Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Оглавление Далее
 

2.1. Поля открытой задачи NewTask

Рассмотрим внешний вид задачи нового типа, её поля и элементы управления.

Находясь в папке задач по-умолчанию, создать задачу можно щёлкнув на кнопку "Создать" в стандартной панели инструментов (на самом деле существует несколько способов создания новой задачи, о чём рассказано отдельно).



Внешний вид формы задачи


Форма задач содержит следующие поля:


"Тема". Это название задачи.



"Исполнители". Данное поле предназначено для указания исполнителей задачи. После нажатия на кнопку "Исполнители" Владелец задачи может выбрать из Адресной книги Аутлука необходимые имена Исполнителей. Если задача поручена Вам кем-то другим, и, следовательно, Вы не являетесь её Первичным Владельцем, то Вы не сможете изменить назначенных им Исполнителей, но в режиме перепоручения задачи, Вы с помощью этого поля сможете указать уже своих ("Вторичных") Исполнителей.

Указать Исполнителей можно и другими способами: 1) с использованием механизма привязки Исполнителей к категориям задачи; 2) набрав на клавиатуре в текстовом поле часть имени Исполнителя. Эти способы подробно описаны в этой главе.



"Категории". Это поле классификации задач для возможности дальнейшей группировки и фильтрации в целях более удобного отображения элементов. Также применяется для косвенного назначения исполнителей. Вы можете создавать новые категории и удалять старые. Правила работы с категориями можно найти в разделе "Создание, редактирование и удаление Категорий Аутлука". Возможна настройка автоматического назначения категории для новой задачи в зависимости от текущего представления папки задач.


"Владелец". Это поле содержит имя Владельца задачи. Оно является информационным и напрямую не изменяется. Сейчас здесь указано имя текущего пользователя. В Вашем Аутлуке при создании новой задачи здесь будет указано Ваше имя, настраиваемое в почтовой учётной записи по-умолчанию. Обычно на всём протяжении существования задачи нового типа её Владелец остаётся неизменным.



"Дата начала". Это поле предназначено для указания даты начала исполнения задачи. При указании даты позднее сегодняшнего дня задача считается будущей, и, при соответствующей настройке представления, будет окрашиваться в списке задач в синий цвет. Поле "Дата начала" является необязательным для заполнения, в этом случае задача считается подлежащей выполнению в любое время. Установка даты осуществляется или её набором с клавиатуры, или с помощью элемента управления "календарик", который открывается при нажатии кнопки со стрелкой, расположенной в правой части поля. Правила пользования календариком вы можете найти в отдельном разделе при необходимости.



"Срок". Это поле необходимо для указания крайней даты, когда задача должна быть выполнена. Поле также является необязательным для заполнения. Особенностью полей "Дата начала" и "Срок" является то, что нельзя установить дату начала, не указав при этом срока исполнения, который ставится в этом случае автоматически на то же число. И, естественно, дата начала не может быть установлена позднее срока исполнения.



"Завершена". Этот флаг выставляется при завершении задачи. С ним связано поле "Дата завершения", в котором указывается дата фактического завершения задачи. При установке отметки завершённости, в него автоматически заносится текущая дата, и, наоборот, при указании даты выполнения задачи отметка о выполнении ставится автоматически.



"Важность". Это поле предназначено для дополнительного разделения задач на более и менее приоритетные, и представляет собой число от 1 до 30. Задача, имеющая важность от 1 до 9 относится к группе с низким приоритетом исполнения, от 10 до 19 – к группе с обычным приоритетом, от 20 до 30 – к группе с высоким приоритетом исполнения. Приоритет и группу приоритета можно видеть в списке задач при соответствующей настройке. Также возможна сортировка задач, при которой задачи с более высоким приоритетом будут показаны раньше, чем с более низким.



Закладка "Статус". Этот блок содержит поля состояния выполнения задачи, а также объёма предполагаемой и фактически выполненной работы в процентах и различных единицах времени.


Поле "Состояние". Предназначено для указания текущего состояния выполнения задачи, с возможностью выбора вариантов, показанных на рисунке.

При этом, причина ожидания считается "внешней" в том случае, когда на неё нельзя повлиять (например, перераспределением внутренних ресурсов предприятия) в целях ускорения выполнения задачи, в "внутренней" – когда это возможно, и зависит от желания Владельца задачи или от кого-то, на кого он может повлиять.



Поле "Готово, %". Предназначено для указания субъективной оценки завершённости задачи в процентах.



Блок "Объёма работ". Этот блок содержит поля предполагаемого общего и фактического объёма работ, измеряемых в различных единицах времени.


Два непосредственно не редактируемых поля, показывающие объём реально затраченного времени и общего объёма работ в максимально возможных единицах измерения. Изменять их значения можно с помощью расположенного рядом блока полей.


Блок полей для изменения значений общего и фактического объёма работ. Значения полей каждой строки показывают измерение одной и той же величины в разных единицах времени, основанных на рабочих днях и неделях, то есть рабочей неделей считаются 5 дней, содержащие по 8 часов. С помощью стрелок, расположенных справа от значения каждого поля, его можно увеличивать или уменьшать.


Поле процента фактически затраченного времени от предполагаемого объёма работ и кнопки, предназначенные для конвертации субъективного процента завершённости задачи в затраченное время и наоборот.



Блок "Будильники". Этот блок содержит три однотипных строки и пять кнопок. Назначение оповещений состоит в напоминании в установленные Вами дату и время об этой задаче. Тема задачи и комментарий относительно её срока исполнения будут показаны в "Окне напоминаний" Аутлука по наступлению указанного времени, или позднее, если Аутлук в это время не был запущен.

Можно включить несколько будильников одновременно, но если подойдёт время оповещения сразу по нескольким, то в окне напоминания будет указан срок только более раннего оповещения.


Кнопки, расположенные под будильниками, предназначены для установки будильников на дату, отстоящую на "1/3", "2/3" и "3/3" относительно даты начала выполнения и срока выполнения задачи. Естественно, срок исполнения задачи при этом должен быть указан. Если дата начала не указана, то ей считается сегодняшнее число. Эти установки необходимы для повышенного контроля за выполнением задачи.

В отдельном разделе можно изучить пример установки будильников, и их срабатывание.


Блок "Дополнительно" содержит следующие поля.


Поле "Название проекта" предназначено для указания проектов, к которым относится задача. В дальнейшем возможна фильтрация задач по проектам. А когда в Microsoft исправят ошибку Аутлука при обработке пользовательского поля типа "Ключевые значения", то будет возможно группировать задачи по Проектам, как по категориям. Техника работы с этим полем практически та же, что и при работе с полем категорий. В отличие от него поле "Название проекта" является значимым и, следовательно, изменения по нему отслеживаются у всех респондентов. Возможна настройка автоматического назначения проекта для новой задачи в зависимости от текущего представления папки задач.


Поля "Расстояние" и "Расходы" предназначены для указания в виде текстовых строк расстояния и расходов, связанных с выполнением текущей задачи.


Поле "Личное примечание", находящееся на одноимённой закладке, предназначено для комментариев по задаче, которые не будут отправлены ни Владельцу задачи, ни её Исполнителям.



"Ваша фраза". Это поле предназначено для переписки с исполнителями. При каждом сохранении задачи оно очищается, а его содержимое добавляется к началу поля "Переписка по задаче" с указанием текущей даты и времени.



"Переписка по задаче". Поле предназначено для записи истории изменений значимых параметров задачи, а также для хранения всей переписки в случае, когда задача кому-нибудь поручена. Если задача никому не поручена, то это поле можно использовать для Ваших личных заметок, которые, однако, будут отправлены вашим Исполнителям, если таковые появятся позже.




- - -
Назад    Оглавление    Далее
 
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100