Глава 11. Сила привычки собирать

Во всех описанных в книге нехитрых техниках и моделях кроется гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. Действительно, они предлагают системный способ сохранения сосредоточенного состояния вашего сознания, обеспечивая высокий уровень производительности и эффективности. Даже по единственно этой причине стоит использовать данные методы на практике.

Но имеется ещё и более глубокий смысл, затрагивающий основные принципы работы. В следующих трёх главах я собрал опыт, полученный мной за последние двадцать лет, опыт получения более тонких и более глубоких эффектов внедрения описанных в книге базовых принципов. Долгосрочные результаты могут очень серьёзно повлиять на вас, а также положительно влиять на культуру целых больших организаций.

Когда люди замечают, что вы легко и непринуждённо управляетесь и организуете ваши общие с ними дела, соглашения и проекты, они начинают иначе смотреть на вас, начинают доверять вам совсем по-другому. Это и есть магия умения работать с неоконченными делами и необработанной информацией, которыми полна наша жизнь. Это способствует установлению психологического комфорта, повышению качества ваших взаимоотношений и общения как на личном, так и на профессиональном уровне.

Личная выгода

Какие у вас возникали ощущения после процесса сбора? Многие жаловались на смешанные чувства – они ощущали себя и плохо, и хорошо одновременно. Как такое может быть?

Если вы прошли стадию сбора полностью, то вам наверняка знакомо чувство некоторой обеспокоенности. Чаще всего участники моих семинаров описывают это чувство, возникающее во время процесса сбора, как "потрясение", "паника", "расстройство", "утомление" и "отвращение". Вы собираете стопки документов и разного рода дел. Есть ли в этих стопках что-то, что вы некогда отложили? Если есть, у вас появляется, связанное с этим чувство вины – "Я мог и должен был сделать это раньше".

С другой стороны, испытывали ли вы облегчение или ощущение контроля над ситуацией после того, как процесс сбора оказывался завершён? Большинство отвечает утвердительно. Как это происходит? Абсолютно противоположные эмоции, вызываемые одним и тем же процессом – раздражительность и облегчение, паника и ощущение контроля. В чём же дело?

Когда вы поймёте, в чём источник негативных ощущений, вы, как и я, обнаружите и способ избавиться от него. Если же вы начали испытывать удовольствие от процесса сбора, значит вы самостоятельно встали на путь устранения негативных эмоций.

Источник негативных эмоций

Отчего появляются негативные эмоции? От того, что надо слишком много сделать? Нет, дел всегда слишком много. Если бы вы чувствовали дискомфорт только потому, что у вас гораздо больше задач, чем вы могли бы решить, это чувство никогда не покидало бы вас. Безумное количество дел – это вовсе не причина. Причина кроется в другом.

Как вы себя чувствуете, если кто-то вас подводит? Например, вы договорились о встрече в четверг на 16:00, но никто не пришел и даже не позвонил. Что вы чувствуете? Я полагаю, вы расстроены. Цена, которую приходится платить за нарушенные обещания – это утрата доверия, на котором строятся отношения.

Но что же находится в вашей корзинке с входящей информацией? Это те же соглашения, только вы заключили их с самим собой. Ваш дискомфорт – это результат нарушения этих соглашений – симптом подорванного доверия самому себе. Если вы решаете набросать стратегический план и не делаете этого, вы чувствуете себя не очень. Или, например, обещаете себе самоорганизоваться и не делаете этого, а результат – расстройство и чувство вины. Решили проводить побольше времени с детьми и не выполнили этого – вуаля! Расстройство и тяжесть на душе.

Расстройство и чувство вины появляются не от того, что у вас слишком много работы, это просто результат нарушения соглашений с самим собой.

Как предотвратить невыполнение обещаний самому себе?

Если негативные эмоции — результат невыполненных обещаний, то вы можете воспользоваться следующими тремя путями, чтобы предотвратить нежелательные последствия:

 Не давайте обещаний.

 Выполняйте обещания.

 Пересматривайте обещания.

Всё это годится для того, чтобы избавиться от неприятных ощущений.

Не давайте обещаний

Клёво наверное, взять стопку старых документов, решить для себя, что они на фиг не нужны и все их скопом тут же выкинуть. Один из способов разобраться с неоконченными делами – просто сказать им "нет"!

Вы поднимитесь сами, если занизите свои стандарты. Если вас не заботят вещи, находящиеся выше определённого уровня – уровни, где находятся ваши родительские обязанности, система образования, корпоративная мораль, качество программного кода – значит и дел будет совсем немного^*.

^* В мире "помоги себе сам" существует популярная концепция, предполагающая, что концентрация на ваших ценностях может существенно упростить жизнь. Я же утверждаю обратное: причиной бóльшего количества расстройств из-за вещей, которые нужно сделать, являются именно ценности. Не обманывайте себя – чем больше вы концентрируетесь на ценностях, тем больше появляется вещей, за которые, как вам кажется, вы должны отвечать. Расстановка ценностей может помочь вам в принятии решений, но не думайте, что она поможет вам что-то упростить.

Однако я сомневаюсь, что вы станете занижать планку. Но, поняв однажды, что это такое, впоследствии вы будете давать меньше обещаний. Я знаю это наверняка, потому что я прошёл через это. Я давал обещания направо и налево просто для того, чтобы получить одобрение окружающих. Когда же я осознал цену, которую мне пришлось заплатить за каждое несдержанное обещание, я стал давать их более осознанно. Один страховой агент, с которым мне случилось работать, описывает главное преимущество внедрения этой системы так: "Раньше я просто говорил всем и каждому "ОК, я это сделаю", потому что не понимал, как много мне придётся сделать. Сейчас, когда у меня есть полный перечень предстоящих мне задач, я всё чаще вынужден говорить: "Извините, я не смогу сделать это". Удивительное дело, вместо того, чтобы расстраиваться из-за отказа, все впечатляются моей дисциплинированностью!".

Ведение объективного перечня задач и обязанностей поможет вам говорить "нет" с большей обоснованностью.

Другой мой клиент, работник компании занимающейся консалтингом малого бизнеса, недавно сказал мне, что составление перечня предстоящих работ избавило его от огромного количества волнений и стрессов. Правило складывать то, что занимало его внимание, в корзинку входящих помогло ему переоценить чуть позже, хотел ли он вообще что бы то ни было с этим делать. Если он не хотел помещать заметку о каком-то деле во входящую корзинку, он просто бросал дело!

Я считаю такой подход зрелым. И самое лучшее в этом подходе то, что когда вы на самом деле берёте на себя ответственность за какое-либо дело, вы дважды подумаете о том, давать ли себе какие бы то ни было обещания насчёт дел, которые вам вовсе не нужны или просто не хочется выполнять. Незнание того, что вам предстоит сделать, это всё равно, что обладание кредитной картой, баланс или лимит которой вам неизвестен – так гораздо проще быть безответственным.

Выполняйте обещания

Другой очевидный способ избавиться от гнетущего состояния это расквитаться со всеми делами и иметь полное право отметить их как законченные. На самом деле нам нравится решать задачи до тех пор, пока нас не покидает ощущение, что мы что-то уже завершили. Я уверен, что если вы завели привычку выполнять дела, требующие менее двух минут времени, вы получили некоторую психологическую выгоду. Большинство моих клиентов пребывает в восторге после двухчасового разбора корзинки, а всё потому, что они умудряются выполнить огромное количество двухминутных дел.

Из напряжения работы – в спокойствие завершённости.

Юлия Л. Вудраф

Можно приятно провести выходные, разбирая мелкие поручения и задачки, накопившиеся вокруг своих домашних дел и личной жизни. Когда вы соберёте все открытые вопросы, крупные и мелкие, и поместите их в свой список, то какая-то часть вашего сознания, несомненно, захочет их из этого списка вычеркнуть.

Все мы жаждем побед. И замечательно, что для того, чтобы получить удовлетворение достаточно нагрузить себя легко выполнимой работой.

Случалось ли вам выполнять какое-то дело, которого изначально в ваших списках не было, а потом записывать его туда и сразу вычеркивать? Если да, то вы меня понимаете.

Гораздо легче выполнять соглашения, когда вы точно знаете, в чём они заключаются.

Однако, здесь имеется ещё одна особенность. Как вы почувствуете себя, если весь ваш список будет успешно выполнен? Да вы, скорее всего, будете полны творческой энергии и готовы подпрыгнуть до потолка. А теперь угадайте, что будет через три дня?

Правильно – другой список, и, вероятно, гораздо больший! Вы будете так чудесно чувствовать себя после того, как выполните все дела, что возьмётесь теперь за проекты более масштабные, удовлетворяющие вашим новым амбициям.

И не только это. Если у вас есть начальник, и, если он заметит вашу возросшую компетентность и продуктивность, что он станет делать? Снова правильно – он вас ещё больше нагрузит! Это правило профессионального развития: чем лучше вы становитесь, тем большего от вас требуют.

Итак, если вы не желаете понижать собственные стандарты или не можете прекратить создавать всё больше и больше задач для выполнения, тогда у вас есть ещё один, третий путь избежания стресса.

Пересмотрите свои соглашения

Представьте, что я назначил вам встречу на четверг на 4 часа дня, но после этого мои обстоятельства изменились, и, учитывая новую расстановку приоритетов, я решаю с вами в четверг в 4 не встречаться. Но что я должен сделать, чтобы поддержать честность отношений вместо того, чтобы просто не прийти? Правильно – позвонить и перенести встречу. Пересмотренное соглашение – это не нарушенное соглашение.

Именно акт всепрощения открывает единственный возможный способ думать творчески о будущем.

Отец Дезмонд Уилсон

Действительно ли вы понимаете, почему перенос всех своих вопросов из головы на бумагу так, чтобы они все оказались перед глазами, существенно улучшает самочувствие? Потому что при этом вы автоматически пересматриваете все соглашения с собой, обдумываете их и начинаете тот час же выполнять или же говорите себе: "Нет, не сейчас". А проблема-то заключается в том, что невозможно пересмотреть соглашения с собой, если вы их все не помните!

Тот факт, что вы не можете вспомнить, что вы себе обещали, вовсе не означает, что на вас теперь нельзя положиться. Любого психолога спросите, проецируется ли на прошлое и будущее тот отдел вашей памяти, в котором хранится перечень неоконченных дел – нет, конечно. Он живёт сегодняшним днём. Это значит, что если вы решили что-то в будущем сделать, и напоминание об этом есть только в вашей кратковременной памяти, то какая-то часть вас будет постоянно думать о том, что это надо сделать. А это означает, что как только у вас появится два дела, то это автоматически приведёт вас к стрессовому состоянию – вы ведь не можете делать два дела одновременно.

Как и у большинства людей, у вас, наверное, есть дома какое-нибудь хранилище, типа гаража, который вы когда-то (может даже лет шесть назад!) дали себе обещание расчистить и организовать. Если это так, то какая-то часть вас действительно думает, что вы должны были расчищать гараж 24 часа в сутки все последние шесть лет! Неудивительно, что люди так устают! Слышите ли вы свой внутренний голос всякий раз, когда проходите мимо гаража? "Чего это мы мимо идём?! Разве нам его почистить не надо?!" Вы теперь даже и в гараж-то не ходите потому, что не в силах выносить эту вечно жалующуюся и ворчливую часть себя. Если же вы хотите этот голос заткнуть, у вас есть три способа, чтобы это соглашение с собой разрешить:

1. Понизьте свои стандарты по поводу гаража (возможно вы уже это сделали): "Ну да, у меня в гараже бардак. И кого это заботит?";

2. Выполните обещание – уберитесь в гараже;

3. В конце концов запишите "Разобрать в гараже" в список "Может быть/Когда-нибудь". Тогда, при еженедельном просмотре этого списка, глядя на этот пункт, вы будете говорить себе "Нет, не на этой неделе". И когда вы пойдёте мимо гаража в следующий раз, вы уже ничего не услышите, разве что: "Ха! Не на этой неделе".

Я серьёзно. Я полагаю, этой части вашего сознания абсолютно всё равно, заключили ли вы с собой соглашение об уборке в гараже или о покупке компании. Для неё и то, и другое – простые соглашения – выполненные или невыполненные. Если вы что-то держите только внутри себя и не выполняете в данный момент, это автоматически становится невыполненным соглашением.

Радикальный переход от традиционного тайм-менеджмента

Этот метод кардинально отличается от традиционного тайм-менеджмента. Большинство традиционных моделей оставляет впечатление, что если какое-то дело не так важно, то не важно и отслеживать его, обрабатывать и разбираться с ним. На мой искушённый взгляд, рассуждая хотя бы в терминах нашего подсознания, это неправильно. Так работает наше сознание, каждое соглашение должно осуществляться на сознательном уровне. А это значит, им надо заняться, проидентифицировать его, найти ему подходящее место в вашей системе самоорганизации и регулярно просматривать. Если же этого не произойдёт, то такое дело, без сомнения, отнимет гораздо больше психологической энергии, чем заслуживает.

Опыт показывает, что всё, что вы храните только в кратковременной памяти, так или иначе, будет отнимать больше сил, чем оно того стоит. Все неоконченные дела и неорганизованную информацию надо обязательно собрать вовсе не потому, что они одинаково важны, а как раз потому, что они неравноценны, но создают одинаковое психологическое давление и отнимают ваше внимание.

Как много надо собирать?

Вы почувствуете себя лучше, если будете собирать всё, что ещё не собрали. Например, вы говорите себе: "Когда я в следующий раз окажусь в магазине, надо будет купить масла", так вот, если вы это запишите в свой список необходимых покупок, вы почувствуете себя намного лучше. Или вы вспоминаете, что надо позвонить в банк и записываете это в список звонков, вы опять же начинаете чувствовать себя лучше. Но это несравнимо с тем, что вы ощутите, когда будете знать, что записали в списки всё.

Когда вы почувствуете, что в памяти не осталось ещё каких бы то ни было дел, которые следовало бы записать? Только тогда, когда не останется ничего. Даже если какая-то часть вашего сознания хотя бы подозревает, что вы ещё не всё собрали, то вы не сможете сказать наверняка, какой процент незафиксированных дел остался у вас в голове. Как же узнать, что собрано всё? Можно считать, что вы собрали всё, когда в памяти не всплывают нигде не записанные напоминания о чём бы то ни было.

Это вовсе не значит, что ваша голова будет пустой. Если вы в сознании, ваш разум будет постоянно на чём-то концентрироваться. Но если вы сосредотачиваетесь на чём-то одном, не распыляясь сразу на несколько дел, вы будете чувствовать себя в "своей тарелке".

Я полагаю, что вы всё-таки предпочтёте использовать свои интеллектуальные возможности, чтобы обдумывать проекты, а не для того, чтобы думать, "что их надо обдумать". Вам надо, обдумывая проекты, продвигать их, а не просто постоянно напоминать себе о их существовании. Для того, чтобы полностью оценить продуктивность этой позиции, вам надо её занять. Надо будет сосредоточиться и выработать привычку фиксировать даже самые мелкие соглашения с собой сразу, как только они приходят вам в голову. Осуществляйте процесс сбора как можно более полно и оперативно, охватывая новые вещи сразу, как только они появляются, и это существенно увеличит ваши возможности и продуктивность.

Когда привычка сбора информации становится корпоративным стандартом

Что случится, если всем участникам команды, будь то супружество, отдел в организации, команда персонала, семья или целая компания – всем участникам можно будет доверять – и ничто не ускользнёт от их внимания? Честно говоря, когда вы добьётесь этого, вам будет уже не нужно следить за тем, чтобы люди "не теряли мяч" – гораздо более масштабные вещи займут ваше внимание.

Но если круг общения ещё не налажен, то, вероятно, вы будете ощущать лёгкую нервозность и неудовлетворение. Большинство людей считает, что если постоянно не нянчиться и не держать других за руку, то вещи в системе могут пропасть, а потом проявиться в самый неожиданный момент. Они не осознают, что думают так потому, что пробыли в этой ситуации так долго, что относятся к ней как к само собой разумеющемуся, как к закону гравитации, например. Так быть не должно.

Я наблюдал за этим годами. Хорошие люди, которые, однако, не выработали в себе подобных привычек, попадая в мою среду, впадают в ступор. Я прожил со стандартами кристально чистого сознания и чётко очерченных границ корзинки с входящей информацией более двадцати лет. Когда в чьей-либо входящей корзинке необработанной валяется какая-нибудь заметка или когда во время разговора кто-то кивает "Да, я это сделаю" и при этом ничего не записывает, я настораживаюсь. Для меня такое поведение неприемлемо. Есть дела поважнее, чем беспокойство об утечках системы организации.

Вычерпывание воды из дырявой лодки отнимает силы, необходимые, чтобы грести.

Мне надо быть уверенным, что чтобы я ни сказал, чтобы ни написал, какое бы сообщение ни оставил на автоответчике, эта информация обязательно попадёт в организационную систему моего оппонента, потом подвергнется обработке и будет у него или у неё на виду в качестве руководства к действию. Если мой собеседник обрабатывает только голосовую почту и полностью игнорирует е-мейлы и бумажные записки, мне придётся в угоду интересам пользоваться только тем средством, с которым он точно работает адекватно. Такое поведение совершенно недопустимо в любой организации, которая заботится о том, чтобы любое дело выполнялось с минимальной затратой усилий.

При необходимости нововведений, должна быть уверенность в добросовестности работы инициаторов этих изменений. Добротность любой системы будет, в конце концов, определяться её самым слабым звеном, и очень часто этой Ахиллесовой пятой является неудовлетворительная ответная реакции ключевой персоны при попытках взаимодействия с ней.

Это особенно заметно, когда идёшь по офису и видишь, что лотков для входящей информации вовсе нет, или же они переполнены, и их содержимое не обрабатывалось уже очень давно. Такие корпоративные культуры нередко страдают от "прерывистости", потому что они не могут установить доверительные отношения внутри системы.

Ясность и прозрачность корпоративных культур, имеющих цельную систему даже на уровне бумаг, очевидны. И вряд ли является результатом сознательного подхода то, что внимание всех работников более сосредоточенное. Такая же ситуация и в семьях, где у каждого есть свой лоток входящей информации – у родителей, у детей, у няни, у приходящей домработницы – у всех, с кем семейство постоянно контактирует. Люди частенько презрительно кривятся, когда я говорю, что я и моя жена Катрин, раскладываем записки и заметки во входящие лотки друг друга, даже если сидим на расстоянии нескольких шагов: для них это кажется "холодным и механическим". Не говоря о вежливости, которую мы проявляем, не отвлекая другого от работы, такая практика делает наши отношения только теплее и свободнее, потому что система берёт на себя механические действия, и нам не приходится отвлекаться на них.

Организации должны создать особую корпоративную культуру, в рамках которой было бы допустимо иметь больше задач, чем он или она может сделать, и в которой мудро пересматриваются соглашения по поводу того, что каждый из них не делает.

К сожаленью, личные системы нельзя стандартизировать и узаконить. Каждый должен иметь свой собственный способ того, как ему управляться с обязанностями. Однако вы можете заставить людей отчитываться за результаты, за отслеживание всего и управление всем, что проходит через них. А можете дать им эту книгу. Тогда у них точно не будет оправданий на случай, если они позволят-таки чему-нибудь от них ускользнуть.

Это вовсе не значит, что каждый должен делать всё. Я надеюсь, что доходчиво описал способ существования в нашем относительно новом, информатизированном мире, дающем всем возможность иметь гораздо больше дел, чем вообще возможно сделать. Критичной будет постоянная возможность пересмотра соглашений со всеми участниками проекта для их же психологического комфорта относительно вещей, которые не делаются. Это и есть высокий уровень настоящего интеллектуального труда. Но добраться туда почти невозможно, если у вас нет пуленепробиваемой рабочей системы сбора. И помните, вы не сможете пересмотреть соглашение с собой, если вы его не помните. И уж конечно, вы не сможете пересмотреть и соглашения с другими, если вы не отслеживаете их.

Когда группы людей совместно принимают стопроцентный коллективный стандарт, они строят прочный корабль, чтобы пуститься в плавание. Это вовсе не значит, что они поплывут в правильном направлении, и даже не значит, что они попали именно на тот корабль, на который нужно, это значит только то, что тот корабль, на котором они оказались, в каком бы направлении он ни двигался, будет двигаться с максимальной энергией.

Обсуждаем здесь