Логотип Управление фирмой ДомойКонтактыКарта сайтаRSS 2.0    
Наши анонсы
 
О нас
--------------------
Новости
--------------------
Статьи
--------------------
Программы
--------------------
Афоризмы
--------------------
Юмор
--------------------
Ссылки
--------------------
Форум
--------------------
Справочник
--------------------



Поиск на сайте


Назад Содержание Далее
 

Глава 4. Приступим: разберёмся со временем, местом и инструментами


Во второй части мы перейдём от концептуальной структуры и ограниченного управления рабочим процессом ко всеобъемлющему применению самых успешных методик. Прохождение этой программы выводит людей на новый уровень стабильного контроля в спокойной обстановке, который им не удавалось установить прежде, однако, как правило, в качестве катализатора требуется пройти несколько пошаговых процедур, чтобы добраться до этого уровня контроля. В конце я приведу логическую последовательность действий, которые необходимо проделать, чтобы максимально облегчить переход на новый уровень управления и извлечь из предложенных методик максимум пользы.



Внедрение – частичное или полное – это почти целиком набор "трюков"


Если вы не настроены изучать, а потом и применять эти методики целиком, позвольте мне заверить вас, что основная польза от этих материалов – это описанные здесь "трюки". Бывает и так, что один такой трюк стоит того, чтобы прочесть весь этот материал. Иногда люди говорили мне, что самое ценное, что они вынесли из моего двухдневного семинара – это совет использовать файл напоминаний. Эти "трюки" больше предназначены для подсознательного уровня. Люди, достигшие высокого уровня личной эффективности, сделали "трюки" обязательной составляющей своей жизни. Это так же относится и ко мне. Наше сознание принимает решения о действиях, тогда как наше подсознание почти автоматически вырабатывает поведение, способствующее достижению хороших результатов. Мы хитростью заставляем себя же самих делать то, что сделать надо. Например, если вы пытаетесь регулярно заниматься спортом, то возможно, у вас есть некоторые хитрости, которые вы используете сами же для себя, чтобы заставить себя это делать. Мой самый лучший трюк – это одежда, которую я одеваю или снимаю. Если я одеваю спортивный костюм, то у меня возникает желание пойти на пробежку, если же я его не одену, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.


- - -

Гораздо проще вести себя сообразно своим ощущениям, чем чувствовать себя сообразно своим действиям.

О. Х. Моуре

- - -

Вот пример действительно полезного трюка. Вы взяли работу домой, и вы должны её выполнить к завтрашнему утру, бывает такое? Совершенно недопустимо завтра с утра её забыть. Итак, где вы её вчера вечером оставили? Вы положили её на тумбочку в коридоре или на ключи на столе, чтобы точно не забыть? Для этого вы получали высшее образование? Какой сложносочинённый тип самоорганизации вы замутили! Но на самом деле, всё верно. Ваше сознание учло, что с утра вы будете как сонная муха. "Что тут на тумбочке у выхода? О, это ж моя папка! Точно, её же надо взять с собой на работу".

Это и есть фокус, который я называю "Положить вещь перед дверью". В наших целях дверь становится "дверью" нашего сознания, а не вашего дома. Но идея та же.

Откройте ежедневник и просмотрите записи на ближайшие две недели – вам на глаза попадётся хотя бы одно "О! Точно! Надо же сделать __". Если вы поставите себе где-то постоянно всплывающее напоминание об этом, вы почувствуете себя уже лучше, очистите голову, и ещё одна позитивная вещь будет сделана. Это не китайская грамота – это просто нехитрый трюк.

Если вы достанете чистый лист бумаги и ручку, и, усевшись с ним, в течение трёх минут сконцентрируетесь на проекте, который в основном занимает ваши мысли, то вы наверняка сможете припомнить хотя бы одно "О! Точно! Надо же решить насчёт ___". Запишите это и положите туда, где вы реально сможете воспользоваться этой идеей или информацией. Вы не станете умнее, чем 10 минут назад, но вы сделаете что-то полезное для работы и жизни.


- - -

Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать.

- - -

Основная идея, как получить "чёрный пояс" в управлении рабочим процессом, заключается в том, чтобы держать под рукой необходимые инструменты и практиковать свои действия так, чтобы требующееся мышление автоматизировалось – так гораздо легче втянуться в игру. Последующие предложения по поводу времени, пространства и инструментов – всё это надёжные методы для решения задач на качественно новом уровне.

Если вы серьёзно настроены на создание вашей личной системы управления, я советую вам обратить особое внимание на детали и целиком следовать указаниям, приведённым ниже. Целостность гораздо лучше, чем просто совокупность частей. Вы также обнаружите, что выполнение этой программы окажет реальное влияние на реальные вещи, которые происходят в вашей жизни прямо сейчас. Многое из того, что вы хотите сделать, мы сделаем новыми эффективными способами, которые вас несомненно удивят.



Оставьте время в покое


Я рекомендую вам выделить особое время только на то, чтобы подготовить полигон с необходимым пространством, мебелью и инструментами. Если ваше пространство организовано разумно, это уменьшит подсознательное нежелание взаимодействовать с вашими вещами и даже сделает для вас разгребание входящих и их обработку привлекательным занятием. Для большинства людей оптимальным является отрезок в два дня. (Не откладывайте это, даже если вы не сможете выделить столько времени. Эти действия полезны в любом случае, как бы мало ни было времени, которое вы можете уделить каждому из них. Два дня – это не жёсткое требование этих техник для получения хоть какого-то преимущества, видимая отдача будет заметна почти сразу же). Применение полного процесса сбора может занять часов шесть или больше, а обработка и принятие решений по поводу действий с собранной информацией, которую вы хотели бы воплотить в жизнь – ещё часов восемь. Вы, конечно, можете собирать и обрабатывать информацию порциями, но будет гораздо проще, если вы сможете сделать это в один присест.

Самое лучшее время для такой работы – это выходные или отпуск, потому что в это время вероятность того, что вас потревожат, резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали, а также можете зациклиться на выполнении какой-то одной задачи, которая повлечёт за собой появление большого количества сопутствующих подзадач*.


- - -

* После работы можно переделать несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня, например: распределить большую кипу бумаг, разложить фотографии по папкам, выбрать в Интернете местечко предстоящего отпуска или обработать чеки.

- - -

Для большинства людей, которых я консультирую, заставить мир подождать два дня – это задача весьма непростая – сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот почему мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в помещении совместно с другими, то выделить несколько часов в день для такой работы будет ещё сложнее.


- - -

Выделите процессу организации рабочего места два дня, и они потом сто раз окупятся возросшей продуктивностью и ментальным здоровьем.

- - -

Сама по себе процедура организации не является "сакральным знанием", просто для того, чтобы собрать и обработать огромное количество "разного", надо много сил и времени, особенно, если это "разное" — открытые вопросы, которые с давних пор ещё не обдуманы или застопорились. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если же вы можете "достигнуть дна" за один временной промежуток, у вас появится чувство контроля, завершённости и море творческой энергии. Позже вы сможете тратить на поддержку вашей системы меньше времени, выделяя временные промежутки между делами обычного рабочего дня.



Организация пространства


Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочее место и свой стол, то это, вероятно, будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете в домашнем офисе, тогда, очевидно, он и будет вашим полигоном. Если у вас есть и то и другое, то вам понадобится создать идентичные, даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.

Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, где можно собирать входящую информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или дежурная медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для большинства профессионалов же, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, шкафы со справочным материалом. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций. Серьёзно озабоченные также захотят иметь принадлежности для спорта, досуга и хобби.

Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите его сейчас. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать всё остальное. Если бы мне надо было срочно соорудить рабочее место за несколько минут, я взял бы дверь, водрузил её на две тумбочки с ящиками в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг, блокнот и положил бы ручку. И это была бы моя база (если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы купил и стул!). Верьте или нет, я побывал в нескольких офисах менеджеров, где была не обеспечена и такая функциональность рабочих мест.



Даже если вы работаете в офисе, дома вам всё равно нужно место


Не скупитесь на рабочее место дома. Как вы впоследствии поймёте, важно, чтобы дома было хотя бы сопутствующее офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.

Если у вас схожие проблемы, то посвятите выходные организации вашего рабочего места дома, и вы увидите – это произведёт революционное изменение в вашей способности организовать собственную жизнь.



Переносной офис


Если по работе вам приходится много ездить, или вы просто ведёте мобильный образ жизни, вам всё равно необходим эффективно организованный передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или ранец с необходимыми отделениями и папками.

Часто возможность работать продуктивно теряется только потому, что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей, и поэтому не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определённого вида дел.



Не делитесь своим пространством!


У вас обязательно должно быть своё собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать входящие материалы, и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались дома организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они всё-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землёй. За "разделением", которого они ожидали, последовало ещё и избавление от лёгкого стресса при перемешивании их вещей и жизней. Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребёнком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.

Некоторые организации пытаются продвинуть концепцию "отеля" – то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации "офиса будущего" в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея "отеля" с треском провалилась из-за фактора собственничества – люди хотели иметь свои собственные вещи. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость пересоздавать свою входящую корзинку, систему хранения и изменять образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.


- - -

Наличие собственного рабочего места критично. Вы ведь хотите пользоваться своей системой, не задумываясь об этом.

- - -

Вы можете работать практически где угодно, если у вас есть понятная, компактная система и вы знаете, как быстро обрабатывать материалы. Но вам всё-таки нужна "домашняя база", хорошо оснащённая набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы "приземлитесь". Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов – довольно сложно представить, что всё это когда-нибудь вообще будет мобильным.



Сбор инструментов, которые вам понадобятся


Если вы твёрдо решились на полное внедрение нашей методики рабочего процесса, то для начала вам понадобятся некоторые основные принадлежности и оборудование. В дальнейшем вам придётся использовать как уже привычные, так и новые инструменты, возможности которых ещё предстоит оценить.

Замечу, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Для невысоко технологичных инструментов часто бывает, что чем более "представительным" кажется предмет, тем более функционально обделённым он оказывается на поверку.



Основные инструменты обработки


Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:


* лотки для бумаг (хотя бы штуки три);

* пачка бумаги формата А5;

* ручка или карандаш;

* клейкие листочки (~8 x 8 см.);

* скрепки;

* прищепки для больших пачек бумаги;

* стэплер;

* скотч;

* ластик;

* аппарат для наклеивания этикеток;

* папки для бумаг;

* ежедневник;

* мусорная корзина.



Лотки для бумаг


Вам понадобится один лоток для входящих документов, один – для исходящих (документов, которые вы уже подготовили), и ещё парочка – для материалов, относящихся к текущей деятельности и/или для вашей стопки "прочитать/просмотреть". Самые функциональные лотки – те, которые имеют боковой или торцевой доступ к бумагам, и на которых нет "губ", мешающих вынуть только один выбранный лист бумаги.



Простая бумага


Вы будете использовать её на начальной стадии сбора информации. Хотите верьте, хотите нет, но записывать единственную идею на отдельный лист может быть действительно очень полезно. Большинство людей в конце концов предпочтёт делать заметки в каком-нибудь много-листовом органайзере, и только малая часть подсядет на систему записи "по одной мысли на обычный лист". В любом случае, наличие большого количества чистых листов или блокнота формата А5 необходимо для удобства сбора внезапно возникающей информации.


- - -

Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают – позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих эту работу.

- - -


Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.


Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и ластики пригодятся для разбора и сохранения бумажных материалов. Мир ещё не покончил с бумагой (если вы не заметили!), и нехитрые канцелярские принадлежности всё ещё необходимы.



Аппарат для наклеивания этикеток


Этикетки неожиданно необходимы в нашей работе. Тысячи директоров, профессионалов и работников на дому, с которыми я работал, сейчас завели свои собственные аппараты для наклеивания этикеток, и мои рабочие архивы полны комментариев типа "Невероятно – а я и не предполагал, какая будет разница!" "Наклеиватель этикеток" можно использовать, чтобы "обэтикетить" ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.

Лично я рекомендую аппараты фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, один из тех, который можно поставить на стол и подключить к электросети (чтобы не беспокоиться о батарейках). К нему купите большой набор этикеточных лент — чёрные буквы на белом фоне (вместо прозрачного) значительно легче читаются, а также такие этикетки можно наклеивать поверх старых.

Можно делать этикетки и на компьютере, распечатывая их на принтере, но я предпочитаю индивидуальный инструмент. Если вы вынуждены ждать накопления документов, чтобы потом разом создать этикетки, наклеить их и разложить материалы по полкам, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельную папку ради одного листочка бумаги, к тому же добавится фактор формальности, который реально застопорит эту систему.



Папки для бумаг


Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки формата А5, а если необходимо — обычного А4). Возможно, вам понадобится и подходящее число держателей для этих папок в стиле фирмы Pendaflex, если этого потребует ваша система хранения информации. Прекрасно подойдут обычные одноцветные папки — система цветового кодирования слишком сложна и не стóит тех усилий, которые обычно в неё вкладываются. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.



Ежедневник


Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнётесь с такими задачами, которые должны быть туда занесены. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список всех дел, которые нужно сделать, он должен лишь хранить "грубый ландшафт" вещей, которые должны быть выполнены в определённое время или в определённый день.

Сегодня большинство профессионалов уже наладило свои календарные системы: это или карманные блокноты с возможностью обзора целиком недели; или блокноты с планом на день, неделю, месяц или год с возможностью вставки и вынимания листов, а также компьютерные программы-органайзеры как индивидуальные, так и групповые, доступные для использования всеми в компании, например, Outlook или Lotus Notes.

Ежедневник часто является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминаниями о событиях, которые относятся к определённому времени и дате. У вас будет много напоминаний и некоторых данных, которые вы захотите внести в ваш ежедневник. Но не стоит на этом останавливаться: ваш ежедневник должен интегрироваться в более полную систему, которая слаженно заработает, как только вы начнёте применять наш метод.

Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, и я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента организации.



Корзина для ненужных бумаг / Мусорка


Весьма вероятно, что вам придётся выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!



Нужен ли вам органайзер?


Понадобится вам органайзер или нет, зависит от многих факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, планах на день и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова – это не склад для хранения подобных вещей, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управляться с ними по-другому. Можно по-старинке всё хранить на листах бумаги в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо вы можете как-то это всё скомбинировать.


- - -

Когда вы решили, как обработать свои материалы и что именно надо организовать, то всё, что вам осталось сделать – это составить списки и управлять ими.

- - -

Все вышеперечисленные низко-технологичные инструменты можно использовать и для сбора, и для обработки, и для организации. Например, вам понадобится лоток для всех бумаг на стадии сбора. В процессе обработки собранной во входящей корзинке информации, вы будете выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, а для них-то вам и понадобятся стэплер, клейкие листки и скрепки. Журналы, статьи и объёмные заметки, которые требуют больших временных затрат на чтение отправятся в другие лотки. Возможно, ещё несколько лотков будут служить только для хранения. Что у нас осталось – вопросы по проекту, календарные заметки и задачи, напоминания о текущих планах, записи порученных дел, выполнение которых вы ожидаете – всё это требует составления списков или обзорных группировок похожих пунктов.

Работать со списками можно по-старинке – просто пересматривая страницы в папке (например, отдельные страницы с именами людей, которым надо позвонить, в папке "Телефонные звонки"), либо можно использовать более продвинутый способ с блокнотом или планировщиком с возможностью вставки и удаления страниц (страница "Телефонные звонки" со списком имен). Этого же можно добиться высоко-технологичным способом, используя электронные версии бумажных списков (например, категорию "Телефонные звонки" в разделе "Задач" наладонника или программы Microsoft Outlook).

Кроме хранения адресно-телефонной информации, большинство органайзеров приспособлено ещё и для управления списками. (Ваш ежедневник – это в сущности список с определёнными по времени и по дням напоминаниями, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке, вероятно, были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и высоко-технологичных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Должны ли вы внедрять методику GTD, используя те инструменты, что у вас есть сейчас, или завести новые? Ответ: что на самом деле поможет вам изменить свое поведение – то и используйте. Фактор эффективности тоже является основанием для принятия решения по этому поводу. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать с помощью электронных же устройств? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник, чтобы находу можно было их создавать и изменять? Нужны ли вам напоминания о разных вещах, например, о телефонных звонках, при том, что вам неудобно носить с собой различные папки? И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор получаемого удовольствия. Я сделал немало удачных планов и усовершенствований, когда просто просматривал наладонник Palm в ожидании обеда в ресторане!

Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, а если да, то какой, помните, что всё, что вам надо будет делать – это работать со списками. Вы должны будете уметь легко создавать список, и также легко регулярно просматривать его. Когда вы будете знать, что вносить в списки, и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. Просто исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.


- - -

Один из лучших способов улучшения персональной продуктивности – это использование инструментов, которые вам нравятся.

- - -


Важность системы хранения информации


Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации. Прежде, чем начать работать в чьём-либо офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2-й главе, отсутствие хорошей системы хранения документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы управления, и многим менеджерам, которых я тренировал, ещё есть что улучшать в этой области. Частенько я ездил с клиентами в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать подходящее место, в котором можно было бы разместить две трети того, что просто лежит на столе или поблизости на полках и даже на полу.


- - -

Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, вы будете сопротивляться работе с ней.

- - -

Итак, цель данного этапа – создать систему ссылок общей направленности – отдельно от других систем хранения, посвящённых контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое место и проиндексировать. Материалы общей направленности должны содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы – всё, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке само по себе (а вот огромные руководства по различным программам, а также подшивки с семинаров вполне для этого сойдут).

Если у вас есть надёжный ассистент или секретарь, который и занимается поддержкой этой системы для вас, то вы можете прилепить на документ листочек, написать там "Документ Икс" и отправить ему – пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или конфиденциальный материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет поблизости. Если это так, то вам всё-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.



Факторы успеха в использовании системы хранения


Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Вот цепочка действий, на которую вы должны тратить меньше минуты: достать из входящей корзины документ или распечатать какое-либо электронное письмо, решить, что пока никаких действий по нему совершать не надо, но оно имеет потенциальную ценность, поместить его в надёжную систему хранения. Если же у вас это занимает больше минуты – вам есть над чем поработать, так как иначе вы, скорее всего, начнёте просто складывать такие материалы в безликую стопку. Кроме быстроты, система должна обеспечивать удовольствие от работы с ней, быть простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противиться опустошению входящей корзинки, зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения, и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из каторги в настоящее удовольствие, стоило только создать и наладить систему хранения.

Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладёте любой документ, пусть это даже простой исписанный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как организация системы – это довольно трудоёмкий процесс, и они предпочитают либо совсем не хранить такие бумаги, либо набивать ими ящики и шкафы без всякого разбора.

Чтобы вам ни потребовалось сделать, чтобы наладить быструю и простую систему хранения – сделайте это. Система работает безупречно – это вам подтвердят многие, кто пользуется ею, и я крайне рекомендую следовать всем последующим правилам, чтобы сделать её по-настоящему автоматической.



Держите материалы общей направленности под рукой


Размещение информации в системе хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам понадобится каждый раз вставать, как только у вас неожиданно появится какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, то вы начнёте складывать их в стопку вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого входящей корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придётся помещать в систему хранения!). Многие из тех, с кем я работал, сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места, и не надо было идти к ним через всю комнату.



Алфавитная система


Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются организовать её по проектам или областям интересов. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа "икс" растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например "Садоводство – горшки" и "Садоводство – идеи". Это будет храниться под буквой "С". Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита "А-Е", "Ж-М" и так далее – как только я поставил этикетку на какой-то документ – мне уже не надо задумываться, куда его определить.

Периодически по какой-то из тем накапливается такое огромное количество материалов, что для неё надо выделять отдельный ящик или шкафчик. Но если эти материалы не занимают и половины ящика, я всё-таки рекомендую оставить их в одной алфавитной системе хранения.



Пусть у вас будет много пустых папок


Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас есть что разложить, а некуда. Я предпочитаю всегда иметь в шкафу чуть ли не половину пустых папок. Практическое правило: реорганизуйте систему хранения, когда число пустых папок упало ниже сотни.



Держите ящики, заполненными менее, чем на три четверти


Всегда старайтесь держать ящики с документами заполненными менее, чем на три четверти. Если они заставлены, вы будете подсознательно противиться складывать туда вещи, а стало быть, и стопка документов на вашем столе будет расти. Если ящик становится тесноват, я могу заняться его разбором пока ожидаю ответа по телефону, например.

Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти, и если вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления размещению документов в системе хранения, тогда вам следует держать ящики достаточно свободными, чтобы вы могли без труда добавлять и доставать документы.

Реакция некоторых людей на это такова: "Я же должен буду тогда накупить ещё ящиков!" – как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? А если нет, тогда зачем её хранить? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это так, а вы делаете что-то, что затрудняет вам же её использование... это не разумно.

Возможно, вам придётся сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и наличие под рукой необходимой информации. Например, материалы завершённого проекта и устаревшую информацию из клиенткой базы всё-таки нужно хранить, но где-нибудь подальше, по меньшей мере за пределами своего рабочего места.



Поставьте на ваши папки этикетки


Напечатанные этикетки изменят сущность ваших папок и ваше отношение к ним. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их даже необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики с папками, вы в первую очередь смотрите на такие же этикетки, которыми в алфавитном порядке снабжены внутренние разделы с папками. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.

Быть может в 21-вом веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь сложное неврологическое объяснение, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите себе личный аппарат для наклеивания этикеток. Для того, чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет всегда держать аппарат под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли им воспользоваться. И не делитесь им ни с кем! Если вам понадобится что-то сохранить, а "этикеточного аппарата" не окажется под рукой, вы просто сложите этот материал в стопку, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.



Купите качественную мебель


Шкафы для папок – это не то, на чём надо экономить в ущерб качеству. Нет ничего хуже, чем открывать тяжёлый шкаф и слышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они на три четверти заполнены, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.



Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки


Рискуя нанести личную обиду, я всё-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папки, которые будут стоять в шкафу. "Висячие" папки куда гораздо менее эффективны, потому что при неожиданном появлении нового документа придётся прикладывать дополнительные усилия, чтобы поместить его в какую-нибудь из папок.

Вот письмо от главного менеджера, который всё-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):

"Ваша система – это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переделал свои системы хранения документов на работе и дома – в общей сложности это заняло четыре дня, зато я перешёл к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые "надо распределить"!".



Но если вы не можете...


Многие люди просто вынуждены пользоваться "висячими" папками, по крайней мере на работе, только потому, что это во многих фирмах является корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:


* Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить с собой крючок.


* На каждый крючок вешайте только одну папку, тогда шкаф хоть будет визуально аккуратным: когда на крючке висит много папок, это выглядит ужасно неопрятно. А также это упростит рекалибровку алфавитной системы каждый раз, когда какая-нибудь папка заполнится, этот процесс и так будет слишком хлопотным.


* Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми документами.


- - -

В реальной работе, если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется больше 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.

- - -

Расчищайте свои хранилища хотя бы раз в год


Регулярная расчистка вашего архива не даст ему превратиться в чёрную дыру, это также позволит вам сохранять в своей системе вещи просто "на всякий случай". Вы ведь знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, всё это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит сохранить, а что можно и выбросить. Как я уже говорил, я расчищаю свою систему, когда ожидаю ответа по телефону (например, во время присоединения других людей к начинающейся телефонной конференции, которое может и затянуться!).

Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания мусора, когда все сотрудники будут приходить на работу в кроссовках и джинсах, отключать звонки у своих телефонов и разгребать весь накопленный материал.* У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных, в конце года, или ранней весной, или незадолго перед подготовкой бухгалтерской отчётности, когда вы могли бы совместить это со сбором финансовой документации за прошедший год.


- - -

* Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какое-нибудь предпраздничное время. Большинство людей пребывает в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность довольно весело навести порядок.

- - -


И напоследок...


Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями – словом, всем, чтобы начать внедрять методологию. Что теперь?

Если вы решились выделить определённое время на организацию рабочего процесса, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была максимально эффективной – на время становления процесса избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок, или ваш секретарь что-то должен сделать для вас, или вы должны переговорить с супругой – сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займётесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы всё ваше психологическое внимание было уделено реорганизации рабочего процесса.

Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и потратили на меня немалые деньги, у них всё-равно находятся дела, которые необходимо выполнить до окончания рабочего дня, ведь дела в прежней системе не были приведены в порядок. "Ах да, мне надо сегодня перезвонить этому клиенту", говорят они, или "Я должен связаться с женой, чтобы спросить, купила ли она билеты на вечер". Я полагаю, что если такое количество далеко не самых глупых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определённой нехватки зрелости нашей культуры.

Итак, разобрались? Отлично. Теперь самое время собрать все ваши "открытые вопросы" в единственном месте.



Обсуждаем здесь



- - -
 
Назад   Содержание   Далее
 
- - - - - - -
 

NewTask Box
Групповой электронный органайзер Outlook NewTask

- эффективное решение для управления коллективом с помощью компьютера, позволяющее создавать задачи как для себя, так и для Ваших подчиненных и активно контролировать их исполнение.


- - - - - - -

Статья

Сколько вы дадите за купюру в $20, или психология "минимизации потерь"

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Часто задаваемые вопросы по методике GTD
Перевод на русский язык ответов Дэвида Аллена на наиболее часто задаваемые вопросы по его методике.

Прочитать...

- - - - - - -

- - - - - - -

Статья

Что делает гениальных шахматных гроссмейстеров гениальными?
Автор: Брайен Джонсон

Прочитать...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Продолжение развития методологии GTD Дэвида Аллена. "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни" ("Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life")

Оглавление...

- - - - - - -

Книга

Обложка книги

Книга-библия современного Менеджера "Как разобраться с делами" ("Getting Things Done") Дэвида Аллена.

Оглавление...

- - - - - - -

Статья

Сто признаков GTD-мастера.

Выясните, какого уровня мастерства по GTD вы достигли.

Прочитать...

- - - - - - -

Статья

Дэвид Аллен. Система хранения справочной информации.

А у вас она есть, или всё складывается в стопку?

Прочитать...

- - - - - - -
- - - - - - -

Система Orphus

- - - - - - -
 

     
Rambler's Top100