущей задачи.



- - -

Следующий раздел окна называется "Пределы повторения". Здесь указывается дата начала повторения задачи и как долго она должна повторяться. Можно указать как отсутствие конечной даты, так и определённое количество повторений или конкретную дату завершения повторяемости.



В нашем случае мы выбираем еженедельный режим с установкой повторения задачи по пятницам каждой недели.

Дату начала повторения установим на ближайшую пятницу. Поставим неограниченное время повторения.



Теперь подтвердим выбранный режим нажатием кнопки "ОК".

Рядом с темой задачи появляется характерный рисунок, указывающий на то, что для данной задачи установлен режим автоматического повторения.



Значение начальной даты текущей задачи влияет на начальную дату следующей периодической задачи при её автоматической генерации. Это означает, что, не указав начальную дату, задача, автоматически генерируемая после выполнения предыдущей, также не будет её иметь. А если мы укажем дату начала на два дня ранее срока исполнения, то сгенерированная задача будет иметь дату начала, отстоящую от срока исполнения на два дня назад.

После задания свойства периодичности задачи, оставим дату начала задачи равной сроку исполнения. Теперь впоследствии автоматически сгенерированная задача будет иметь ту же дату начала, что и срок исполнения.

Теперь можем сохранить и закрыть задачу.

В списке задача отмечена синим цветом, что означает, что она предназначена для исполнения в будущем. Обратите внимание, что значок задачи содержит метку периодичности.



Предположим теперь, что наступила пятница. Цвет задачи в списке поменялся на темно-красный, это указывает, что срок исполнения истекает сегодня (см.рисунок ниже). Пусть мы завершили работу над отчётом и теперь нам надо поставить отметку завершённости нашей задаче.



Для этого откроем её и поставим флажок в поле "Завершена", а затем закроем задачу с сохранением изменений.

Задача "Отчет за прошедшую неделю" с сегодняшним числом сменилась одноимённой задачей с датой начала и сроком выполнения установленными на пятницу следующей недели, а список выполненных задач пополнился только что выполненной задачей.




Отменить периодическую повторяемость задачи можно в том же окне, где производится настройка повторения, нажатием кнопки "Удалить повторение".



Также, если Вы удаляете задачу, то будет задан вопрос об удалении только одной выбранной задачи, или ещё и всех будущих, заданных в режиме повторяемости.



Если выбрать второй ответ – "Удалить только эту копию", то после удаления этой задачи будет создана копия, со следующим сроком исполнения в соответствии с настроенной периодичностью. Если же выбрать первый ответ – "Удалить все", то новая задача создана не будет.

Периодичность задачи после установки отметки о выполнении переходит ко вновь созданной, а с выполненной задачи снимается. Так что если Вы возобновляете работу по уже выполненной задаче, которую находите в списке выполненных задач, то её периодичность уже отменена и действовать не будет.

Продемонстрируем это. Например, нам вернули сданный отчёт на доработку. Поэтому, мы находим в списке выполненных задач только что завершённую задачу и открыв её убираем признак завершённости. Заметьте, что признака периодической задачи рядом с её названием уже нет. Закроем задачу с сохранением изменений, и вернёмся к списку актуальных задач. Теперь мы имеем две одноимённые задачи.



Предположим, что мы доработали отчёт, и на этот раз его приняли. Завершаем сегодняшнюю задачу. При этом ещё одна новая задача создана не будет, так как периодичность была автоматически отключена ещё при первоначальном завершении.

 

Отметим, что периодичность задачи можно поставить, только если Вы являетесь Основным Владельцем. То есть попытка установить периодичность порученной Вам задачи будет безуспешной, так как элементы управления для настройки периодичности будут отключены.


- - -

Далее кратко приведём пример создания личной задачи для напоминания о необходимости ежемесячного посещения парикмахера.

* Укажем название задачи "Постричься".

* Установим личную категорию "САМ".

* Установим дату начала и срок задачи сегодняшним числом.



* Откроем окно настройки режима повторения и в левой части этого окна выберем режим "Ежемесячно", с подрежимом повторения через каждый месяц после выполнения предыдущей задачи. Этот подрежим выбран для того, чтобы если Вы подстриглись на неделю или две позже запланированного срока, следующий срок автоматически созданной задачи устанавливался бы ровно через месяц после совершения предыдущей стрижки.

* В разделе "Пределы повторения" автоматически установилась дата, совпадающая с датой начала задачи, т.е. с сегодняшним числом. Нас это устраивает, оставим её без изменений, а конечную дату повторения указывать не будем для неограниченного повторения этой задачи.



* Теперь подтвердим режим повторения данной задачи нажатием кнопки "ОК".

* Сохраним и закроем задачу.



Предположим теперь, что мы не смогли в назначенный день посетить парикмахера, и переносим дату начала и срок на завтра. После сохранения задачи с изменённым сроком, новая периодическая задача, в отличие от других подрежимов повторения, создана не будет.

Пусть мы смогли посетить парикмахера на неделю позже запланированного срока, каждый раз перенося задачу на день или два вперёд, и новая периодическая задача опять же не будет создана, пока мы не завершим эту. Теперь завершаем задачу на неделю позже запланированного при её создании числа, установив флаг "Завершено" и закроем задачу с сохранением изменений.




Задача "Постричься" с сегодняшним сроком сменилась на новую одноимённую задачу с датой начала и сроком выполнения установленными точно на месяц вперед относительно даты завершения предыдущей задачи.





- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100