Органайзер Microsoft Outlook как инструмент эффективного управления

Любой человек, должность которого не имеет отношения к профессиональному менеджменту, всё-таки является менеджером, поскольку всю свою жизнь управляет как минимум процессами, связанными лично с ним. Если у человека есть какие-либо цели в этой жизни, и он предпринимает реальные действия для их достижения, значит, он занимается менеджментом.

Менеджмент – это и искусство, и ремесло, и если искусством правит талант, который даётся свыше, то знания, умения и опыт – дело наживное, и любому человеку по силам совершенствоваться и обучаться. В том числе, учиться применять в работе более совершенные технологии, позволяющие управлять более эффективно.

У каждого из нас в распоряжении имеются определенные ресурсы, от правильного или неправильного использования которых зависит успех или неудача запланированных мероприятий. Обычно количество и качество ресурсов ограничены, так что ошибки в планировании, организации и дальнейшем контроле могут привести к фатальным последствиям.

Один из первых видов ресурсов, с ограниченным количеством которых приходится сталкиваться в первую очередь – это индивидуальные ресурсы человека, такие как память, внимательность, точность, время, физические, умственные силы и многие другие. На объем многих ресурсов мы существенно воздействовать не можем, но путем использования современных технологий, в частности компьютерной индустрии, для планирования, организации и контроля можно добиться существенных успехов в эффективном распределении наших возможностей. "Когда мы тратим время на планирование, его становится больше" – утверждается в известном афоризме. Но планировать и контролировать тоже можно по-разному. Можно попытаться содержать всю информацию в голове, но, учитывая современные научные исследования, связанные с изучением человеческой памяти, надеяться на эффективное хранение и обработку большого объема информации не стоит, в чём Вам, видимо, приходилось не раз убеждаться самостоятельно.

Можно записывать информацию на листочках-прилипалах или в блокнотах, после чего заниматься многократным переписыванием актуальной информации и непродуктивным поиском в большой кипе бумаг, растрачивая впустую драгоценные ресурсы времени и силы.

Но можно использовать и более оптимальное решение – систему, построенную на современной технологической основе, которая эволюционировала на основе опыта управления миллионов людей. Она поможет держать в порядке Вашу информацию, оперативно производить поиск в ней, вести переписку и работать в Интернете, планировать и организовывать работу, вести контроль текущих дел и учет уже сделанных. Этой системой является программа Microsoft Outlook (Майкрософт Аутлук) из пакета программ Microsoft Office.

Если считать, что Управление складывается из ниже перечисленных взаимосвязанных процессов:

1. Анализа ситуаций и определения целей;

2. Анализа вариантов, планирования и принятия решений;

3. Организации выполнения плана;

4. Управления процессом выполнения плана;

5. Контроля и учёта;

то Аутлук технологически поддерживает основные функции управления. В простейшем случае – индивидуальную работу, в более продвинутом же обеспечивает важнейшие функции управления персоналом. В последние годы Аутлук всё более широко используется и как корпоративная почтовая система, так что широкая распространённость этой программы является ещё одним преимуществом перед другими.

Теперь рассмотрим основные функции Аутлука.

Организатор Контактной информации

В ходе повседневной деятельности каждый человек вступает в отношения с различными организациями и людьми. Определенным образом организованная Информация о людях и организациях, с которыми пользователь вступает в отношения, в приложении Аутлук называется Контактами. Информация заносится в стандартную форму элемента "Контакт" и хранится в Папке "Контакты". Помимо того, что информация фиксируется не на случайных листочках, не в десятках блокнотах, а получает постоянное единое хранилище, существенно то, что Аутлук предоставляет широкие возможности по представлению информации в требуемом виде. Контакты можно объединять и фильтровать по Местоположению, Организации, Отметке к исполнению, Важности и другим признакам. Дополнительные возможности организации информации предоставляет инструмент Категорий (категория – это определяемый пользователем классификационный признак). Аутлук предоставляет широкие возможности по представлению информации: это и стиль записной книжки с алфавитом, и список телефонов, и список контактов по Организациям. Но если все же Стандартные возможности не удовлетворяют пользователя – он имеет возможность создавать собственные Формы, Представления, Стили печати.

Планирование

План, как модель процесса достижения цели, имеет важнейшее значение для эффективного управления. Каждый элемент плана в Аутлуке называется Встречей. Это звучит немного непривычно, но если предположить, что достаточно часто планируются какие-то взаимодействия с другими людьми, то вполне можно согласиться с тем, что это будет именоваться Встречей, даже в тех случаях, когда это Телефонный звонок или Сообщение электронной почты. Процесс планирования существенным образом облегчается тем, что Аутлук предоставляет возможность наряду с разовыми Встречами оперировать Встречами, повторяющимися ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. В этом случае пользователю необходимо определить периодичность повторения и число или интервал времени повторений. Как и в случае с Контактами, Аутлук предоставляет широкие возможности по представлению информации о Встречах или планах. Это может быть привычный листок в стиле Органайзера с планом на день, это может быть план на неделю или план на месяц. И если план на месяц не совсем удобен для работы, если он представлен на листе формата А4, то он вполне может быть полезен для составления общего представления о загруженности месяца. Аутлук позволяет представить Календарь пользователя и в виде графика Ганта.

Значение Компьютера состоит также в том, что он предоставляет возможность многократно использовать результаты решенной задачи. Эффективность управления будет обеспечиваться в том случае, когда каждый элемент плана будет проанализирован как на этапе планирования, так и после выполнения плана. И если вы в этом году запишите, в чем состояло техническое обслуживание вашего автомобиля, сколько это потребовало времени и денег, то есть надежда на то, что в будущем техническое обслуживание можно будет провести, с меньшей суетой. Проанализировав результаты работы, вы имеете больше оснований не совершать допущенных ошибок и находить лучшие решения.

Учет и контроль

Учет для большинства ассоциируется, прежде всего, с бухгалтерским учетом. Немногие ведут учет в повседневной жизни. Деньги считать для многих просто неприлично. Что считать еще? Одежду и домашнюю утварь? Зачем? А между тем, если даже оставить деньги и домашнюю утварь, считать есть что. Прежде всего, необходим учет невосполнимого, одного из важнейших ресурсов – времени. Необходим учет и нормирование типовых повторяющихся видов работ. Безусловно, трудно говорить о нормировании для очень многих видов деятельности. Но здесь проблема в большинстве случаев не в трудности оценки затрат времени для той или иной операции, сколько в отсутствии стремления к осознанной эффективной работе. В действительности планируются и нормируются все виды деятельности. Шахматисты играют с лимитом времени, композиторы, писатели и журналисты пишут к определенному сроку. Для всех самых, что ни на есть творческих не поддающихся планированию видов деятельности, определяются границы по денежному бюджету, сроку исполнения и многим другим параметрам. И эффективность работы во многом зависит именно от умения спланировать. План же возможен только в случае, если есть нормативы по видам работ, которые, в свою очередь, являются результатом анализа данных по учету.

Аутлук может фиксировать все, что создается средствами Microsoft Office. Посмотрите сколько у вас файлов, созданных средствами Word. Если этих файлов несколько тысяч, то хорошо это или плохо? Насколько кондиционно то, что составляет содержание этих файлов? Достаточно ли организованы ваши данные, чтобы быть полезными для вашей работы?

Аутлук позволяет вести учет любых видов деятельности. И если для учета финансовых потоков и материальных ценностей лучше использовать Эксель или специализированный пакет, то целесообразны обращения к этим приложениям из Аутлука и обмен данными.

Коммуникации

Чтобы обмениваться Сообщениями электронной почты, можно воспользоваться программой Outlook Express или какой-либо другой почтовой программой. И, несмотря на то, что Адресные книги почтовых приложений позволяют хранить не только адреса электронной почты, но и другую информацию, приложение Аутлук предпочтительнее других почтовых программ, потому, что работать с Контактами Аутлука намного удобнее, чем с Адресной книгой. И удобства эти обусловлены более широкими возможностями по представлению и обработке информации. Важнейшими достоинствами Аутлука является возможность автоматизации обработки сообщений с помощью макросов и тесная интеграция на основе макросов с другими приложениями Майкрософт Офис.

Управление подразделением

Помимо понятия Встречи в Аутлук используется достаточно близкое понятие Задачи. Отличие Задачи состоит в том, что Задача может поручаться подчиненным. В Задаче имеется поле для определения объема выполненной работы и издержках. Это позволяет руководителю контролировать ход выполнения той или иной работы.

Руководитель имеет также возможность контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, организовывать и проводить виртуальные совещания, что, безусловно, при определенных условиях может обеспечивать более высокую эффективность коллективной работы, чем при обычной форме их проведения. Если есть соответствующее оборудование (прежде всего, Web- камеры), характеристики оборудования и каналов связи обеспечивают требуемое качество, то через Аутлук возможно проводить и телеконференции.

Корпоративный стиль

Известно, что можно собрать отличных исполнителей, но при этом не добиться высокого результата. Это общеизвестная и универсальная истина. Она справедлива для спортивной команды, она справедлива для художественного коллектива, она справедлива для бизнеса. Не зря в литературе по менеджменту так много места уделяется вопросу формирования команды, культивированию корпоративной культуры. Опыт показывает, что сотрудники могут достаточно добросовестно выполнять свои должностные обязанности, но этого мало, чтобы обеспечить эффективный бизнес. Значительные же ресурсы роста возникают как результат взаимодействия.

Всякий бизнес несет с собой и определенное информационное поле. Это информационное поле неоднородно. Для руководства – это одно поле, для технического персонала другое. Это поле изменчиво, поскольку меняется персонал, меняются поставщики и клиенты, меняется среда. В больших организациях имеют хождение телефонные справочники. Но они не несут всей необходимой информации и быстро устаревают. Кроме того, они дороги в производстве. Все это приводит в работе к большому количеству вопросов, которых могло бы и не быть. В каждом отдельном случае это потерянные минуты. Но если посчитать издержки по всем сотрудникам в течение года, то эти издержки получатся серьезными. Можно найти достаточно оправданий, чтобы не заниматься подобными вопросами с точки зрения организации в целом – это якобы дело каждого сотрудника. Но в этом случае теряется не только время сотрудников – в этом случае перечеркивается огромный ресурс, обусловленный причастностью к организации, ощущением работы в команде, корпоративной культурой.

Билл Гейтс в своей книге "Бизнес со скоростью мысли" дает прекрасные примеры и корпоративной культуры и информационного обеспечения бизнеса. Не каждое предприятие может позволить себе корпоративную информационную систему на уровне компании Microsoft. Но каждое предприятие имеет возможность позволить себе начать с малого и попытаться быть более эффективной на основе того, что есть практически на каждом компьютере, в каждой локальной сети. Есть смысл начать с Аутлука. Но совершенно несложно поддерживать в рабочем состоянии корпоративные информационные ресурсы, обеспечив разграниченный доступ к ним как через локальную вычислительную сеть, так и через Интернет. Тогда будет меньше телефонных звонков относительно планов и расписаний, относительно того, когда будет на месте тот или иной сотрудник или руководитель. А значит, будет меньше потерь времени. И если посчитать, то вполне может оказаться, что издержки из-за этих маленьких потерь будут больше затрат на поддержание Корпоративных информационных ресурсов.

Несколько приятных мелочей

Безусловно, выше были упомянуты далеко не все возможности Аутлука. Иногда эти возможности кажутся излишними, но со временем соглашаешься с тем, что они все же полезны. Это означает, прежде всего, что время на освоение этих возможностей мало, а суммарный выигрыш от их использования существенен. Например, Аутлук обеспечивает автоматический набор одного из телефонных номеров Контакта. Выигрыш, в этом случае получается не столько за счет высвобождения нескольких десятков секунд на набор номера, сколько за счет исключения неправильно набранных номеров. А это дает минуты. И плюс удовлетворение от красиво выполняемой работы.

В некоторых случаях могут представлять интерес возможности Аутлука по обеспечению удаленной работы. Это означает, что сотрудник, имея возможность выхода в Интернет, может обмениваться информацией с сервером и компьютерами локальной сети своей фирмы.

Полезны также электронные визитные карточки (Vcards), которые могут прикрепляться к Сообщениям электронной почты. В этом случае структурированная информация может без дополнительной ручной обработки помещаться в папку Контакты.

К Сообщениям электронной почты могут пристыковываться и Планы работы (iCalender). Это очень удобно, например, в случаях, когда сотруднику хотят сообщить средствами электронной почты график его работы на неделю или на месяц. Согласитесь, что План работы в форме Органайзера или в форме графика Ганта воспринимается много лучше, чем просто список мероприятий, выполненный в текстовом редакторе. Получив iCalender, вы можете представить информацию в любом удобном для вас виде.

Помимо возможностей создавать, в дополнение к стандартным, собственные формы, поля, использовать элементы управления ActiveX, Аутлук обладает практически неограниченными возможностями, связанными с использованием встроенного языка программирования Visual Basic for Applications.

Резюме

1. Каждый современный деловой человек является менеджером и осуществляет информационное обеспечение бизнес процессов, участником которых он является. Для технологического обеспечения информационной работы целесообразно использовать современное программное обеспечение, в частности приложение Аутлук из пакета Microsoft Office.

2. Приложение Аутлук впитало в себя опыт управления миллионов людей, оно продолжает активно развиваться и в состоянии удовлетворить практически любые требования пользователя. Помимо автоматизации основных функций управления Аутлук может выполнять функции системного и информационного интегратора, что также позволяет повысить эффективность бизнес процессов.

Аутлук может использоваться как индивидуально, так и для решения задач управления персоналом, доступным через локальную или глобальную сеть.

В продолжение темы использования Аутлука планируется публикация статей, в которых будут на примерах более подробно описаны функциональные возможности, полезные современному менеджеру в процессе управления и повышения эффективности своей работы и организации в целом.