Вариации на тему GTD

Автор:

Предисловие

А почему она приобрела такую популярность? Книжка Д. Аллена (GTD, я имею в виду). Ведь переводят сами, "за бесплатно", целое сообщество работало над переводом. Сайты, блоги, форумы – просто "Победное шествие самого верного учения по стране". Некоторые, впрочем, полагают, что ничего нового сказано не было, вся книга – набор банальностей. Наметилась борьба, так сказать, школ – традиционного ТМ и GTD.

Моё мнение – Д. Аллен великий человек. И не в том смысле, что он открыл нечто абсолютно новое и ранее неизвестное. Он великий социальный изобретатель. Потому что создал подход, который работает. Принципы просты, эффект потрясает. Потоковый накопитель из "Назад, в будущее".

Вы скажете, не так всё просто. Сколько уже было гуру и гениев в области тайм-менеджмента! "Жизнь сложна и не укладывается в схему". "У каждого заинтересованного в управлении собой неизбежно собственный подход, потому, что люди разные и потребности разные". Так вот, жизнь укладывается в схему. Подход один для всех. Желающих.

У Аллена, на мой взгляд, только один недостаток – принципиально устаревшее технологическое обеспечение. Ну не пользуются сейчас счётами. И конная тяга в прошлом. А ведь когда-то...

Я долго пытался найти то, что работает, читал книжки и ходил на семинары. Что-то находил, но оно не работало. Пытался использовать Schedule и Outlook, управление проектами и т.д. Мастерил своё. Базы данных, системный анализ, управление по целям... Не работало. Как и многие экспериментировал, искал подходы, что-то потихоньку стало получаться... А потом одномоментно обнаружил бóльшую часть того, что с таким трудом добыл. У Аллена. А кое-что вообще стало откровением. Разумеется, я это тут же "ухватил".

Ниже опишу простенькую систему, которая руководит мною уже несколько лет. Буду рад, если что-то пригодится читающему этот текст. Многое, но не всё, что изложено ниже согласуется с рекомендациями Аллена. Так что используйте то, что захотите, а остальное можете вернуть .

Постулат. КПК – это всё, что нужно. Не надо больше ничего. Не надо ежедневника. Не надо диктофона (там есть уже). Не надо фломастеров и маркеров. Это принципиально. Если вы с этим категорически не согласны – рекомендую дальше не читать. Потеряете время. Долгое время и я носил с собой списки и распечатки. Карточки заводил, ну и, конечно, разномастные ежедневники. Переписывал, отмечал, перекладывал в папки и т.д. Ну давайте логически. У вас есть КПК. Практически неограниченное количество памяти. И вы можете записывать голос, рисовать схемы, фотографировать. Зачем вам ручка и бумага? Попробуйте объяснить инопланетянину. Нет, он не поймёт. Писать на бумаге быстрее? При определённом навыке быстрее печатать на виртуальной клавиатуре. Если Вы действительно хотите иметь эффективную систему управления собой – она должна работать НЕПРЕРЫВНО. Это значит, что ВАМ ПРИДЁТСЯ НОСИТЬ СВОЮ СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ С СОБОЙ. Что можно придумать лучше КПК (смартфона, коммуникатора)?

I. Что делать с КПК

Использовать будем Аутлук для КПК, точнее Аутлук 2003. Существуют тонны программного обеспечения подобного рода. Возможно, и даже наверное, есть программы и "круче". Более того, аутлук, на мой взгляд, совершенно не приспособлен для управления собой. Тем не менее, он ПОЗВОЛЯЕТ это делать, пусть и с некоторыми неудобствами. Для начала откажемся от применения календаря. Это не значит, что мы отказываемся от принципа календарного управления. Просто календарь не интегрирован в общую технологию обработки записей. Решим вопрос по-другому. (Об этом позже).

Элементарные действия

В аутлуке есть "задачи" (в более поздних версиях – "дела"). Где их взять? Напрашивается: сесть и составить их список. А что ещё придумаешь? Но тут возникает ряд "неудобных" вопросов:

1) Каков уровень абстракции? Можно ведь написать "развить свою память" или "сверстать бюджет", а можно "передать ключ Маше" или "повесить картину".

2) Как то, что написано, соотносится с важными жизненными целями? Если писать мелочи – не упустишь ли главного?

3) Каждый, кто когда-нибудь писал списки дел (не важно, на бумаге или в электронном органайзере) знает, что они размножаются со страшной скоростью и если ничего не делать – быстро убегают за сотню и разбираться с ними всё сложнее. С какой периодичностью переписывать, уничтожать лишнее, группировать. Какие группы? Сколько их? Критерии их взаимодействия?

Один из главных принципов Аллена: работать надо не с целями и задачами, а с действиями. Добавлю, элементарными действиями. ЭЛЕМЕНТАРНОЕ ДЕЙСТВИЕ – такое, которое не требует других предварительных действий, раздумий, получения информации и т. д. Оно не требует также дальнейшего разбиения вглубь, так как ПОЛНОСТЬЮ понятно. Например, "выпить чаю" – элементарное действие. "Организовать вечеринку" – не действие (это цепочка элементарных действий, а то и несколько параллельных цепочек). Действие "выпить чаю" не надо делить на поддействия – "дойти до кухни", "поставить чайник" и т.д.

Поразительно, но мозг человека самостоятельно, безошибочно и практически мгновенно способен отличить элементарное действие от цепочки действий (револьверного проекта) и более абстрактных конструкций. Запись об элементарном действии – золотая крупинка самоорганизации. Именно такая запись способна сотворить чудо: человек заглядывает в свой КПК, говорит "Ага!" и производит несколько тысяч мускульных микродвижений. Забивает он при этом гвоздь или роется в интернете – неважно. Главное, что подаваемая на вход чёрного ящика информация однозначно определяет и инициирует полезную работу.

Давайте-ка построим небольшой золотодобывающий комбинат по производству элементарных действий. Разумеется, там должна быть золотоносная руда, производство золота, его хранение на складах и немедленная отгрузка по запросу хозяина этого бизнеса – то есть по Вашему запросу.

Начнём с руды. Идёте Вы по улице. Поют птицы. Мерно шелестит листва. Вы, конечно, выхватываете КПК и в поле ТЕМА новой задачи пишете: "Боже! Какое дивное и глубоко реалистическое ощущение экзистенциального перформанса!" А почему бы и нет? Конечно, это не задача. Но, раз вы такое пишете, значит ЭТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ДЛЯ ВАС КАКУЮ-ТО ЦЕННОСТЬ. Это значит – там есть золото!

Форма записи абсолютно не важна. Главное – перенести на надежный носитель вашу собственную мысль. Годится всё. Любая форма. Текст, звук, фотография. Аутлук позволяет помещать во вкладку "Заметки" любой задачи практически неограниченное количество информации. Нужен небольшой навык. Не оставлять в голове свои мысли, а ОБЯЗАТЕЛЬНО переносить их в КПК.

Черта характера нового сотрудника. Замечание партнёра о продажах. Фотография хлама в складском помещении. Звуковой файл эпиграммы, внезапно пришедшей Вам в голову. Всё это должно быть занесено в КПК СРАЗУ.

Назовем бункер-приёмник руды ***IN. Именно так, с тремя звездочками – чтобы эта категория выдавалась самой первой в списке категорий. Добавьте в категорию задачу с темой ----------- (чёрточки). Задачу с чёрточками надо будет добавлять во все категории. Это связано, во-первых, с тем, что Аутлук "глотает" категорию, в которой нет задач, а во-вторых, это сильно облегчает календарное планирование (об этом дальше).

Заведите ещё следующие категории (именно так, со звездочками):

**DAY, **LATER, *CONTROL

И получится:

***IN

**DAY

**LATER

*CONTROL

Давайте договоримся называть эти категории процедурными, то есть организованными последовательно и альтернативно. Если, скажем, действие есть в **DAY, то его нет в **LATER или *CONTROL. Нормальная последовательность течения действий через Вашу систему управления собой – от ***IN через **DAY в **LATER или *CONTROL.

Цех обработки

Ну вот, руда в бункере (***IN). Далее следует цех обработки.

Цех обработки называется **DAY. Вы просто пишете в обрабатываемой задаче на месте темы ближайшее элементарное действие, затем убираете его из ***IN и переводите в **DAY. Например, тему "организовать юбилей шефа" переводите в ближайшие действия: "Написать литературное поздравление" и т.д.

Состав персонала – ваш мозг. Рабочая смена начинается сразу после завтрака и продолжается 15–20 минут. Вы не поверите, но ЭТОГО ДОСТАТОЧНО, чтобы переработать Вашу руду в золото, то есть в элементарные действия. Вы последовательно рассматриваете каждую запись в категории ***IN и Ваше подсознание очень качественно, чётко и практически мгновенно поставляет Вам информацию о ближайшем действии по этому вопросу (или о нескольких действиях).

Ну, например, вы наталкиваетесь в категории ***IN на замечание партнёра о снижении продаж ("2-ю неделю ерунда с объёмами!") и понимаете, что вам надо РАЗОБРАТЬСЯ. Только не пишите "Разобраться со снижением продаж". Нужно предельно конкретное действие. Например, "проанализировать отчёт о продажах", или "поговорить с руководителем отдела продаж", или "посмотреть цены на сайтах конкурентов".

Конечно, конкретность вещь субъективная и если фраза "проанализировать отчёт о продажах" кажется Вам малопонятной – то для Вас это НЕ элементарное действие. А если Вы до этого анализировали отчёт о продажах сотни раз и абсолютно чётко представляете себе, что это такое, то для Вас это элементарное действие. Не волнуйтесь, подсознание разберётся. Вы просто ПОЧУВСТВУЕТЕ, что вот это – элементарное действие.

Осталось придать куску золота вид слитка. Для этого надо поставить впереди всего текста темы имя или фамилию основного субъекта, с которым надо связаться по этому элементарному делу. Даже если таковых несколько, поставьте одного (самого первого). Выглядит так:

Степанов\\обсудить отчёт по продажам

В КПК-шной версии Аутлука нет возможности цеплять контакт к задаче, поэтому субъекта придётся вводить каждый раз снова. В вашем **DAY–листе будет нечто вроде этого:

Виктор\\послать мэйл по поводу машины

Виктор\\напомнить о юбилее шефа

Санёк\\поручить готовить отчёт

Я\\позвонить в спорттовары по резиновой лодке

Я\\искать материалы по бюджету

ВСЕ вышеприведенные действия Вам придётся делать ЛИЧНО. Но действия, которые начинаются с Я\\... вы будете делать без привлечения кого-либо ещё. Имя, которое стоит до косых чёрточек – это не ответственный за исполнение, нет! Просто это тот, с кем надо связаться по данному делу.

Заметьте – в данном случае Саньку поручается совсем не элементарное дело (для подготовки отчёта нужно собрать информацию, анализировать её, задавать вопросы, выполнять расчёты и т.д.) А вот ПОРУЧИТЬ – это как раз ЭЛЕМЕНТАРНОЕ дело! То, что начинается с Я\\ автоматически станет в конце списка. Аутлук хотя бы ранжирует по алфавиту.

Кстати (смотрите примеры действий выше) "Санёк" должен писáться как "Санёк" во всех случаях, а не "Сонёк", не "Саньок", иначе не получится очень эффективной группировки подряд всех лиц, от которых Вам чего-то надо. А это очень важно. Встретив такое лицо, Вы сможете, посмотрев в свой КПК, решить вопросы ОПТОМ, СКОПОМ, В ПАКЕТНОМ РЕЖИМЕ. Это В РАЗЫ эффективнее. Проверьте сами.

Есть некоторые требования к Вашему золотому слитку, а также к технологии производства. ГОСТы, так сказать:

сначала должен идти глагол (когда в **DAY-листе тридцать дел мозг должен мгновенно распознать, что же делать, ему некогда будет разбираться в интеллектуальных изысках, небрежностях и ошибках). Писать следует предельно ясно и кратко. Тема пишется только маленькими буквами;

задачи из ***IN могут попасть только в категорию **DAY И БОЛЬШЕ НИКУДА;

каждую смену бункер ***IN очищается до нуля, т.е. до чёрточек Это надо делать и в выходные. И в праздники. Всегда. А что, если не получилось? Ну, ничего страшного. Только помните, что Ваша фабрика остановилась из-за аварии и возможен затор с неизбежными авралами.

если дело требует более чем одного элементарного ПАРАЛЛЕЛЬНОГО действия, НАДО ЗАВЕСТИ ТЕКУЩИЙ ПРОЕКТ. Поясню: дело типа "организовать юбилей шефа" это даже не цепочка действий, а несколько параллельных разветвляющихся цепочек. (По крайней мере, с какого-то момента). Скажем, параллельно подготовке литературного поздравления разумно будет позвонить в ближайшее кафе, чтобы выяснить, можно ли там провести юбилей. Обработав (обдумав) дело про шефа, Вы получите следующие элементарные ближайшие действия и поместите их в **DAY:

Санёк\\поручить подготовку литературного поздравления

Сидоров\\спросить, как он поздравлял своего шефа

Я\\позвонить в "Иву" по банкету

Это категория, которую мы, в данном случае, назовем ЮБИЛЕЙ. (Текущие проекты пишутся только большими буквами). Очень важно, чтобы каждое элементарное действие входило и в категорию **DAY, и в категорию текущего проекта (в данном случае ЮБИЛЕЙ). Аутлук это позволяет. Далее мы ещё поговорим об этом в теме "двойная запись".

Если дело требует более чем одного ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО действия (цепочка элементарных действий) то такое дело называется револьверный проект и обрабатывается так же, как и элементарное действие.

Вот пример: ставшая классикой в ТМ-литературе починка машины. Здесь не надо заводить текущий проект-категорию (которая большими буквами). Это просто цепочка элементарных действий. Элементарные патроны-дела подаются последовательно в ствол Вашего деятельного внимания. С револьверным проектом всё тоже несложно. Необходимо:

Занести "Ёлки зелёные! Стук в моторе!" в категорию ***IN. В эту категорию, как я сказал уже, можно заносить мысли В ЛЮБОЙ форме.

Скопировать тему. (Нажать и подержать в поле ТЕМА, выбрать из списка "копировать" и вставить во вкладку "Заметки" прямо в этой задаче). Вы получите надпись "Ёлки зелёные! Стук в моторе!" во вкладке "Заметки" этой же задачи

Здесь же, во вкладке заметки, только строчкой ниже пишем примерно: Коля\\позвонить в автосервис (Внимание: не Коля будет звонить, а Вы. Причем Коле), скопировать и вставить на место темы. Тема изменилась, но вся история револьверного проекта накапливается в заметках. Потом Коля скажет купить реле и в заметках получится:

Ёлки зелёные! Стук в моторе!

Коля\\позвонить в автосервис

Степан\\поручить купить реле BD6574

А тема снова изменится и станет: "Степан\\поручить купить реле BD6574". Вот так и будет изменяться одна и та же задача, оставаясь всё время в пределах вашего внимания. Бывает очень полезно вставлять в заметки к задаче–револьверному проекту сопутствующие рисунки и звуковые пояснения.

Цех организации

Но есть ещё и другой цех – цех ОРГАНИЗАЦИИ. Что такое организация? – Да это просто распределение получившихся золотых слитков по соответствующим складам. Таких складов два: **LATER и *CONTROL. На эти склады действия могут попасть исключительно из цеха обработки, то есть категории **DAY.

Процедурная категория **LATER ("позже")

Мы должны знать, куда поместить золото записей о действиях даже тогда, когда их будет слишком много. И если по каким–либо причинам решено отложить действия или револьверные проекты НА НЕОПРЕДЕЛЁННОЕ ВРЕМЯ – переведите их в категорию **LATER. Дела в категории **LATER НЕ ДОЛЖНЫ входить ещё и в категорию **DAY. Это альтернативные, взаимоисключающие категории. Либо в **DAY, либо в **LATER. Потом, познакомившись подробнее с РЕГЛАМЕНТАМИ, мы узнаем, когда туда заглядывать.

Возьмём действие:

"Я\\обдумать ситуацию в зоне ближневосточного конфликта". Это можно отложить на НЕОПРЕДЕЛЁННО ПОЗЖЕ – если, конечно, Вы не президент страны. Заметьте, приведённое действие абсолютно конкретно и представимо: Вы можете сесть в мягкое кресло, принять позу мыслителя и, помедитировав немного, набросать (в КПК!) несколько интересных (Вам!) мыслей по ближневосточной проблеме.

Вы можете спросить: а куда девать действия и проекты, которые отложены НА ОПРЕДЕЛЁННОЕ ВРЕМЯ? Очень просто: следует сменить время их начала на более позднее и оставить на месте, т.е. в **DAY. В нужный момент они сами выскочат как черти из коробочки. Не надо беспокоиться об отложенных делах! Это ещё один действительно важный принцип, который провозглашает Аллен.

Процедурная категория *CONTROL

В эту категорию попадают действия-поручения. Действие-поручение – это действие, которое ссылается на результат Вами ожидаемый, от Вас не зависящий, но которым Вам обязательно следует поинтересоваться.

Давайте проведём мысленные учения. Пусть у нас есть абстрактный начальник, а Вы – подчинённый, задумавшийся об отпуске.

Допустим, в Вашей категории ***IN появилась запись

я обожаю тундру в ноябре! Это чудесно!

После ежеутреннего РЕГЛАМЕНТА задача трансформировалась в действие. Это значит, что задача исчезает из категории ***IN и появляется в категории **DAY. В теме задачи вместо "я обожаю тундру в ноябре! Это чудесно!" появится текущее действие, а именно, "Начальник\\умолять об отпуске в ноябре". Далее, сканируя в течение дня список **DAY, вы идёте к начальнику с просьбой об отпуске и он ОБЕЩАЕТ ПОДУМАТЬ.

Если он говорит примерную дату, до которой будет думать – занесите её в поле "Начало" этой задачи, а если не говорит и спрашивать неудобно, решите сами, когда можно будет спросить как дела с отпуском и поместите новую дату в поле "Начало" этой задачи.

Во вкладку "заметки" в конец ваших записей по данной задаче поставьте текущую дату. Это делается одним движением. Надавите стилусом на выбранное место. Выскочит список, где, в частности, будет пункт "вставить дату". Вставьте её и забудьте об этой задаче. В нужный момент задача появится в поле Вашей видимости и инициирует соответствующие дальнейшие действия. Вот в этом и есть суть категории *CONTROL – просто ЖДАТЬ, А ПОТОМ ЗАДАТЬ ВОПРОС. Когда придёт время. Когда, заглянув в очередной раз в эту категорию, вы найдёте там напоминание.

Только когда начальник даст ответ, Вы сможете поставить галочку "Выполнено" на этой задаче. А если начальник скажет подождать ещё? Правильно! Вы просто поменяете дату в поле "Начало"! Но не меняйте дату во вкладке "заметки". Это обязательно станет чертой Вашего фирменного стиля. Это особенно важно, если Вы что-то поручаете подчинённым (все будут знать, что у Вас не "проскочишь"). Обязательное занесение даты при выдаче поручения это тоже рекомендация Аллена.

Категория *CONTROL – очень хитрая категория. Замечено вот что: эффективность (количество сделанного за определённое время) находится в степенной зависимости от количества дел, проходящих через *CONTROL. При этом она не особенно зависит от того, начальник вы или подчинённый. Мы ведь с Вами знаем, что Эффективность менеджера любого уровня – это контакты и умение проворачивать массу работы руками других. Только не пытайтесь "грузить" коллег или начальство ВАШЕЙ работой! Достаточно, чтобы они просто выполняли СВОЮ. Речь не идёт о том, чтобы перевалить на других часть ваших обязанностей. Просто через категорию *CONTROL происходит "заказывание" услуг внешним системам. Часто этим пренебрегают, пытаясь сделать всё самостоятельно. А ведь это путь в тупик и его следует старательно избегать.

Подведём итог: мы познакомились с четырьмя главными процедурными категориями. В рамках предлагаемой системы они абсолютно обязательны для использования. Напомним:

записываем ЛЮБЫЕ мысли в ***IN (Заполняем бункер рудой).

ежеутренне (при выполнении ежедневного РЕГЛАМЕНТА) обрабатываем (мгновенно обдумываем) записи из ***IN, заменяя содержимое поля "Тема" на ближайшее конкретное действие, которое будем выполнять самолично.

убираем эту задачу из ***IN и ставим её в **DAY. Чистим ***IN полностью.

ежеутренне (при выполнении ежедневного РЕГЛАМЕНТА) организуем (переносим при необходимости) свои элементарные действия или револьверные проекты. Если дел слишком много (а их слишком много, если они не умещаются на одном экране в списке **DAY) надо перенести часть из них в **LATER. Внимание. В **LATER переносятся действия, которые хорошо бы сделать, но НЕОПРЕДЕЛЁННО ПОЗЖЕ. Если действие должно быть сделано в ближайшее время – просто меняется дата в поле "начало" этой задачи, а сама задача остаётся в списке **DAY. В указанное время она появится и напомнит о себе.

В течение дня постоянно "пасёмся" в **DAY. Ваш КПК – постоянно в Вашем непосредственном доступе.

Не менее 2–3 раз в день заглядываем в *CONTROL. Вот, собственно, и вся технология, остальное – нюансы. Правда, без нюансов технология работать не будет.

Технология без нюансов

Категория >>MAYBE

Эта категория – ещё её называют "Может быть/Когда-нибудь" – заповедник для романтических мечтаний, светлых надежд, несбыточных утопий и воздушных замков. Иногда любого из нас посещают ценные мысли (По крайней мере, ценные для нас самих). МЕЧТЫ. Формулируйте их и записывайте. Бизнесы, которыми бы вы хотели заняться, языки, которые хотели бы выучить, инструменты, на которых вы хотели бы играть, машины, которые бы вы хотели купить и т. д. Бесспорно, большая часть управления поведением лежит в области бессознательного – следовательно, Ваше подсознание, заряженное определённым образом, обязательно будет вести Вас к мечте АВТОМАТИЧЕСКИ! Это его (подсознания) работа. Оно само будет замечать и учитывать факторы внешней среды, фильтруя и храня те, которые позволят продвигаться вперёд! Начнут появляться НОВЫЕ мысли по теме и, несомненно, новые ВОЗМОЖНОСТИ. Заглядывать в эту категорию Вы будете при выполнении еженедельного РЕГЛАМЕНТА.

Контекстные категории

Я буду использовать понятие "контекстные категории" для обозначения списков действий, которые можно делать, если вам СОВЕРШЕННО НЕЧЕГО ДЕЛАТЬ. Удобно писать контекстные категории маленькими буквами и предварять тремя косыми чёрточками для быстрой идентификации в списке категорий.

Сколько может быть контекстных категорий? Если Вы считаете, что чем больше, тем лучше – Вы, думается, глубоко ошибаетесь. Контекст бывает разный – по времени, по месту, по обстоятельствам, по технологии. Выберите тот, который выражает определённую ТЕХНОЛОГИЮ. Обычно её можно отобразить каким-то глаголом: читать, обдумывать, рыть_в_интернете и т.д.

Не рекомендую заводить категорию \\\у_компьютера или категорию \\\в_пути или категорию \\\вечером. Вообще, человеку свойственно плодить просто груды категорий. Кстати, именно великую любовь индивидуума к новым категориям и используют все PIM-программы (программы управления временем типа аутлука или лотус-ноутс). Это так удобно: завёл важные категории \\\на_совещании, \\\в_путешествии, \\\моя_музыка, \\\самосовершенствование \\\на отдыхе и спокойствие обретено. К сожалению, это спокойствие продлится ровно до той поры, когда вы попробуете рассовывать свои дела в эти категории (которых обычно появляется от 15 до 50) и затем ещё попытаетесь выудить свои дела из этих категорий. Добрый совет: не более пяти контекстных категорий!

Принцип двойной записи

Вы знакомы с принципом двойной записи в бухгалтерии? Нечто отдалённо похожее предлагается и при отнесении действий к определённой категории. Пусть хороший стиль записи действий подразумевает занесение их одновременно в 2 категории – одна процедурная (***DAY, **LATER, *CONTROL), другая либо контекстная, либо (что лучше) это текущий проект. Например, действие "Я\\найти в Интернете образец бюджетного плана" входит в процедурную категорию **LATER, например, и в контекстную категорию \\\рыться_в_интернете. Это если действие относительно случайно. Если же действие продумано как один из этапов проекта создания бюджета – ему место не в контекстной категории, а в текущем проекте. В данном случае, например, СВЕРСТАТЬ_БЮДЖЕТ

Периодические задачи

Аутлук в списке полей задач имеет поле "повтор". Цель этой аутлуковой функции – заставить задачи самопроизвольно "размножаться" по определённому графику. Зачем аутлук плодит близнецов? Очень просто. В каждой задаче есть галочка ВЫПОЛНЕНО и некоторые психологи верят, что, произведя акт постановки такой галочки, вы станете втрое счастливее, чем были до этого. Но давайте применим логику: если есть уже одна хорошо сформулированная задача – зачем их держать ещё две, три, пять? Может, проще иметь одну такую задачу и, выполнив её, просто ПЕРЕНОСИТЬ время выполнения на соответствующую дату? Таким образом, для наших целей эта функция не нужна. Мы пойдём другим путем.

Однако сама идея весьма продуктивна: задача повторяющаяся – это совсем особая, центровая задача. Она куда "круче" остальных, простых задач (действий). Дело в том, что именно повторяющиеся задачи сплетают крепкую сеть – основу вашей жизни, на которую потом наносится рисунок остальных задач-действий. Назовём эти задачи СТВОЛОВЫМИ (по аналогии со стволовыми клетками). Эти задачи выполнить куда важнее, чем основную массу задач-действий. Выполнение именно этих задач делает Вас ОРГАНИЗОВАННЫМ.

Вы добьётесь успеха, только если будете выполнять одно и то же, но всё лучше и всё быстрее, более профессионально. Эти задачи, собственно и есть Ваши обязанности по работе, семье, самосовершенствованию. Разумеется, до тех пор, пока Вы не ухитритесь поручить их кому-нибудь. Тогда они перекочуют в категорию *CONTROL, а вы займётесь новыми.

Как выделить эти задачи? Очень просто – с помощью ещё одной излишней функции аутлука – ранжирование по приоритету. "Тот, кто нам мешает – тот нам поможет!". Если пометить стволовые задачи низким приоритетом – они приобретут в начале красивую зелёную стрелочку и свалятся в конец списка. Допустим, вы выполнили повторяющееся действие. Поставьте дату следующего аналогичного действия в поле "начало" и забудьте об этом! Именно в этом мастерство: спокойно забыть о важных вещах ровно до того момента, как ваш КПК напомнит Вам о них!

Срочные задачи

Помните – мы говорили, что в каждой процедурной категории надо занести одну задачу с темой ------------ (чёрточки). Чёрточки отделяют срочные задачи от текущих. Нет, срочные задачи это не те, которые "всё бросай и беги!". Это такие задачи, которые имеют ТОЧНУЮ ДАТУ. Тем более, дату и время. От таких задач требуется, чтобы они выдавались сверху до черты – тогда их отлично видно сразу. Достигается это просто: поставьте в поле "приоритет" высокий. Если Вы назначили кому-нибудь встречу в 11.00 21 сентября – поставьте в поле "начало" 21.09, в поле темы "11.00 – встреча с кем-нибудь". Если хотите заранее предупредить себя об этом событии – поставьте дату в поле "начало" 20.09 – а как вспомните – перенесите опять на 21.09. Можно ли использовать для таких задач календарь Аутлука? Безусловно. Но лично мне это абсолютно не удобно – это разбивает единый процесс просмотра/изменения действий на дробно-кусочные метания от календаря к списку дел. Напомню, что КПК-шный аутлук, в отличие от полномасштабного, не предоставляет возможность одновременно наблюдать и календарь, и список действий.

Ежедневный РЕГЛАМЕНТ

Мы приближаемся к разговору о священном ритуале. Это ритуал ежедневного планирования, без которого вся предлагаемая система останется просто излишней информацией. Рекомендую сделать ежедневный и еженедельный регламенты стволовыми (повторяющимися) действиями, а во вкладке "Заметки" кратко записать нижеследующие пункты.

1. Обработка сектора ***IN – определение следующего действия в каждой записи. Помните: необходимо ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи (до чёрточек) путём перевода их в **DAY или удаления.

2. Обработка сектора **DAY – последовательный просмотр и изменение текущих действий (добавление, изменение, перевод в *LATER или *CONTROL)

3. В случае если в **DAY экран заполнен не полностью (осталось место) – обработка *LATER (Перевод в **DAY или *CONTROL) Поскольку в *LATER может скапливаться довольно большое количество действий, Вы можете выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить в **DAY. Что переносить – сердце подскажет. Не пытайтесь построить систему приоритетов. Просто переносите первое, что годится.

4. Просмотр сектора *CONTROL – там тоже могут быть изменения – в частности, когда дело выполнено – ставьте галочку! Вот эта галочка – действительно стóящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе – вы действовали в этот раз максимально эффективно!

5. Беглый просмотр текущих проектов при выключенном режиме "активные задачи". Дело в том, что, просматривая текущий проект, вам надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые вы перенесли на попозже (а значит, не видимые в режиме "активные задачи"). Не пренебрегайте текущими проектами – это важнейшее условие реализации ваших серьёзных стратегий через простейшие действия. Теребя память напоминаниями о текущих проектах и происходящих там изменениях, Вы даёте Вашему подсознанию установку РАБОТАТЬ над этими проектами.

Еженедельный РЕГЛАМЕНТ

Еженедельный регламент состоит из следующих простых действий, занимающих совокупно не более 1 часа):

1. Подробный просмотр списка текущих проектов. Это именно тот момент, когда Вы можете сказать с уверенностью, что занимаетесь АНАЛИЗОМ, ТВОРЧЕСКИМ ОСМЫСЛЕНИЕМ, ПРОГНОЗИРОВАНИЕМ, ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕМ и т.д. На самом деле всё до смешного просто. Вы смотрите на список действий в выбранном проекте, на пометки и описания во вкладках "Заметки" каждой задачи и Вам в голову приходят разные мысли, которые вы либо закидываете в ***IN с одновременным помещением в этот самый рассматриваемый проект, либо изменяете (модифицируете) уже имеющиеся задачи-действия, либо удаляете. Как правило, если в новом проекте сразу не просматриваются три–четыре первых шага, то ИМ ВООБЩЕ НЕ СТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ. Однако иногда это невозможно (например, начальство требует). Единственный более-менее надёжный метод двинуть проект, о котором Вам не известно ничего – СПРОСИТЬ знающих людей прямо конкретно по Вашей проблеме. Это можно сделать и в форуме. Главное – не глядеть глубокомысленно в потолок, пытаясь изобрести решение проблемы, которая, как правило, УЖЕ РЕШЕНА.

2. Обработка сектора >>MAYBE. Мы уже говорили про эту категорию. Её надо просто спокойно просматривать, ибо, чтобы мечты сбывались – надо ПОСТОЯННО о них думать. Это-то мы и будем делать принудительно. Глядишь, после месяца–двух постоянных засечек в памяти – подкорка начнёт исподволь и постепенно готовить решения, альтернативы, подходы. Будут строиться новые нейронные цепочки, они станут множиться и разветвляться, сливаться с уже имеющимися информационными каналами, а это, в свою очередь, приведёт к тому, что из внешнего мира начнёт отфильтровываться подходящая информация... Лично я не сомневаюсь, что человек, по большому счету, собой сознательно не управляет. Так, чуть-чуть, для отвода глаз. Чтобы мечты сбывались – надо просто не мешать им это делать. В один прекрасный момент из категории >>MAYBE некое действие перейдёт в категорию **DAY и вот тогда-то и начнётся простой и весёлый путь к СБЫЧЕ МЕЧТЫ.

3. Просмотр общего списка проектов. Помимо текущих проектов есть ещё одна категория, под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ, где свалены в кучу все задачи-описания для проектов, которые не являются текущими. ("ЯЯ-..." – это чтобы категория встала в конец списка). Пока проект не стал текущим – накапливайте по нему информацию во вкладке ЗАМЕТКИ задачи-описания. Там вы можете писать текст, надиктовывать, рисовать. В нужный момент (в момент, когда вы захотите сделать из этой задачи-описания текущий проект) родится несколько задач-действий, которые попадут прямиком в категорию **DAY (и, разумеется, в категорию соответствующего текущего проекта). Список проектов надо обязательно периодически просматривать! Ситуация, когда задача-описание годичной давности дозревает до текущего проекта, совсем не редкость.

4. Подсчёт выполненных задач. Как вы поймёте, что уже стали более эффективными и раскрепощенным? Не будем полагаться на мистические вибрации тонкого мира. Оценивать что-либо объективно лучше с использованием чисел. Будем применять два показателя эффективности: количество выполненных за неделю дел (где вы поставили галочки "выполнено") и отношение количества выполненных дел, относящихся к текущим проектам к общему количеству выполненных дел. Можно в процентах. Если вы выполнили много дел – вы молодец, но ещё не совсем. Это, конечно отлично, что ваша продуктивность повысилась, и вы провернули гору всяких действий. Однако осторожно! СЛИШКОМ большое количество выполненных дел может свидетельствовать о том, что вы помечали ВЫПОЛНЕНО каждую незначительную мелочь и не выполняли действительно важного. А где у нас сосредоточено действительно важное? Правильно! Это текущие проекты. Ну вот, подсчитайте, сколько из завершенных задач-действий относилось к текущим проектам и поделите на общее количество выполненных действий. Если цифра получается около 25–30% – это нормально. Если 5% – вы занимались чем угодно, кроме того, что надо. Если 90% и более – то вы, похоже, президент крупной компании или небольшой страны . После подсчётов запишите цифры в файл (заметка, текст или эксель). В строку заносятся: дата начала недели – дата конца недели, количество выполненных дел, количество выполненных по текущим проектам дел, процент от деления второго на первое. Так, примерно: 22-26.10 – 54 – 14 – 26%. Ведите этот файл аккуратно, не пропуская ни одной недели. После подсчётов удалите выполненные задачи.

5. Дневниковый обзор. Нет, это не поминутный отчёт о проделанной работе и не литературно-художественное произведение. Это поддержка Вашего стремления к эффективности с помощью краткого, но энергичного самовосхваления! Если Вы покопаетесь в памяти, то обязательно найдёте, за что себя похвалить! Ещё отметим, что достижения – это не то, что является "хорошим" с точки зрения общепринятой морали. Это те действия, которые Вам самому нравятся. Чаще читайте свои дневниковые записи. Это действительно мотивирует продолжать борьбу за эффективность. Если вы хотите записывать свои ошибки – пожалуйста. Только делайте это, по возможности, в другое время и в другом файле.

II. Бумага и пластик

Кроме КПК нам придётся завести ещё кое-что. Это будут папки. Это будут лотки. Это будут лейблы.

Покупаем 3 обычных лотка для бумаги А4.

Лоток 1. Входной бункер. Сваливаем туда всё, что пришло из внешней среды. Особенность этого лотка – его необходимо очищать минимум дважды в неделю. Это похоже на категорию ***IN. Если взялись за лоток – Вам обязательно надо в конце работы увидеть дно! Чтобы листы не "убегали" случайно из верхнего лотка, положите туда груз (например, гирьку). Принцип работы: первый документ берётся сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан. Применяйте железное правило: вы НЕ МОЖЕТЕ взять в руки второй документ, пока не обработан первый (принцип Аллена!) Когда первый документ обработан – он исчезает из поля видимости в папке. (Той или другой. Об этом дальше).

Лоток 2. Текущие проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках-уголках материалы по текущим проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом ЮБИЛЕЙ. Если вы помните, мы заводили такой текущий проект. Туда мы сложим меню ресторана "Ива", стихи, написанные к юбилею шефа, фотографии в стенгазету по этому случаю и т.д. После выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается на Ваш личный склад канцелярских принадлежностей.

Лоток 3. "посылки". Это наборы материалов (без папок!), обёрнутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (в левом верхнем углу). На бумажке должен быть адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) стихи к юбилею шефа, написанные Вашим сотрудником. И пришли к определённым выводам. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на ней: "САНЬКУ. Стихи чудесные, жаль только шефа уволили". Наденьте бумажку на лист со стихами и прихватите сверху скрепкой – так сам лист не повредится скрепкой – и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдёт от вас к Саньку. А ведь Вам надо сделать так, чтобы, наоборот, к вам всё приходило, а не уходило! У меня набегает в лотке обычно 5–6 таких "посылок". Утром я вызываю секретаршу и даю ей задание разнести эти посылки всем адресатам. Нет секретарши? Доставьте посылки сами. Делайте это один раз в день, а чаще бывает, что "посылка" доходит до владельца во время текущих деловых встреч без дополнительных усилий.

Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Я так и сделал. Купил бумагорезку и нарезал себе между делом дней за 10 из использованных бумаг чистых с одной стороны листочков лет на 5 вперёд. Листок А6 – удобный формат. Можно писать на нём слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом выкидывать. (То, что не надо выкидывать заносится только в КПК!)

Ещё понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Всё, что требуется от этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).

Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или на цветную папку-карман. Если Вы решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещённого в отдельную файловую папку и без лейбла. Файл хранится в папке типа КОРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте документа).

Папки

Для обработки понадобятся ещё следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН.

Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т.д., а также деловой мусор, который, прежде чем быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего. Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают всё вообще и в котором никто никогда и ничего не найдёт, это предпомойка, которая просто сколько–то времени предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.

Папка СПРАВ – это папка, в которой хранятся справочные материалы. Всё, что может пригодиться, и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке (принцип Аллена)! Даже если справочные материалы превысят по объёму одну папку КОРОНА (а это бывает редко), заведите две или даже три папки КОРОНА. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит места.

Купите пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов для всех букв – наклейте по 2–3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабжённых лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчинёнными словами). Первое – тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент садовый – подтема:

Садоводство/Инструмент садовый, или: Садоводство/Семена,

Ещё примеры: Отдел/Координаты сотрудников, Отдел/Бюджеты

Или так:

Отдел

Инструкции должностные

Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип Аллена)! Иначе придётся забыть о быстром поиске.

Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжёлой бумажной артиллерией. Например, у Вас в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Я\\искать материалы по уходу от налогов

Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару–тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале "Бухгалтерский учёт". Вы вырезаете нужную статью и складываете её в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК, то есть:

Я\\искать материалы по уходу от налогов

При этом в действии, записанном в КПК чуть меняете тему. Приписываете Сопут\\. Вот что получается в КПК:

Я\\Сопут\\искать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача ещё не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и *CONTROL.

Папка МБКН (Может быть/Когда-нибудь) – аналог категории >>MAYBE в КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите идею в ***IN для завтрашней обработки в рамках регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в "бумажных носителях".

Ещё. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип Аллена!). Если при обработке документов из входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можете и не начинать это безнадёжное дело. Расположите папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и всё о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до дна. Неочищенный входной лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в "почтовый" лоток номер 3 и больше никуда.

Ещё вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг. Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить своё рабочее пространство путём собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.

Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать – дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ. Ещё раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в "почтовом" лотке. Более они не лежат НИГДЕ!

Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и всё остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчёты) – накапливайте её в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определён законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИИ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Повторим кратко процесс обработки: берём бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть её в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удаётся, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем её другой бумажкой формата А6 или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс сопут\\. Затем кладём бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нём то, что надо, размещаем в одной из папок. Всё. Бумага в системе хранения. Забудьте о ней. В нужный момент КПК сам выудит её из нужной папки.

Вот, собственно, и всё. Желаю удачи.

Обсуждаем здесь