Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы

Цель нашей методики – вовсе не лишить работы ваш мозг, а сделать её более элегантной и продуктивной. Чтобы получить желанную свободу и спокойствие, мыслительный процесс должен опираться на фундамент чётко организованных обязанностей и дел. Вы должны быть полностью уверены, что вы делаете именно то, что нужно делать в данный момент, а то, что вы сейчас не делаете – делать сейчас и не нужно. Регулярный обзор вашей системы управления рабочим процессом и поддержка её функциональности – вот необходимые условия для осуществления такого рода контроля.

Скажем, если у вас есть список телефонных звонков, которые вам надо сделать, то до тех пор, пока этот список не будет полностью актуален, вы не сможете доверять своей системе. Вашему подсознанию по-прежнему придётся лихорадочно запоминать, обрабатывать и напоминать вам о делах и обязанностях. А уж теперь-то вы должны знать, что это у него получается не очень-то эффективно.

Всё это означает, что ваша система не должна быть статичной. Чтобы обеспечить вас набором актуальных действий, она и сама должна быть актуальной, заставляя вас адекватно и последовательно оценивать перспективы своей жизни и работы.

На текущем этапе необходимо разобраться с двумя основными позициями:

 Что и когда вам нужно просматривать?

 Что и как часто вам следует проделывать, чтобы убедиться, что всё работает как положено, освобождая разум для управления на более высоком уровне?

Добротный обзор приведёт вас к новому проактивному и прогрессивному типу мышления в основных сферах работы и жизни. Такой тип мышления проявляется и в ходе сильной концентрации, и в процессе интуитивного мозгового штурма, которые будут вызваны и усилены регулярным обзором списка предстоящих действий и проектов.

Что и когда просматривать

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы вы могли увидеть все варианты действий, которые вам надо, и когда вам это надо. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддерживают работоспособность своих систем на высокофункциональном уровне.

Например, если у вас выдалась свободная минутка, и есть доступ к телефону, то вы должны, как минимум, бросить взгляд на список телефонных звонков, которые вы должны сделать, выбрать подходящий из них и позвонить, или хотя бы убедиться, что все они ещё могут подождать и беспокоиться не стоит. Если вам скоро предстоит встреча с начальником или партнёром, просмотрите заметки по теме встречи. Если вы собираетесь за бельём в химчистку, сперва просмотрите свой список "Поручений", которые вы тоже могли бы выполнить попути.

Просмотр правильных дел в правильное время, займёт не больше нескольких секунд в день.

Меня часто спрашивают: "Сколько времени в день вы тратите на просмотр своей системы?". Мой ответ прост: "Столько, сколько нужно, чтобы чувствовать себя уверенным в том, что я всё делаю правильно". На самом деле: тут две секунды, там три – и всё. Мои списки это, в некотором смысле, мой офис – а этого многие просто не понимают. Точно так же как многие прикрепляют постеры возле телефона, я заношу их в списки "Следующих конкретных дел". После того, как вы собрали, обработали и организовали все свои дела, вам понадобится всего несколько секунд для того, чтобы изо дня в день просматривать напоминания по ним.

Сначала просматривайте ежедневник

Чаще всего вы будете просматривать свой ежедневник (и ваш ежедневный напоминатель, если у вас таковой имеется) на предмет "грубого ландшафта действий", чтобы определиться с тем, что должно быть сделано. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти одно за одним, с едва ли полу-часовым перерывом на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.

...потом список "следующих конкретных действий"

После того, как вы просмотрите ежедневник на предмет обязательств, привязанных к определённому месту и времени, и определитесь насчёт них, вашей следующей областью просмотра должны стать списки конкретных дел, которые вы возможно смогли бы сделать исходя из текущего контекста. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список дел, запланированных для выполнения в офисе. Это не обязательно означает, что надо кидаться и всё это выполнять, вы просто оцéните различные варианты, и убедитесь, что то, что вы сейчас решили выполнить и есть лучший выбор. Вам надо чувствовать уверенность, что вы не упустили ничего существенного.

По правде говоря, если ваш ежедневник и список следующих конкретных дел постоянно находятся в актуальном состоянии, пополняются и редактируются, то они, пожалуй, смогут стать единственными вещами, которые вам придётся просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по многу дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что исходя из записей моего ежедневника становится ясно – ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.

Правильная информация в правильное время

В любой момент может оказаться необходимо заглянуть в любой из ваших списков. Скажем, вечером вы с супругой обсуждаете планы на завтра и вам надо убедиться, что вы не забудете ни одно из дел, которые вы собирались сделать вместе – тогда-то вы и захотите заглянуть в список домашних дел. Или, например, начальник срочно вызывает вас побеседовать на предмет прояснения текущей ситуации и расстановки приоритетов, и вам очень кстати было бы иметь при себе список актуальных проектов и дел, а также список всех накопившихся вопросов, требующих обсуждения с ним – так называемую "Повестку дня" для конкретного человека.

Обновление системы управления рабочим процессом

Секрет сохранения полного доверия своей системе управления в том, чтобы регулярно освежать свою память и саму систему с точки зрения более отдалённой перспективы. Однако, это невозможно будет сделать, если ваши списки давно уже далеки от реальности. И обмануть себя не удастся: как только списки станут не актуальны, в подсознании снова будет запущен на полную мощь процесс отслеживания.

Чтобы знание было продуктивным, мы должны научиться видеть и лес и деревья в нём. Надо научиться объединять.

Питер Ф.

Возможно, это наиболее сложная задача из всех. Однажды почувствовав, что означает иметь спокойствие и хладнокровный контроль над ситуацией, сможете ли вы придерживаться правил, чтобы сохранить эту возможность? Многие годы, которые я потратил на исследования и внедрение своей методологии у бесчётного количества людей, показали, что ключ к стабильности процесса управления – это Еженедельный Обзор.

Сила Еженедельного Обзора

Если вы такой же, как я и большинство других людей, то независимо от количества и качества ваших усилий, внешний мир начнёт наступать быстрее, чем вы будете справляться с ним. Многие из нас имеют склонность постоянно впутываться в такое количество дел, с которым нет никакой возможности разобраться. Мы посещаем одни за другими встречи и заседания (и в нерабочее время тоже разумеется) на которых рождаются идеи, а с ними и обязанности, с которыми придётся столкнуться, ввязываемся в проекты, которые потенциально способны высосать нашу творческую энергию подчистую.

Эта ошеломительная активность и является причиной острой необходимости Еженедельного Обзора. Такой обзор предполагает сбор, переоценку и повторную обработку информации, который поможет вам держаться на плаву. Нет никакой возможности заниматься этой необходимой перегруппировкой тогда, когда вы заняты выполнением каждодневной работы.

Еженедельный Обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное "нет" большому количеству вещей – для того, чтобы оставаться наплаву и чувствовать себя комфортно. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все свои дела с более высокого уровня – с уровня проектов и целей – это уже серьёзно упростит вашу жизнь.

Что такое Еженедельный Обзор?

Всё очень просто, Еженедельный Обзор – это то, что вам нужно делать, чтобы снова и снова освобождать свою голову от всего лишнего. Он должен охватывать все ступени управления рабочим процессом – сбор, обработку, организацию и обзор – так, чтобы вы могли с лёгким сердцем сказать: "Я абсолютно точно знаю, что я сейчас не делаю, но мог бы, если бы захотел".

С практической точки зрения, вот шаги, которые наверняка приведут вас к цели:

Потерянные бумаги. Вытащите все клочки бумаг, визитки и документы – всё то, что расползлось по щелям вашего рабочего места, карманам и сумкам, и сложите всё это в корзинку входящих материалов для последующей обработки.

Обработка заметок. Просмотрите все газетные и журнальные заметки, записи со встреч и совещаний и заметки, написанные на вырванных из блокнота листах. Внесите всё, что необходимо из них в списки следующих действий, списки проектов, списки дел, выполнение которых вы ожидаете, а также списки "Может быть/Когда-нибудь". Поместите в систему хранения все попавшиеся вам справочные материалы. Определите, какие бумаги и документы относятся к категории "Прочитать/Просмотреть". И не делайте себе поблажек, не пропускайте ничего, что скопилось с прошлого раза, и выкидывайте всё, что давно пора выкинуть.

Содержимое ежедневника за предыдущие дни. Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет оставшихся действий, справочной информации и т.д., и переместите всё это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы поместить в архив предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никакой нужной информации.

Будущие события ежедневника. Просмотрите ежедневник вперёд на предмет предстоящих событий, и зафиксируйте для себя все связанные с ними предстоящие действия.

Освободитесь от необходимости всё держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела в ожидании, пополните список "Может быть/Когда-нибудь" – всё то, что вы ещё не записали.

Список проектов (и далекоидущих целей). Оцените один за другим статусы проектов, целей и желаемых результатов, чтобы убедиться, что в вашей системе находится хотя бы по одному следующему конкретному действию для каждой позиции этого списка.

Список "следующих конкретных действий". Отметьте выполненные действия, просмотрите напоминания, чтобы определиться со следующими конкретными действиями.

Список дел, выполнение которых вы ожидаете. Пропишите необходимые действия, которые необходимо будет отследить, отметьте уже выполненные.

Все относящиеся к делу контрольные списки. Может что-то из того, что вы должны были сделать ещё не сделано?

Список "Когда-нибудь/Может быть". Просмотрите этот список на предмет каких бы то ни было дел и проектов, которые можно было бы начать осуществлять в самое ближайшее время, то есть на предстоящей неделе – переместите их в список "Проекты". Избавьтесь от пунктов, в которых вы больше не заинтересованы.

Обзор "Предстоящих дел" и сопутствующих материалов. Осмотрите все сопутствующие материалы по делам, которые на данный момент находятся в работе на предмет новых конкретных действий, дел в ожидании и завершённых дел. Внесите найденное в соответствующие списки.

Проявите смелость и творческий подход. Не появилось ли каких-нибудь новых, чудесных, творческих, смелых, провокационных или рисковых идей, которые вы могли бы включить в свою систему?

Хотя весь этот процесс обзора продиктован здравым смыслом, мало кто его выполняет, а ведь это именно то, что следовало бы делать для того, чтобы обеспечить себе состояние спокойствия и хладнокровного контроля над ситуацией.

Правильное время и место для Обзора

Еженедельный Обзор настолько важен, что вам следует выработать к нему привычку, а также обеспечить условия и инструменты для его выполнения. Как только вы наладите свою организационную систему так, что всё будет под контролем, вам даже не надо будет каждый раз беспокоиться о том, что надо бы сделать обзор – ваша система сама вас к этому подведёт.

А пока делайте обзор раз в неделю, отвлекитесь на пару часов от работы – не выпадайте из неё целиком, а лишь приподнимитесь над горизонтом повседневной рутины на высоту "10'000 футов" и наверстайте упущенное.

"Точка зрения" – это основной способ расправиться с информационной перегрузкой, это интуитивный процесс уменьшения дел до определённого минимума, с которым можно спокойно работать... В условиях постоянного поступления избыточной информации, точка зрения скоро станет самым дефицитным ресурсом.

Пол

Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую вам выделять пару часов в пятницу днём на то, чтобы сделать обзор. Вот три причины, по которым я считаю это время наиболее подходящим:

 События недели ещё достаточно свежи, и вы всё ещё можете успеть сделать то, что забыли ("О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться...");

 Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся другие люди, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные;

 Полезно перед выходными расчистить свой "верхний этаж" – и вы сможете уйти с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.

Однако, у вас может и не быть нормальных выходных. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность наверстать упущенное. Один мой хороший друг и клиент, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завёл себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своём домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течение недели делал во время идущих друг за другом переговоров и совещаний.

Какой бы стиль жизни вы ни вели, подобный ритуал необходим и вам. Скорее всего, у вас уже что-то подобное есть. Если так, то добавьте туда высокоуровневый обзор своей системы.

Есть люди, которым очень сложно выделить время для подобного обзора – это те, чья работа связана с обработкой запросов в реальном времени, и те, кто работает в условиях домашнего окружения, не имея возможности выделить время и место на какой бы то ни было обзор и перегруппировку. Наиболее подвержены стрессу те, кому по работе необходимо молниеносно реагировать и принимать много критически важных решений (например, маклеры высокого уровня или менеджеры по персоналу), и которые затем возвращаются домой к детям, которым нет ещё и десяти лет и супруге, которая тоже работает. А более удачливые из них имеют возможность в течение часа ездить на работу и обратно поездом.

Если это про вас, то вашей самой главной сложностью будет выделить-таки время на обзор и перегруппировку тогда, когда никто не стоит у вас над душой. Либо вам придётся по пятницам задерживаться в офисе на некоторое время после работы, либо же вам придётся выделить время, когда вы сможете спокойно и не спеша заняться обзором дома.

Время для оперативного обзора. Я приучал многих своих клиентов выделять в ежедневнике пару часов по пятницам. Самой большой проблемой для них было совмещение процесса обзора и срочных дел, результаты которых критичны для дальнейшего продвижения проекта. Это достойный вызов. Однако, наиболее опытные и здравомыслящие работники понимают важность пожертвования кажущейся срочностью ради действительно важного, и они умудряются-таки создать себе островки времени для похожего обзора.

Но даже те, кто всё-таки выделил время, часто не уделяют достаточного внимания обзору на более высоком уровне "с высоты 10'000 футов". Между непрекращающимися собраниями и встречами со смакованием Шардонне на закате у корпоративного прудика, необходимо всё переосмысливать и регруппировать на более высоком уровне, чтобы не потерять оперативный контроль. Если вы всерьёз думаете, что все ваши дела разложены по полочкам, обработаны и оценены, то вы, скорее всего, обманываетесь.

Самые лучшие идеи по работе не придут вам в голову, когда вы работаете.

Обзор "В перспективе"

Да, иногда вам придётся прояснять более масштабные желаемые результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые направляют и фильтруют ваши решения.

Каковы ключевые цели вашей работы? Каков ожидаемый результат через год или через три года? Как движется ваша карьера? Этот ли стиль жизни вам идеально подходит? Делаете ли вы то, что хотели бы сделать в долгосрочной перспективе?

Мыслительный процесс – это самое важное, но вместе с тем и самое трудное, как в бизнесе, так и в жизни. Строители империй проводят долгие часы в раздумьях... пока другие тусуются на вечеринках. Если вас не заботит сознательное прикладывание умственных усилий в процессе самоуправления... тогда, вы попадёте в рабство лени и больше не сможете контролировать свою жизнь.

Дэвид Кекич

Данная книга не концентрирует основное внимание на уровнях "30'000 - 50'000 и более футов", наша цель лишь побудить вас к действию на основе более высоких приоритетов – это поможет вам сделать и больше и лучше с точки зрения большой игры, в которую все мы всю жизнь играем. Раз уж вы увеличили скорость и сообразительность в разчистке "взлётной полосы" и 10'000-футовой высоты, то заглядывайте и на другие уровни, в которые вы вовлечены, чтобы сохранять действительно чистое сознание.

Как часто стоит проводить такой широкий обзор – вам видней, но вот важный принцип, который я должен вам предложить:

Вам надо оценивать свою работу и жизнь на подходящих вам уровнях и принимать подходящие решения настолько часто, насколько нужно для поддержания чистоты своего сознания.

Этот принцип приводит нас к отправной точке и основной проблеме всей этой методологии сбора, обработки, организации и обзора: сегодня среда, 9:22 утра – что надо делать?

Обсуждаем здесь