Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

2.3. Пример создания задачи для самостоятельного выполнения с установленными будильниками

Создадим задачу для самостоятельного исполнения, предназначенную для напоминания о необходимости формирования отчёта за текущую неделю.


Запустим Аутлук и перейдем в папку задач по-умолчанию.



Когда Вы находитесь в папке задач, создать задачу можно кнопкой "Создать" в панели инструментов. Существует несколько способов создания новой задачи, которые подробно рассмотрены в разделе "Способы создания новой задачи", но сейчас мы используем этот.



В открывшейся пустой форме задачи заполним её название в поле "Тема". Напишем здесь "Отчёт за прошедшую неделю".



Следующее поле для заполнения - "Категории". Здесь мы укажем категорию "САМ", которую мы условимся присваивать задачам для самостоятельного исполнения, или тем, в исполнении которых требуется наше личное участие.





В поле "Дата начала" укажем ближайшую пятницу. При этом срок задачи автоматически устанавливается на такую же дату. Оставим его без изменений, так как задачу требуется завершить одним днем.




Установим повышенную важность этой задачи, например на уровень 23. Начиная с уровня 20 и выше, важность считается повышенной, и отмечается в стандартном поле Аутлука представления папки задач в виде красного восклицательного знака.



Во фразе и/или в переписке укажем дополнительную информацию, которую следует учесть при выполнении задачи. Например, во фразе напишем "Добавить итоговый расчёт бухгалтерии", а в переписке – "Переформировать титульный лист".



Установим два будильника на пятницу. Включаем оба напоминания установкой флажков. Первый будильник установим на 9:00, чтобы сделать напоминающий звонок Степану, а второй на 13:00 – чтобы не забыть забрать готовый отчёт. Эту информацию можно указать в примечании к будильникам – запишем "Напомнить Степану" в примечании первого будильника, и "Забрать отчёт" в примечании второго.



На этом заполнение полей задачи завершено. Сохраним и закроем задачу нажатием одноимённой кнопки панели инструментов.



Наша задача отобразилась в списке задач, и ее цвет синий, так как задача является будущей, и в данный момент её исполнение не актуально.



Откроем её заново, для того, чтобы посмотреть на поля "Ваша фраза" и "Переписка по задаче". Поле "Ваша фраза" очистилось, а его содержимое с указанием имени пользователя, текущих даты и времени переместилось в начало поля "Переписка по задаче". Также здесь перечисляются изменения ключевых параметров задачи.



Закроем задачу и продемонстрируем срабатывание установленных в ней будильников. Для этого мы переместим системную дату на пятницу с указанием времени 9 часов 5 минут утра.



Аутлук через несколько секунд открывает "Окно оповещений", где указывается тема задачи, установленное время будильника, а в табличной части в столбце "Срок истекает" показывает, насколько текущее время отстоит от установленного в будильнике.



Рассмотрим функции кнопок окна оповещений Аутлука.


Кнопка "Прекратить все" предназначена для выключения всех сработавших будильников (в этом окне могут находиться сразу несколько оповещений по различным задачам: одна строка – один сработавший будильник одной задачи).


Кнопка "Открыть" предназначена для открытия задачи, тема которой в данный момент выбрана в табличной части.


Кнопка "Прекратить" предназначена для выключения сработавшего будильника задачи, тема которой в данный момент выбрана в табличной части.


Кнопка "Отложить" предназначена для временного выключения сработавшего будильника задачи, тема которой в данный момент выбрана в табличной части. Время, через которое срабатывание возобновится, указывается в поле слева.


Допустим, что мы позвонили Степану, но его не оказалось на месте. Нам сообщили, что он должен вернуться из банка к 10:00. Тогда мы устанавливаем время, на которое следует отложить срабатывание будильника, равное одному часу, и нажимаем кнопку "Отложить". Это приведёт к тому, что оповещение исчезнет, но ровно через 1 час с момента нажатия на кнопку будет показано снова, и мы не забудем снова позвонить Степану.



Установим системное время на 1 час вперёд и убедимся в этом.




Допустим теперь, что мы успешно дозвонились, и в окне напоминаний нажимаем кнопку "Прекратить". Этот будильник будет выключен, а второй, настроенный на 13:00, задействован. Переведем часы на 13:00 и убедимся в срабатывании второго будильника.



После исполнения этой задачи пометим её как выполненную. Для этого устанавливаем флажок поля "Завершена". Сохраняем задачу и видим, что она исчезла из текущего списка задач.




На этом работа с задачей закончена, но её всё ещё можно найти в списке выполненых задач и, при необходимости, продолжить работу над ней, отменив признак завершённости.








- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100