Глава 7. Организация: воздвигаем правильную основу

Цельная система организации даёт вам огромную силу, потому что она позволяет разуму перейти с нижнего уровня мыслительной деятельности к интуитивной концентрации, не отвлекаясь на дела, с которыми вы в данный момент не работаете. Но ваша физическая система организации должна быть лучше, чем умственная, на случай если вы всё же отвлечётесь.

Отлаженная организация необходима для того, чтобы ваша сосредоточенность оставалась на более широком уровне.

В этой главе я познакомлю вас с этапами организации и инструментами, которые понадобятся для обработки ваших входящих. В процессе работы с входящими вы создадите списки и группы того, что хотите организовать, и вы обязательно подумаете о том, чтобы включить туда дополнительные пункты. Другими словами, ваша система организации это не "что-то, что вы создадите однажды полностью и навсегда", она будет развиваться в процессе обработки входящих или выяснения, разместили ли вы всё в наилучшем для вас месте или нет.

Я собрал их вместе, но забыл, куда положил.

Внешние элементы Диаграммы Рабочего Процесса показывают главные этапы группировки, которой подвергаются входящие, после того как вы определите, что это, и что с ними нужно делать.

Диаграмма рабочего процесса – "обработка"

Основные категории

Существует семь основных типов вещей, за которыми вам понадобится следить и управлять ими:

 Список "Проекты";

 Сопутствующие материалы проекта;

 Действия и информация в Ежедневнике;

 Списки "Следующих Действий";

 Список "Ожидающие";

 Справочная информация;

 Список "Когда-нибудь/Может быть".

Важность чётких границ

Важно, чтобы все эти категории хранились отдельно друг от друга. Каждая из них представляет отдельный тип соглашения с самим собой, и если они нарушают свои границы и начинают смешиваться, бóльшая часть ценности организации теряется.

Категории должны храниться раздельно – визуально, физически и психологически.

Например, если вы кладёте справочную информацию туда же, где лежит то, что вы всё ещё хотите прочитать, то вам будет сложно разобрать эту груду. Если вы занесёте в список "Следующие Действия" то, что должно быть в Ежедневнике, потому что это должно произойти в определённый день, тогда вы перестанете доверять своему Ежедневнику, и вам постоянно придётся переоценивать список "Следующих Действий" на предмет того, что делать действительно надо, а что — нет. Если у вас есть проект, к которому вы пока не собираетесь приступать, он должен быть отнесён к списку "Когда-нибудь/Может быть", чтобы вы связывали список "Проектов" только с необходимостью концентрации на обдумывании конкретных следующих действий по ним. И если что-то, что вы просто ожидаете, отнесено в один из списков "Следующих Действий", то вы постоянно будете страдать от непродуктивного повторного обдумывания.

Всё, что вам действительно необходимо, это списки и папки

Как только вы поймёте, что вам нужно отслеживать (это рассмотрено в предыдущей главе), всё, что вам понадобится, это списки и папки для справочных и сопутствующих материалов. Ваши списки (которые, как я указал, могут также находиться в папках) будут содержать и проекты, и "Когда-нибудь/Может быть", и "Следующие действия". Папки (цифровые или бумажные) понадобятся для хранения вашей справочной и сопутствующей информации по активным проектам.

Я не дал бы и фиги за упрощение одной стороны сложности, но я отдал бы свою жизнь за упрощение другой.

Оливер Вендел Холмс

Многие составляют списки годами, но не находят эту процедуру особенно эффективной. Бытует сильный скептицизм относительно простых систем, одну из которых рекомендую и я. Но большинство составителей списков не включает в них необходимых пунктов, или оставляют их незавершёнными, что мешает спискам быть достаточно функциональными. Как только вы поймёте, что заносить в списки, всё станет гораздо проще; затем вам понадобится лишь способ управления ими.

Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к большой неудовлетворённости многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно изменяющийся порядок пунктов. Список – это только способ постоянного отслеживания всех пунктов активных обязательств, и возможность просмотреть их в любой момент.

Когда я говорю про "списки", я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трёх способов: (1) папка с отдельными бумажными заметками по пунктам одной категории; (2) реальный список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с возможностью вставки/удаления листов); или (3) список в компьютерной программе или в электронном помощнике, например в списке задач Microsoft Outlook или КПК с возможностью выбора категории и фильтрации по ней.

Организация напоминаний о действиях

Если вы опустошили корзинку входящих материалов, у вас, несомненно, появилось множество напоминаний о "Предстоящих делах", представляющих собой более чем двухминутные действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо ещё. Возможно, у вас будет от двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что нужно будет поместить в ваш ежедневник или в папку "Когда-нибудь/Может быть".

Вам следует рассортировать всё это по группам, что позволит выбирать из возможных вариантов того, что необходимо сделать, когда у вас будет время. Также вам необходимо решить как физически организовать эти группы наиболее подходящим способом, будут ли они в папках или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.

Действия, которые заносятся в Ежедневник

В контексте процесса организации, как я уже говорил, существует два основных вида действий: те, которые должны быть сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только вы сможете уделить им время, свободное от остальных привязанных к календарю действий. Календарные действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, "16:00-17:00 встретиться с Джимом"), так и к конкретному дню ("Позвонить Рашель во вторник, чтобы узнать, получила ли она предложение").

В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые сразу записали в Ежедневник, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в прохождении медицинского обследования, станет звонок и назначение встречи, что вы и сделали (так как на это действие понадобилось две минуты или меньше). Записать эту встречу в Ежедневник, как только вы о ней договорились, будет вполне здраво.

Ежедневник должен показывать только "грубый ландшафт", в контексте которого вы выполняете остальные ваши действия.

Однако, многие люди желают действовать, основываясь на старых привычках писать дневные "to-do"-списки, занося в ежедневник то, что они хотели бы сделать в следующий, скажем, понедельник, но, как правило, не успевают и переносят оставшиеся дела на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему Ежедневнику, как священной территории, отражающей чёткие границы ваших дневных дел, список которых можно в спешке просмотреть. Будет гораздо проще, если в нём будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Ежедневник будет выполнять должную роль в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажется в категории "как только будет возможно, после всего того, что я должен сделать".

Организация действий "Как только будет возможно" в контексте чего либо

За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа "как только я смогу" исходя из контекста необходимого для действия – контекстом может быть инструмент, место или человек, необходимые для его завершения. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список "За компьютером". Если для действия необходимо, чтобы вы были на выезде (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список "Поручения". Если следующим шагом будет разговор о чём-то один на один с вашим партнёром Эмили, поместите его в папку "Эмили" или в наиболее подходящий список.

Насколько разрозненными должны быть эти категории зависит от (1) того, за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто у вас меняется контекст, в пределах которого необходимо их выполнить.

Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка "Следующие Действия". Он может включать самые разнообразные заметки, такие как "Купить гвозди" и "Поговорить с боссом об изменении списка работников" и "Набросать идеи по внешней встрече". Однако если у вас пятьдесят или сто предстоящих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть; каждый раз, когда у вас появится немного времени, чтобы сделать что-то ещё, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Например, если возникнет короткий перерыв в конференции, во время которого можно было бы сделать несколько звонков, вам придётся искать пункты, связанные со звонками, среди большого не относящегося к делу списка. Когда вы решите уйти от разрозненных дел, вы, вероятно, захотите выбрать все свои поручения и составить ещё один список.

Такой способ организации обеспечивает ещё один фактор продуктивности, многократно увеличивающий вашу энергию, когда вы находитесь в определённом режиме работы. Если вы в "телефонном режиме", это помогает сделать много телефонных звонков – просто опустошите ваш список "Звонки". Когда вы работаете за компьютером, полезно сделать так много дел из списка "За компьютером", как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всём, что вам нужно, пока он или она в вашем распоряжении.

Наиболее общие категории напоминаний о действиях

Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:

 "Звонки";

 "За компьютером";

 "Поручения";

 "В офисе" (разнообразные);

 "Дома";

 "Повестки дня" (для людей и собраний);

 "Прочитать / Просмотреть".

"Звонки". Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете обработать их, когда у вас будет под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас окажется иметь один список для всех своих звонков: небольшие окна свободного времени, которые возникают, когда вы на выезде или в путешествии – может быть на перерыве или в ожидании самолёта – предоставляют отличную возможность поработать с вашим списком. Отдельный список "Звонков" помогает легко сосредоточиться и интуитивно выбрать лучший звонок для каждого момента времени.

Я полагаю, что вы найдёте время выписать номера телефонов для каждого пункта из своего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, позвонили бы, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.

"За компьютером". Если вы работаете за компьютером – особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас есть компьютер и на работе и дома – было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать во время работы за ним. Это позволит вам видеть всё, что вам нужно сделать на компьютере, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно набросать или отредактировать, и так далее.

Так как я много летаю, я даже создал список "on-line", отдельно от списка "За компьютером". Когда я нахожусь в самолёте, я не могу подключиться ни к интернет, ни к своему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново обдумывать, что я могу, а что не могу сделать из списка "За компьютером", теперь я точно знаю, что ни одно действие из него, не требует подключения к интернет, это освобождает мой разум для выбора, основанного на других критериях.

Внимательно думайте о том, где и как вы можете и не можете делать те или иные действия, и составляйте свои списки в соответствии с этим.

Если у вас есть компьютер только на работе, вам может не понадобиться отдельный список "За компьютером"; список "В Офисе" может включать эти действия, потому что офис – это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в свой список "Дома").

"Поручения". Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всём, что вам нужно сделать, когда вы "на выезде". Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и куда-то поехать, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как "Достать сертификаты из банковской ячейки", "Забрать картины в багетной мастерской" и "Купить петуньи в цветочном магазине" – все пойдут в этот список.

Этот список может быть не более чем постер где-то в вашем ежедневнике, или категорией "Поручения" раздела "Задачи" в вашем КПК.

Часто полезно иметь подсписки в категории "Поручения". Например, как только вы поймёте, что вам нужно что-то из магазина хозтоваров, возможно, вы захотите создать список "Магазин хозтоваров", и добавить к нему подсписок всех вещей, которые вам там нужны. На низкотехнологичном уровне вы могли бы создать бумажную наклейку "Магазин хозтоваров"; на высокотехнологичном – если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить "заметку" к "Магазину хозтоваров" и записать детали туда.

Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за гранью изощрённости.

Джон Гарднер

Так как я много езжу по главным районам города, у меня есть два списка "Поручений" – "Поручения–у дома" (где я живу) и "Поручения–где угодно", для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. "Т-образные разветвители для шланга" будут записаны в "Поручения–у дома", но "Купить носки к костюму" будут записаны в "Поручения–где угодно".

"В офисе". Если вы работаете в офисе, должны быть определённые вещи, которые вы можете сделать только там, при этом будет полезно иметь перед собой список этих дел – хотя, очевидно, если в офисе есть телефон и компьютер, а также у вас имеюся отдельные списки "Звонки" и "За компьютером", они так же будут вами использоваться. Я бы вносил в список "В офисе" всё то, что требует подключения к Интернет, например, напоминание загрузить большую программу из сети.

"Дома". Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. "Повесить новую картину", "Разобрать компакт-диски" и "Сменить одежду в гардеробе на зимнюю" – типичные дела для этого списка.

Если у вас дома есть кабинет, как у меня, всё, что может быть сделано только там, заносится в список "Дома". (Если вы работаете только дома и не посещаете другой офис, вам совсем не понадобится список "В офисе" – достаточно будет списка "Дома").

"Повестка дня". Несомненно вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий требуют общения с кем-то или должны быть вынесены на обсуждение собрания персонала, комитета или команды. Вы должны переговорить со своим партнёром по поводу идеи насчёт следующего года; вы хотите поговорить со своей супругой о её планах на весну; вам надо перепоручить своему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчётов о расходах на собрании персонала в понедельник.

Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки "Повестка дня".

Такие действия должны быть занесены в отдельные списки "Повестка дня" для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами для всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы добросовестны в определении всех своих последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трёх до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнёров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для своего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.

Если вы принимаете участие в регулярных совещаниях – совещаниях персонала, совещаниях по проекту, совещаниях правления или комитета, кого угодно – они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.

Часто вам потребуется текущий список вопросов, предназначенных для того человека, общение с которым запланировано на какой-то определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. После того, как он закончит рабочий день, возможно, вы заметите то, о чём захотите с ним поговорить, и вам потребуется, чтобы этот список, когда он понадобится, был под рукой.

Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволять легко добавлять "Повестки дня" по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставка страницы в раздел "Повестки дня" в ежедневник на открывающихся кольцах займёт только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категорию "Повестки дня" вашего КПК.

"Прочитать/Просмотреть". Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет чтение. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберёте те из них, которые можно просто быстро просмотреть, перенаправить или заполнить.

Материалы для прочтения, которые, по вашему мнению, отнимут более двух минут, лучше хранить в отдельной стопке, помеченной "Прочитать/Просмотреть". По моей классификации это тоже "список", но который наиболее эффективно хранить в виде сгруппированых документов и журналов в лотке и/или переносной папке.

У многих людей список "Прочитать/Просмотреть" просто огромен. Именно поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Что может быть само по себе достаточно пугающим, так это вещи действительно вышедшие из-под контроля – психологически давящее количество, когда рамки этой категории чётко не определены. Первоначальный осмотр, как минимум, поможет вашему осознанию этих границ, и если у вас, как и у большинства людей, есть свой механизм саморегуляции, он поможет вам более чётко определить, что вы хотите сохранить, а от чего вам просто нужно избавиться.

Те, кто хуже всего используют своё время, первыми жалуются, что его не хватает.

Жан де Лабрюйер

Практично иметь под рукой материал для чтения, когда вы идёте на встречу, которая может начаться с опозданием, на семинар, если там будет "окно" времени, когда ничего не происходит, или к стоматологу, где возможно придётся сидеть в очереди. Всё это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, кто не организовал материал "Прочитать/Просмотреть" выбрасывают кучу времени, так как жизнь полна маленьких "окон" свободного времени, которые можно заполнить чтением.

Организация "Ожидающих"

Подобно напоминаниям о том, что нужно сделать вам, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время, или что должно быть сделано кем-то другим, тоже следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом выполнения задачи, наиболее часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди. Примерами этих задач могут быть такие, как заказ билетов в театр, доставка сканера в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, а только о том, что вы ждёте и от кого. Ваша роль – просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять как продвигается дело или нет.

Возможно, вы сочтёте наилучшим держать список "Ожидающих" поблизости, также как и свои напоминания о "Следующих Действиях". До того, как проект завершится, ответственность за следующий шаг может многократно меняться. Например, вам нужно сделать звонок поставщику, чтобы сделать запрос коммерческого предложения по выполнению части работы (в списке "Звонки"). Сделав звонок, вы ждёте, когда продавец с вами свяжется по поводу готовности предложения (заносим в список "Ожидание"). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (кладём его в стопку "Прочитать/Просмотреть"). Когда вы с ним ознакомитесь, вы вышлете его своему боссу для одобрения (теперь оно опять в списке "Ожидание") и так далее.^*

^*Электронные списки (такие как на КПК) или листы в отдельных папках имеют преимущество по сравнению со списком на листе бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в другую по мере изменений, и вам не нужно каждый раз что-нибудь переписывать.

У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список "Ожидание" – это полный список того, что вас заботит, но что должны сделать другие люди.

Использование первичного материала в качестве своего собственного напоминания о действии

Наиболее эффективный путь отслеживания напоминаний для своих действий – это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Первичное напоминание, сделанное, например, на полях доклада во время конференции, когда вы его обработаете, вам больше не понадобится. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете случайно выбросить их, когда вы завершите какие-нибудь проекты и действия, связанные с этими заметками. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, с которой им всё ещё нужно "что-нибудь делать", это не самый эффективный путь управления напоминаниями, заключёнными в этих записях.

Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие материалы могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями о необходимых действиях, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.

Организация бумажной работы

Некоторые вещи являются лучшими напоминаниями о самих себе.

Для категории "Прочитать/Просмотреть" наиболее общим примером служат статьи, публикации и документы. Очевидно, что будет нелепо писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину "Прочитать/Просмотреть".

Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить их в папке или корзинке с названием "Счета к оплате" (или с более общим названием "Финансовые вопросы"). Точно также, отчётность по расходам должна или сразу обрабатываться, или сохраняться в своей собственной папке "Отчётность для обработки".^*

^*Этот подход может быть, однако, опасен, если вы не положите перед собой свои "Счета к оплате" или "Отчётность для обработки" в нужной последовательности. Простого сбора и хранения их вместе не достаточно, чтобы выкинуть их из головы – вы также должны их внимательно просматривать.

Специфика вашей работы, входящих и вашего рабочего места может оказаться такой, что более эффективно будет организовать в качестве некоторых категорий сами исходные документы. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело с многочисленными заявками, заполненными в стандартной форме, и, в этом случае, корзинка или файл, содержащий только такие документы, требующие действий – наилучший путь управления ими.

Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке – это широкое поле исследования для логистики. Нужно ли вам использовать эти напоминания где-то ещё, кроме как за вашим рабочим столом? Если да, то нужно продумать портативность этих материалов. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда работу с напоминаниями по ней лучше вести только за вашим рабочим местом.

Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть визуально в разных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие по заявке – звонок, то она должна быть отнесена в группу "Звонки"; если следующее действие – это проверка информации и внесение в компьютер, нужно отнести её к категории "За компьютером". По моему мнению, наибольший вред эффективности многим известным мне системам документооборота, наносит то, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся в единственном лотке, даже если по каждому из них нужны разные действия. По одной заявке необходимо сделать звонок, по другой – просмотреть данные, по третьей – подождать, когда появится нужная информация – но все они собраны вместе. Такая систематизация может привести в замешательство, потому что все предстоящие решения относятся к уровню конкретных следующих действий.

Моя личная система очень портативна, почти всё хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой "Прочитать/Просмотреть" и с другой, озаглавленной "Входящие Данные". В последнюю я кладу всё, что требует в качестве следующего действия простого внесения в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в свою базу "Цитат", статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в подпункты категории "Путешествия – Города" и т.д.).

Организация работы с электронной почтой

Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий – часто сама наилучшее напоминание для самой себя. Это скорее всего так, если вы получаете много электронных писем, и тратите массу рабочего времени на работу с программой электронной почты. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в этой программе вместо того, чтобы выписывать действия по письмам в списки.

Многие мои клиенты обнаружили, что в почтовом клиенте полезно создать две или три отдельные папки. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для справочных или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения, требующие действий, отдельно от "входящих" (где большинство людей их предпочитает хранить).

Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займёт более чем две минуты (опять же, вы должны будете без промедления разделаться со многими письмами, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться со спец.символа или буквы, чтобы она (1) отличалась от папок справочной информации и (2) находилась сверху относительно других папок в программе. В программах от Microsoft используйте знак "@", а от Lotus – дефис ("-"). В результате ваша папка "@Действия" будет содержать те электронные письма, по которыми нужно будет что-то сделать.

Дальше вы можете создать папку "@Ожидающие", которая окажется рядом с папкой "@Действия". Затем, если вам приходит письмо, указывающее, что кто-то собирается что-то сделать, что вам надо отследить, вы можете перетащить его в папку "@Ожидающие". В ней также могут храниться напоминания о том, что вы поручили кому-либо с помощью электронной почты: когда вы пересылаете что-то, или используете электронную почту, чтобы сделать запрос или поручить задание, просто сохраните копию в папку "@Ожидающие”.*

^*  Microsoft Outlook позволяет пользователям копировать или перемещать письма электронной почты прямо в папку задач, с одновременной конвертацией их в задачи. Если затем организовать их в соответствии с рекомендованными мной категориями, то это будет точно также хорошо работать.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют сохранить копию электронной почты после отправки в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки "Send and File"). Другие (например, Outlook) автоматически при отправке сохраняют её в универсальной папке "Sent Mail". В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет отправка этого же письма с поручением самому себе (с помощью полей "сс" или "bcc") и затем перетаскивание пришедшей копии в папку "@Ожидающие". (Относительно просто настроить MS Outlook так, чтобы он автоматически перемещал письма после получения, содержащие в полях и отправителя, и 'СС' ваше имя, в определённую вами папку).

Опустошение папки входящей электронной почты

Метод, описанный выше, даёт вам возможность опустошить свою папку входящих электронных писем, что является большим подспорьем в обеспечении ясности и контроле вашей ежедневной работы. Пока ваша папка входящей почты заполнена, исправьте название папки "Входящие" на "Входящие*", так чтобы папка подобно автоответчику, который мигает лампочкой, показывая, что в нём имеются сообщения, сама за себя говорила вам о том, что нужно её опустошить. Большинство людей использует папку "Входящие" электронной почты как место для хранения нерешённых вопросов и справочной информации, такая практика быстро "затуманит" ваш мозг, так как вы будете вынуждены каждый раз заново оценивать содержимое папки, заглянув в неё.

Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается на одной странице экрана, хранение всей входящей почты в одном месте может быть разумно функциональным подходом, но с объёмами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.

Требуется гораздо меньше энергии на то, чтобы хранить ноль входящих в электронном ящике, чем тысячу.

Опустошение всех входящих ещё не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ всё, что хотели, РАЗЛОЖИЛИ всё, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ всё, что требует меньше двух минут, и перенесли в папки напоминаний все вещи, выполнение которых вы ожидаете, или с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть папку "@Действия" и просмотреть те электронные письма, на работу по которым вы решили потратить какое-то время. Разве это не легче, чем продираться через множество экранов с сообщениями, опасаясь упустить что-нибудь критически важное.

Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях

Очевидно, что размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения опасно. Первостепенная функция организационной системы состоит в том, чтобы снабжать вас напоминаниями таким образом, чтобы вы видели их тогда, когда вам нужно увидеть их, так чтобы вы могли всегда доверять своему выбору относительно того, что следует делать (или не делать). Перед тем, как вы окончательно покинете свой офис, необходимо индивидуально просмотреть все электронные письма, по которым требуются дальнейшие действия, так же как и свои списки "Звонки" или "За компьютером". Папка "@Действия" – это, по сути, расширение вашей категории "За компьютером", и должна обрабатываться точно таким же образом. Ваша бумажная категория "Предстоящих дел" должна расцениваться вами точно также как список, если бумажные материалы используются в качестве единственных ваших напоминаний.

Хранение напоминаний о действиях сразу в нескольких местах: в папке, в списках, и/или в системе электронной почты отлично подходит, но только до тех пор, пока вы в равной степени и достаточно часто просматриваете все источники напоминаний, которым вы их вверили. Вы же не хотите иметь напоминания запрятанными где-то в тайниках вашей системы, тогда как их назначение – вовремя напоминать вам о делах.

Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с действительно "ненагруженной" головой, вам нужно знать, где находятся все пункты, требующие действий, что они из себя представляют и то, что они могут подождать. И вам нужно узнать это за несколько секунд, а не дней.

Организация проектных напоминаний

Создание и поддержание одного списка всех проектов (то есть всех обязательств или желаемых результатов, для которых потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую вам создать список "Проекты" для начала в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка следующих действий: это может быть категория в компьютерном органайзере, съёмная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами, озаглавленная "Проекты", в которой будет или их список или отдельные листы для каждого проекта.

Список (списки) "Проекты"

Список "Проекты" не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортировки по приоритетам, размеру или срочности – это просто исчерпывающий список ваших "открытых вопросов". Вы не будете ежедневно работать со списком "Проекты"; главным образом вы будете работать со списками действий и другими внезапно возникающими заданиями, которые потребуют вашего внимания. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только очередное действие, которое требуется для его выполнения.

Полные и соответствующие действительности списки "Проекты" – это главный тактический инструмент, который ведёт вас к вершинам менеджмента.

Настоящая ценность списка "Проекты" состоит в возможности обеспечения полного обзора (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваше чувство, что ситуация под контролем. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда бы не оказалось целесообразным оценить объём работ.

Один список или несколько?

Большинство людей считает, что иметь один список лучше, потому что в нём отражается всё, в отличие от нескольких списков. Система организации просто обеспечивает напоминания о всех открытых вопросах и возможностях, так что вы сможете в любой момент более легко и интуитивно принимать стратегические решения.

На самом деле не важно, сколько у вас списков проектов, но только до тех пор, пока вы просматриваете их все сразу. Большинству это можно делать единожды во время Еженедельного Обзора.

Несколько обычных способов сортировки проектов

Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список "Проекты". Рассмотрим их по очереди.

Личные / Профессиональные. Многим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что "Личный" список должен просматриваться так же тщательно, как и "Профессиональный", и не лежать до выходных. Многие личные задачи требуют действий на неделе, так же как и все остальные. И часто профессионалы испытывают большое давление со стороны невыполненных личных дел, которым они позволяют простаивать.

Перепорученные проекты. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые были перепоручены другим людям. Вы, конечно, могли бы занести напоминания в список "Ожидающие", но лучше создать список "Проекты – Перепорученные", чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что всё идет правильно.

Специфические типы проектов. Некоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки "Проектов". Например, у меня есть отдельная категория "Проекты – Лекции", хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я должен буду провести. Эти события – "проекты" подобно остальным, по которым мне необходимо только следить за тем, чтобы они вовремя продвигались и выполнялись. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как они идут в моём Ежедневнике, но отдельно от остальных проектов.

Если вы агент по недвижимости, или продаете консультационные услуги, или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, вы найдёте полезным сразу видеть весь набор "начатых переговоров по продажам". Это может быть отдельный список в ежедневнике, названный "Клиентские проекты в разработке" или, если у вас уже есть папки с файлами для каждого такого проекта, может быть будет достаточно сгруппировать их все в одном отделении шкафа поблизости от себя. Просто поймите, что этот подход будет работать, только если он будет обеспечивать вас полным набором тех ситуаций, которые требуют ваших действий, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие свои проекты, поддерживая их актуальность и осознанность.

Как насчёт подпроектов?

Некоторые проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых теоретически мог бы рассматриваться как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как "Завершить оформление ландшафта", "Обновить кухню", "Поменять электропроводку" и так далее, и каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Создадите ли Вы одну запись в разделе "Проектов" для всего этого — скажем, "Закончить обновление нового дома" — или запишете все подпроекты отдельными пунктами?

На самом деле, это не важно до тех пор, пока вы просматриваете все составляющие проекта настолько часто, насколько вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакие внешние инструменты или организационные форматы не смогут в совершенстве отсортировать все ваши проекты одновременно и по горизонтали и по вертикали; вы каким-то способом должны быть в курсе абсолютно всего (например, с помощью Еженедельного Обзора). Если вы работаете над одним из больших проектов своего списка "Проекты", то вам следует использовать список подпроектов и/или сам проектный план как "сопутствующие материалы проекта", которые вы сможете просматривать как только дойдёте до названия этого большого проекта. Я бы рекомендовал действовать таким способом, если большие части проекта зависят от остальных, которые должны быть сделаны в первую очередь. Такой сценарий предполагает наличие у вас подпроектов, находящихся в ожидании до того момента, когда другие вещи будут завершены. Например, возможно, вы не сможете начать "Обновлять кухню", пока вы не закончите "Менять электропроводку". Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом "Завершение оформления ландшафта", который не зависит от других подпроектов. Следовательно, вам следовало бы сделать следующим действием "Замену электропроводки" и "Завершение оформления ландшафта".

Не будьте очень скрупулёзны в выборе лучшего способа. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить свои Большие проекты в список "Проекты", и держать подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в Еженедельный Обзор. Если вам такой порядок кажется не совсем правильным, попробуйте заносить активные и независимые подпроекты в качестве отдельных записей своего главного списка "Проекты".

Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.

Не существует совершенной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, если они имеют составные части, то где можно найти напоминания о них.

Сопутствующие материалы проекта

Сопутствующие материалы проекта – это вовсе не действия и не напоминания о проекте. Это ресурсы поддержки действий и обдумывания ваших проектов.

Не используйте сопутствующие материалы для напоминания. Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что список следующих действий и список "Ожидающих" у проекта обычно не определены, а это создаёт отталкивающую ауру, которая не способствует действиям по проекту. Когда Вы окажетесь в запарке повседневных дел, такие папки – это последняя вещь, которую вы захотите взять в руки для того, чтобы определиться с действиями по этим проектам. Они не сообщают вам о предстоящих действиях, а просто создают дополнительное беспокойство.

Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в список "Проекты" в качестве напоминания, что имеется результат, которого нужно достичь. Затем следующие действия и "Ожидающие" нужно положить на свои места, в списки напоминаний. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.

Повторим, что вы не должны использовать сопутствующие материалы в качестве основных напоминаний того, что нужно сделать – для этого предназначен список действий. Однако, если сопутствующие материалы содержат кроме архивной и справочной информации планы проекта и обзоры, возможно, вы захотите держать их в несколько более доступном месте, чем обычные справочные материалы, хранящиеся в шкафу. Шкаф отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы достаёте их время от времени, делая Еженедельный Обзор. Если же вы ими пользуетесь чаще, то лучше хранить их в специально выделенном месте, например, в лотке "Предстоящих дел" у себя на столе или в секретере.

Возвращаясь к примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка "Новый дом", содержащая все планы, заметки и детали по ландшафту, кухне и электропроводке. При Еженедельном Обзоре, когда вы дошли бы до "Закончить обновление нового дома" в своём списке "Проекты", вы достали бы папку "Новый дом" и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили ни одного запланированного следующего действия. Обнаруженные же действия можно сделать, перепоручить или внести в список действий, а папку убрать на место, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего Еженедельного Обзора.

Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создавать папки для клиентов и/или использовать контактно-управленческое программное обеспечение, такое как "Act!", чтобы "управлять учётной записью" клиента. Проблема здесь в том, что некоторые материалы – это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, а некоторые из материалов требуют действий и должны отслеживаться для развития взаимоотношений с клиентом. Последние могли бы быть более эффективно организованы с помощью списков действий. Обычная информация о клиенте может храниться в папках общей информации или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! из-за единственной полезной функции, которая позволяет мне связать общую информацию о компании и важные взаимодействия с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание об этом нигде, кроме как в списке "Звонки".

Организация обдумывания проектов "по ходу дел"

В главе 3 я предположил, что у вас часто будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться обязательными следующими действиями. Эти идеи попадут в широкую категорию "сопутствующие материалы проекта", например, что-то, что вы хотите сделать в следующий отпуск, или пояснение некоторых важных компонентов проектного плана. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете относящуюся к делу статью. Что вы делаете с этим материалом?

Нет необходимости терять идею по проекту, теме или пункту, когда бы она вам ни пришла.

Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проектов или сами вопросы по проектам, как вы можете добавить информацию к ним в выбранном формате, и где вы можете хранить более расширенную информацию, связанную с ними. У большинства профессионалов будет несколько вариантов обработки сопутствующих материалов, включая прикрепление заметок к списку, организацию хранения информации в электронной почте и/или базах данных, и ведение бумажных листов и заметок в блокноте.

Прикреплённые заметки. Большинство компьютерных программ по организации позволяет прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если вы храните список "Проекты" в такой программе, то вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть "заметку" к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь отловить все мысли по проекту, которые я называю мыслями "на обратной стороне конверта". Если ваш список "Проекты" бумажный, вы можете прикрепить наклейку-постер рядом с соответствующим пунктом в своём главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, когда вы будете просматривать проект, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, чтобы её использовать.

Электронная почта и базы данных. Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в выделенной папке (просто следуйте инструкциям раздела "Организация работы с электронной почтой", только назовите папку не "@Действия", а, например, "@Проекты"). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас её ещё нет, для организации своих мыслей по проектам или вопросам. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного использования в локальной сети.^* Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Хорошо бы иметь возможность копирования и вставки со страничек Интернет или из электронной почты в запись, где можно печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологии и инструменты, которые у вас уже есть – просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чём-нибудь навроде Palm'а, который может обеспечить достаточную функциональность для записи мыслей "на обратной стороне конверта".

^* Многие пользователи Lotus Notes даже не подозревают, что они могут делать это, но, фактически, это один из самых сильных плюсов программы. Если она у вас есть, осведомитесь у IT специалиста, имеется ли у вас необходимый доступ для этого, и попросите его показать, как работать с программой.

Бумажные файлы. Отдельная папка с файлами, посвящённая каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы. Это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша для системы хранения справочной информации на широкую тематику. Она позволяет комфортно создать папку для хранения разрозненных заметок со встречи.

Страницы в блокноте. Большое преимущество бумажных ежедневников с возможностью добавления/удаления листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц для каждого проекта. Годами я использовал блокнот средних размеров для списка "Проекты" в начале и "Поддержка проектов" в конце, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моём списке.

При организации обдумывания проектов, каждый из описанных выше методов может быть эффективным. Надо лишь постоянно следить за действиями по проекту, которые исходят из ваших заметок, и просматривать их настолько часто, насколько вы считаете необходимым исходя из природы самого проекта.

Вам также следует расчищать свои заметки, когда они станут ненужными или неактуальными, чтобы защитить систему от вируса "устаревания". Я обнаружил, что отлавливание мыслей "по ходу дел" приносит большую пользу, так как помогает процессу обдумывания, несмотря на то, что только небольшое их количество оказывается актуальным и доводится до конца. Но я стараюсь не позволять старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, когда на самом деле это не так.

Организация данных, не связанных с действием

Интересно, что одна из самых больших проблем в большинстве персональных систем управления, это то, что они смешивают вещи, требующие действий, с большим количеством данных и материалов, которые тоже имеют ценность, но с действиями не связаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными – также важно, как управление действиями и проектными напоминаниями. Когда управление "тем, что не связано с действиями" неправильно, это стопорит весь процесс.

"То, что не связано с действиями", попадает в две большие категории: справочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.

Справочные материалы

Обычно большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь – это справочные материалы. Они не требуют действий, но это та информация, которую вы по разным причинам захотите хранить. Ваша главная задача – решить, какой объём этой информации необходимо хранить, сколько места для этого выделить, в какой форме она должна храниться и где. Сколько хранить информации и как – это обычно выбор, основанный или на правилах в организации, или на личных предпочтениях. Беспокоиться о том, сколько хранить справочных материалов, нужно только тогда, когда в системе оказывается слишком много или же слишком мало информации, и вам надо менять систему.

Проблема для большинства людей в том, что вся их гора материалов – это по прежнему "гора материалов" – они ещё не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймёте, что есть что, справочная информация больше не будет вас беспокоить, так как с ней не будет связано никаких несделанных дел. Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените нашу методику управления действиями, вы можете стать Плюшкиным до такой степени, насколько вам позволит свободное место (физическое или цифровое). Когда я увеличил размер жёсткого диска в своём компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. И что радует, так это то, что увеличение объёма справочной информации не оказало на меня никакого психологического давления.

Разнообразие справочных систем

Существует множество способов организации справочных материалов и много инструментов для этого. Далее мы рассмотрим наиболее распространённые из них.

 Единая справочная система – на бумаге или электронно;

 Заполнение на основе Больших категорий;

 Картотека и менеджеры контактов;

 Библиотеки и архивы.

Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой с лёгким поиском по ней – а не напоминаниями о действиях, проектах и приоритетах.

Единая справочная система. Как я уже говорил, хорошая система хранения данных важна для организации и обработки ваших входящих материалов. Она должна справляться с большим объёмом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания "входящих". Необходимо, чтобы вам легко было сохранять любую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже. Ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, и находиться всегда под рукой на вашем рабочем месте. Если вы ещё не организовали её таким образом, вернитесь к главе 4.

Большинство людей в итоге набирает примерно 200–400 бумажных папок справочной информации и 30–100 папок в программе электронной почты.

Заполнение на основе Больших категорий. Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 шкафа для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария – это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.

Помните, что если категория информации имеет сопутствующие материалы, которые могут быть также отнесены к другим категориям, перед вами может встать дилемма, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о живых изгородях и хотите ее сохранить, отправится ли она в ваш ящик "Сад" или в общую систему с другой информацией по дому? Пользуйтесь общим правилом – лучше положить в единую справочную систему, за исключением очень ограниченного количества строго определённых вопросов.

Картотека и контактные менеджеры. У вас будет достаточно много информации, непосредственно связанной с людьми, которую надо будет хранить. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода – домашними и рабочими телефонами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. Кроме того, вы может быть захотите иметь информацию о днях рождения, именах друзей и членов их семей, хобби, любимых винах, еде и т.д. Что касается профессиональной направленности, вы можете захотеть следить за датами наёма на работу, отчётами о работе, достижениями и целями и за другой подобной информацией.

Секция телефон/адрес, пожалуй, самая используемая (наравне с календарём) в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет. Каждый должен хранить телефонные номера. Отметим, что это простой пример чисто справочного материала. От вас не требуется никаких действий – это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.

Так что нет большой тайны в том, как организовать её для ваших индивидуальных нужд, не затрагивая логистику. Опять же, единственная возникающая здесь проблема связана с тем, что люди стараются использовать свою Картотеку как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не срабатывает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и занесены в список действий, телефоны и адреса больше не играют никакой роли, кроме как нейтральной адресной книги.

Единственный вопрос теперь в том, какой объём информации вам нужно хранить, где и с помощью какого оборудования вам необходимо её сохранять, чтобы потом иметь к ней лёгкий доступ. Ничто не совершенно в этом отношении, но так как небольшие цифровые инструменты сейчас всё легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить всегда под рукой больше информации, прикладывая столько же или даже меньше усилий.

Библиотеки и архивы: Личные уровни. Информация, которая может быть полезна, располагается на разных уровнях. Возможно, вы найдёте много чего, если копнёте достаточно глубоко. Ответ на вопрос какой объём информации хранить, как близко и в какой форме будет постоянно меняться, подстраиваясь под ваши нужды и требования к уровню комфорта. В зависимости от вашей личной организации и продуктивности, эти вопросы не являются центральными, но это так только до тех пор, пока все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы регулярно работаете. Справочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для сбора и сохранения в доступном месте в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.

Если материал чисто справочный, то единственный вопрос состоит в том, стоит ли он времени и места, необходимого для его сохранения.

Некоторая степень логичности всегда делает вещи проще. Что вам нужно иметь рядом постоянно? Это следует отправить в ежедневник или КПК, который всегда с вами. Что вам нужно для встреч или событий вне офиса? Это отправляем в портфель или сумку. Что вам может понадобиться, когда вы работаете в офисе? Это положим в личную систему хранения или разместим на компьютере локальной сети. А как насчёт редко используемых материалов, связанных с работой? Необходимую информацию можно хранить в архивах в отдельных файлах или даже в отдельных хранилищах где-нибудь подальше обычного. Что насчёт информации, хранящейся в Интернет? Вам не нужно делать что-либо с ней, если только она вам не понадобится, когда вы будете отключены от Интернет, в этом случае следует заранее распечатать необходимые данные, чтобы всегда иметь возможность взять их с собой.

Вы видите, что вся эта личная организация справочных материалов – это всего лишь вопрос логики. Разделение того, что можно сделать, от того, что нельзя – это ключ к успеху в этой области. Как только вы справитесь с этим, у вас появится полная свобода в управлении и организации такого количества справочных материалов, какое вы захотите. Это ваш личный выбор, который должен базироваться на соотношении ценности информации ко времени и усилиям, необходимым для её хранения и поддержки.

Когда-нибудь/Может быть

Последнее, с чем мы сталкиваемся в организационной системе – это как следить за тем, что вы можете захотеть заново оценить в будущем. Это может быть путешествие, намеченное на неопределённое будущее, книга, которую планируется при случае прочитать, проекты, которыми вы хотите заняться в следующем году, навыки и таланты, которые вы хотите развить. Для полной реализации нашей модели вам понадобится раздел "Второстепенное" или "На хранении" .

Когда-нибудь/может быть – это не бросовый материал. Вполне вероятно, что он может оказаться самым интересным и креативным из того, чем вы когда-либо занимались.

Имеется несколько путей сохранения вещей для более позднего просмотра. Все они работают так, чтобы выбросить их из вашей головы, пока они вам не понадобятся. Вы можете занести их в разные версии списков "Когда-нибудь/Может быть", или поместить их в свой ежедневник, или в систему "напоминаний" на основе бумажных материалов.

Список "Когда-нибудь/Может быть"

Вполне возможно, что когда вы будете разбирать всё, что накопилось в вашей "оперативной памяти", вы столкнётесь с тем, что вы не уверены, хотите ли это делать. "Выучить испанский", "Купить Марси лошадь", "Забраться на гору в Вашингтоне", "Построить гостевой коттедж" – вот типичные проекты, которые попадут в эту категорию.

Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую завести список "Когда-нибудь/Может быть", независимо от того, какую систему организации вы используете. Затем пополняйте этот список подобными проектами, и, возможно, вы увидите, что этот список сам по себе, и его пополнение станут причиной появления творческих идей всех видов.

Вы можете быть удивлены, обнаружив, что кое-что из того, что вы заносите в список, действительно исполнится почти без всяких усилий с вашей стороны. Если вы сознаёте силу воображения для стимуляции изменений восприятия и исполнения, то легко заметите как список "Когда-нибудь/Может быть" может привнести много удивительных приключений в вашу жизнь и работу. Мы, вероятнее всего, воспользуемся возникшей возможностью, если мы заранее определили, что намереваемся это сделать. Из моего личного опыта: обучение игре на флейте и хождению под парусом – всё это началось для меня с этой категории. Кроме ваших входящих, имеется ещё два богатых источника для списка "Когда-нибудь/Может быть": ваше творческое воображение и список текущих проектов.

Делайте инвентаризацию своих креативных мечтаний. Что вы действительно хотите сделать, когда у вас будет время, деньги и желание? Напишите это в своём списке "Когда-нибудь/Может быть". Список типичных категорий включает:

 Что-то заиметь или построить у себя дома;

 Хобби, которыми хотите заняться;

 Навыки, которым хотите научиться;

 Творческое самовыражение;

 Покупка одежды и аксессуаров;

 Покупка игрушек;

 Путешествия;

 Вступление в организации;

 Благотворительность;

 Хочется увидеть или сделать.

Переоценка текущих проектов. Теперь пора проверить свой список "Проекты" с более критичной точки зрения и решить, можно ли перенести некоторые из дел в список "Когда-нибудь/Может быть". Если вы понимаете, что каким-то проектом вы займётесь только в следующие месяцы или позже, перенесите его в этот список.

Что в вашей власти сделать, то в вашей власти и не сделать.

Аристотель

Специальные категории "Когда-нибудь/Может быть"

Скорее всего, вы имеете собственные интересы, для которых нужно многое планировать и делать. Довольно весело собирать их в списки. Например:

 Еда – рецепты, меню, рестораны, вина;

 Дети – что вы хотите сделать вместе с ними;

 Книги для чтения;

 СD для покупки;

 Видео для покупки/просмотра в прокате;

 Культурные мероприятия – посетить;

 Идеи о подарках;

 Идеи по саду;

 Интернет-сайты для просмотра;

 Путешествия на выходные;

 Идеи встреч;

 Идеи вечеринок;

 Идеи – разное (означает, что вы не знаете, в какой список их включить).

Списки "Когда-нибудь/Может быть" могут пересекаться со справочной системой. В справочной системе эта информация будет храниться из-за того, что вы захотите собрать и пополнять списки хороших вин, ресторанов или книг; а в списке "Когда-нибудь/Может быть" – потому что вы можете захотеть просматривать эти списки регулярно, чтобы напомнить себе попробовать что-то из этого списка в какой-то конкретной ситуации.

В любом случае, это ещё одна отличная причина иметь систему организации, которая упрощает путь к исполнению того, что имеет для вас ценность и привнесёт разнообразие и интерес в вашу жизнь – не запутывая разум и рабочее пространство нерешёнными, незаконченными делами.

Опасность папок "Хранение и просмотр"

Многие создают папки "Хранение и просмотр" (или целый ящик), которые не очень подходят к категории "Когда-нибудь/Может быть". Они говорят себе: "Когда у меня будет время, я просмотрю это" – и папка "Хранение и просмотр" кажется подходящим местом для этого. Я не рекомендую такой вид подсистемы, потому что в каждом случае, с которым я сталкивался, клиенты "хранили", но не "просматривали", что приводило к появлению отрицательных эмоций по этому поводу. Ценность категории "Когда-нибудь/Может быть" пропадает, если вы периодически не возвращаетесь к ней.

Также существует большая разница между тем, что хорошо управляется, например, списком "Когда-нибудь/Может быть", и просто местом для хранения "Всякой всячины". Обычно большинство этого хлама нужно выбросить, что-то отправить в "Прочитать/Просмотреть", что-то хранить в качестве справочной информации, что-то занести в ежедневник или в список "напоминаний" (будет далее), чтобы просмотреть через месяц или в начале следующего квартала, и только по некоторым можно выполнить какое-то действие. Много раз после разбора чьих-то ящиков или файлов "Хранение и просмотр", я видел, что в них ничего не оставалось!

Использование Ежедневника для будущих действий

Ваш Ежедневник может быть очень удобным местом для хранения напоминаний о том, что вы можете захотеть сделать в будущем. Большинство людей, с которыми я работал, не пользовалось удобством ежедневника так, как могло бы; иначе они занесли бы туда гораздо больше вещей.

Одна из трёх целей использования ежедневника – это хранение информации конкретного дня. Эта категория может включать множество вещей, но один из продвинутых путей использования этой функции – вносить туда то, что вы хотите выбросить в данный момент из головы и вернуться к этому позже. Вот те немногие пункты из несметного количества возможных вещей, которые вы можете включить туда:

 Напоминания о начале проектов;

 События, в которых вы хотели бы принять участие;

 Катализаторы решений.

Напоминания о начале проектов. Если у вас есть проект, о котором вам не нужно думать сейчас, но который заслуживает внимания в какой-то момент в будущем, вы можете выбрать подходящую дату и поставить напоминание о проекте в своём ежедневнике на этот день (и/или время). Когда он наступит, вы увидите напоминание и добавите пункт в список активных проектов "Проекты". Вот типичные кандидаты для этого:

 Особые события с чётко определённым временем начала (например начало разработки нового продукта);

 Регулярные события, к которым вам нужно подготовиться, например, просмотр бюджета, ежегодные конференции, планирование событий или съездов (решите, когда вам нужно добавить "ежегодную конференцию по продажам" следующего года в список "Проекты");

 Важные даты значимых для вас людей, относительно которых вы хотите что-то сделать (дни рождения, юбилеи, праздники и т.д.).

События, в которых вы хотели бы принять участие. Наверное, вы постоянно получаете напоминания о семинарах, конференциях, социальных и культурных событиях, на которые вы может быть захотели бы сходить, но решить прямо сейчас не можете. Добавьте напоминание в ежедневник на конкретную дату или время, когда вы предположительно сможете дать точный ответ. Вот пример записей, которые вы могли бы сделать для себя на будущее:

"Завтра завтрак в обществе предпринимателей?"

"Сегодня начало продаж билетов на сезон Тигров."

"Специальное предложение по Австралии сегодня в 20:00."

"Барбекю в церкви в следующую субботу."

Если вы только что вспомнили нечто похожее, внесите напоминания в свою систему прямо сейчас.

Катализаторы решений. Бывает вам нужно принять важное решение, которое вы не можете (или не хотите) принять сразу. Всё в порядке, если вы решили, что для решения вам нужна дополнительная информация, которая должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (т.е. вам нужно дать время для работы своего подсознания).

В порядке вещей, если вы решите не решать – но только в том случае, если у вас есть система для этого.

(Очевидно, что внешние дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны происходить из списка "Следующих действий" или "Ожидающие"). Чтобы комфортно откладывать принятие решений, вам лучше иметь подстраховку, которой вы можете доверять, чтобы не забыть вернуться к принятию решений в будущем. Напоминания в ежедневнике могут вам в этом помочь.^*

^* Если вы используете в качестве ежедневника групповой календарь, то нужно разделить виды напоминаний. В электронных календарях обычно есть категория "личное", как раз её можно использовать для заметок, которые никто кроме вас не должен видеть.

Вот некоторые типичные области этой категории:

 Нанять/уволить;

 Объединить/Потребовать/Продать/Отказать;

 Поменять работу/карьеру.

Это слишком сложный вопрос, чтобы посвящать ему столь мало места, я знаю, но спросите себя: "Есть ли у меня необходимость принятия трудного решения, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нём на некоторое время?". Если есть, поставьте напоминание в ежедневнике.

"Напоминатель"

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем – это использование "Напоминателя".^* Это трёхмерная версия календаря, которая позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить – не сейчас, а в будущем. Он может быть очень функциональным, позволяя вам создать свою собственную почту и "высылать" письма самому себе в назначенный день. Я использую напоминатель годами и не могу себе представить, как без него обойтись.

^* Также можно назвать этот раздел "Приостановленное", "Перенесённое" или "Отодвинутое".

По существу напоминатель – это просто папка с файлами, которая позволяет "автоматически" в определённый вами день в будущем добавлять в ваши "Входящие" какое-то напоминание.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/неё есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:

 "Вручи мне эту повестку дня в то утро, когда у меня будет встреча";

 "Верни мне это в понедельник для повторного обдумывания, так как это понадобится на встрече в среду";

 "Напомни мне о поездке в Гонконг через две недели, и мы спланируем её".

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и просматривать в папке напоминателя раздел текущей даты.

Даже если вы можете (и, наверное, должны) привлекать в помощь персонал, я рекомендую, создать свой напоминатель. Он может выполнять много полезных функций, как минимум некоторые из них вы можете использовать в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую напоминатель для управления покупкой билетов для путешествий и подтверждений брони; для бумажных указаний по путешествиям, распорядкам дня и картам; для напоминаний о событиях, которые приходят по почте; для пересмотра решений по поводу возможных покупок и т.д.

Хочу подчеркнуть, что работа с напоминателем требует только несколько секунд в день, а отдача будет значительно больше, чем вложенные усилия.

Настройка напоминателя. Вам понадобится 43 раздела: 31 раздел на каждый день, помеченные от "1" до "31", и ещё 12 с названием месяцев года. В самом начале будут храниться разделы на каждый день, начиная с раздела с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл "6"). Дальше следуют разделы с оставшимися днями месяца (с "7" до "31"). После "31" следует раздел со следующим месяцем ("Ноябрь"), а за ним – разделы на каждый день от "1" до "5". Затем разделы следующих месяцев (с "Декабря" по "Октябрь"). Ежедневно содержимое дневного раздела переносится во входящие, а сам раздел перемещается в конец дневных разделов. Таким же образом, когда следующей оказывается папка с названием следующего месяца (в нашем случае после опустошения раздела "31", следующим будет раздел "Ноябрь", а за ним дневные разделы с "1" по "31"), содержимое раздела "Ноябрь" переносится во входящие, и он переставляется в самый конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это "вечный" напоминатель, и в любое время у вас есть разделы на 31 день и на следующие 12 месяцев.

Рисунок: пример организации разделов Напоминателя

Большое преимущество использования бумажных папок с файлами в качестве вашего "Напоминателя" в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые надо будет заполнить в определенный день, письма с напоминаниями, заметки после телефонного разговора и т.д.).

Чтобы эта система работала, нужно обновлять её каждый день. Если вы будете забывать опустошать дневной раздел, то рано или поздно пропустите что-нибудь важное, перестанете доверять системе и вам придётся следить за всем как-нибудь по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить разделы за те дни, когда вас не будет, но перед тем, как уехать.

Контрольные списки: Творческие Напоминания

Последний вопрос создания личной системы организации, который заслуживает внимания, это контрольные списки — это рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, значимых областей, интересов и ответственности.

Самые креативные контрольные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приёме на работу.

Когда я с клиентами разбираю "Входящие" и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие маленькие "Напоминания для себя":

 Упражняться более регулярно.

 Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.

 Проводить больше времени с детьми.

 Больше действенного планирования отделу.

 Поддерживать боевой дух в команде.

 Убедиться, что мы соответствуем корпоративной стратегии.

 Следить за своевременной оплатой услуг клиентом.

Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?

Сначала отделите обязательные проекты и действия

Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, с которым нужно определиться. "Упражняться более регулярно" в действительности переводится для многих людей как "Установить программу регулярных упражнений" (проект) и "Позвонить Салли с предложением о личном тренере" (действие). В таких случаях должны быть определены неотъемлемые проекты и действия и внесены в личную организационную систему.

Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.

Наброски ключевых областей работы и ответственности

Такие вещи, как "Поддерживать хорошее физическое состояние" или "Физическое здоровье и энергичность" должны быть занесены в отдельный контрольный список, который проверяется регулярно. Существует много слоёв результатов и стандартов, всегда имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор, и неплохо бы знать, что они из себя представляют.

Ранее я предполагал, что существует как минимум шесть уровней вашей "работы", на которую её можно условно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни, появится особый контрольный список. Он мог бы включать в себя:

 Цели в карьере;

 Службу;

 Семью;

 Взаимоотношения;

 Сообщество;

 Здоровье и энергию;

 Финансовые ресурсы;

 Творческое выражение.

Затем, двигаясь ниже, на уровень своей работы, вы можете захотеть иметь напоминания о ключевых областях своей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т.д. Этот список может содержать:

 Боевой дух команды;

 Технологические процессы;

 Графики работ;

 Вопросы по персоналу;

 Объёмы работы;

 Коммуникацию.

Все эти пункты могут быть включены в списки личной системы напоминаний для того, чтобы просто устойчиво держать правильный курс.

Чем более нестандартная ситуация, тем больше требуется контроля

Степень, в которой каждому следует поддерживать контрольные списки и контроль по ним, прямо связана с нашим незнанием области своей ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и вас не заставляют что-либо менять в своих правилах, возможно, вам понадобится только минимальная система контрольных списков для того, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда и что должно произойти и как этому помочь – ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюдён. Однако, часто это не так.

Вы частенько будете обращаться к контрольным спискам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока полностью не будете уверены в том, что делаете. Если, к примеру, ваш исполнительный директор неожиданно исчез, и вам нужно будет его заменить, то тогда некоторое время понадобится иметь перед собой какие-то обзоры и наброски, чтобы быть уверенным, что вы не упустили ничего существенного. И если вы только что наняты на новое место, с новой ответственностью, которая ещё не вполне вам знакома, вам понадобится общая схема и структура контроля на первые несколько месяцев.

Контрольные списки дадут вам знать то, на чём не стоит концентрироваться.

Много раз мне приходилось составлять списки областей, в которых начинал работать, но они все были врéменными, до тех пор пока всё не оказывалось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела – а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, закон и администрирование. Несколько месяцев мне потребовалось держать контрольные списки этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и всё под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определённый уровень, мне стали больше не нужны эти списки.

Контрольные списки на всех уровнях

Будьте готовы к созданию любых видов контрольных списков при первой же необходимости. Возможностей масса – от "Главных жизненных ценностей" до "Какие вещи взять в кемпинг". Создание списков по мере необходимости – это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете внести в свою жизнь.

Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, я приведу список некоторых тем для проверочных листов, которые я знал и использовал многие годы:

 Личные ценности;

 Области ответственности на работе (ключевые области ответственности);

 Контрольный список для путешествий (что взять или сделать до поездки);

 Еженедельный обзор (всё, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно);

 Компоненты обучающих программ (всё, что нужно для того или иного события, от начала до конца);

 Клиенты;

 Контрольный список конференции (всё необходимое для конференции);

 Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности);

 Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей);

 Организационный график (ключевые люди и области для контроля и поддержки);

 Личное развитие (вещи для регулярной оценки, чтобы следить за личным уровнем и прогрессом).

Почувствуйте удобство контрольных списков, и стихийных и постоянных. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут значительно повысить вашу продуктивность.

Если вы собрали все открытые вопросы своей жизни и работы, проработали каждый из них в смысле значения для вас, и требующихся действий, организовали результаты в полную систему, которая содержит актуальный и полный обзор – большой и маленький – всех ваших настоящих и "возможных" проектов, тогда вы готовы к следующей фазе искусства продуктивной деятельности без стресса – к процессу обзора.

Обсуждаем здесь