Глава 10. Контроль над проектами

В главах 4–9 представлены все хитрости и методы, которые пригодятся вам для того, чтобы добиться кристально чистого сознания и возможности интуитивного принятия решений относительно того, что и когда делать. Это, так называемый, горизонтальный уровень, который требует вашего внимания и действий лишь на горизонтальном жизненном ландшафте. Последняя же часть мозаики нашей методики – это вертикальный уровень – обдумывание того самого журавля, который в небе, которое может вывести ваш творческий потенциал на новый уровень. Вернёмся к усовершенствованию процесса планирования проектов.

Необходимость более неформализованного планирования

Годы практической работы с тысячами специалистов убедили меня в том, что каждый из нас теоретически мог бы планировать свои дела и жизнь более неформализованно и более часто. Если бы мы делали это, мы освободили бы себя от излишнего психологического давления, и могли бы достичь более качественных творческих результатов, прикладывая к этому минимальные усилия.

Я обнаружил, что наибольшая возможность для улучшения планирования состоит не в использовании тщательно разработанных и сложных видов техник для организации проектов, которые иногда используют менеджеры-профессионалы (например графики Ганта). Большинство тех, кому они могут понадобиться, уже использует их или же имеет возможность обучения работе с ними и их программным обеспечением. Реальная необходимость же состоит в максимальной активизации и использовании творческого проактивного потенциала, который мы используем или который мы могли бы использовать.

На срединной стадии разработки каждый успешный проект выглядит как катастрофа.

Розабет Мосс

Основная причина недостатка творческого мышления – это нехватка систем управления потенциально бесконечным количеством деталей, которые появляются в качестве его результата. Вот почему я рекомендую подход снизу вверх. Если вы ощущаете потерю контроля над текущими делами, вы и планировать не станете. Произойдёт неосознанный откат. Однако, как только вы начнёте использовать подобные системы, вы обнаружите, что они высвобождают огромное количество креативного и конструктивного мышления. Если у вас будут такие системы, а также полезная привычка их использования, то ваша продуктивность может возрасти экспоненциально. В третьей главе я подробно описал пять фаз планирования проекта, которые превращают абстрактную идею в нечто осязаемое.

Далее последует компиляция практических хитростей и техник, призванных облегчить естественный, неформальный процесс планирования, который я и рекомендую. Несмотря на то, что все эти рекомендации базируются на здравом смысле, им следуют не так часто, как следовало бы. Всегда используйте их вместо того, чтобы откладывать обдумывание до больших официальных собраний.

Вам следует использовать такие системы и хитрости, которые заставляли бы вас как можно чаще, как можно проще и как можно глубже обдумывать свои проекты.

Какие проекты вам следует планировать?

Большинство проектов, которые вы описали в своём списке "Проекты", не нуждается в каком бы то ни было предварительном планировании помимо того, которое вы самым естественным образом осуществляете в уме, и в ходе которого принимаете решение насчёт следующего конкретного действия. Например, для проекта "Техосмотр автомобиля" единственное, что можно запланировать, так это поиск в телефонном справочнике номера ближайшего сервис-центра, и согласование там времени. Существует два типа проектов, которые требуют как минимум некоторого подобия планирования: (1) проекты, которые занимают ваше внимания даже после того, как вы назначили следующее конкретное действие, и (2) проекты, насчёт которых у вас появились потенциально полезные идеи и сопутствующие этому детали.

Первый тип – проекты, которые включают в себя вещи, требующие дополнительной организации и решений по ним – они требуют более детального подхода, нежели простое определение следующего конкретного действия. Для них вам придётся применить одну или более из четырех ступеней естественной модели планирования: цель и принципы, видение\результат, мозговой штурм и\или организация.

Второй тип – проекты, по которым вам только что пришла идея – на пляже, в машине или во время собрания – у вас должно быть подходящее место для сохранения подобных идей с целью их последующего использования.

Проекты, которые требуют следующих действий по планированию

Наверняка, прямо сейчас у вас имеется несколько проектов, которые вы хотите конкретизировать, прояснить более тщательно и взять под контроль. Например, приближается важная встреча, и вы знаете, что вы должны набросать план и подготовить материалы по ней. Или вам только что поручили координацию ежегодной конференции, и вы должны всё организовать как можно скорее для того, чтобы начать перепоручать какие-то существенные её части. Или вы должны составить описание обязанностей новой вакансии своей команды, чтобы передать их в отдел кадров. Если вы ещё не сделали этого, прямо сейчас примите решение насчёт следующего конкретного действия, которое начнёт процесс планирования по каждому подобному вопросу, и запишите их в подходящие списки дел. Потом уже продолжайте планирование.

Типичные шаги планирования

Наиболее привычные виды планирования – это мозговой штурм и процесс организации, назначение собраний и сбор информации.

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие сейчас ваше внимание, потребуют от вас простого обдумывания; особенно это относится к тем проектам, по которым вы сомневаетесь в правильности выбранного вами следующего конкретного действия. По таким проектам следующим конкретным действием должно быть что-то вроде "Набросать идеи по проекту Х".

Вы должны решить, когда и как вам лучше выполнить это, для того, чтобы знать, в какой список следующих конкретных действий его поместить. Вам удобнее делать такие наброски на компьютере или вручную? Лично я при выборе инструмента, руководствуюсь интуицией, поэтому такое действие у меня попадёт либо в список "На компьютере", либо в список "Где бы то ни было" (потому что я могу рисовать карты памяти, где бы я ни находился, только бы ручка и бумага были под рукой).

Организация. Возможно, у вас есть такие проекты, по которым вы уже собрали заметки и сопутствующий материал, и теперь вам надо отсортировать и структурировать собранное. В таком случае вашим следующим действием будет "Организовать заметки по проекту Х". Если вы вынуждены делать это в офисе (потому что именно там и лежат все документы, и вы не собираетесь таскать их с собой), тогда это действие должно оказаться в списке "В офисе".

Если же вы носите все сопутствующие проекту материалы с собой в папке или в электронном виде на ноутбуке, то тогда это действие следует внести в список "Где бы то ни было" – если вы собираетесь обрабатывать информацию вручную, и в список "На компьютере" – если вы собираетесь работать в текстовом редакторе или в другом специализированном программном обеспечении.

Назначение собраний. Частенько прогресс в процессе обдумывания проекта наблюдается после того, как вы назначите встречу или собрание с людьми, которых вы хотели бы вовлечь в мозговой штурм. Это значит, что надо будет разослать всем приглашения по электронной почте или обзвонить всех, чтобы согласовать и запланировать время.

Одним из основных препятствий для достижения организационной продуктивности является нехватка решений ответственного лица относительно необходимости проведения собрания с нужными людьми для продвижения важных элементов проекта.

Сбор информации. Иногда следующим действием по обдумыванию проекта является сбор дополнительной информации. Возможно, вам надо поговорить с кем-то, чтобы получить от него информацию ("Позвонить Биллу, спросить, что он думает по поводу собрания менеджеров"). Или вам надо просмотреть документы, оставшиеся с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные документы Конференции"). Или покопаться в Интернете на предмет актуальной информации по интересующей вас теме ("Поиск сайтов фирм, занимающихся научно-исследовательскими работами").

Случайное обдумывание проектов

Никогда не теряйте потенциально полезные идеи. Вы будете постоянно думать о том, что вы не хотите забыть, пока будете находиться в местах, никоим образом с вашим проектом не связанных. Например, вы едете в магазин и думаете при этом, как вы бы начали следующее собрание персонала. Или вы, стоя на кухне, взбалтываете соус для спагетти и тут вам в голову приходит замечательная мысль: презентовать всем участникам надвигающейся конференции сумки с корпоративной символикой. Или вечером за передачей теленовостей вы неожиданно вспоминаете о ещё одном важном человеке, которого стоило бы пригласить в совет, состав которого вы формируете.

Если подобные идеи не являются сами по себе следующими конкретными действиями, которые можно сразу внести в списки действий, то их всё-равно нужно будет где-то собирать и организовывать. Конечно, самыми важными инструментами, дающими вам возможность ничего не растерять – являются корзинка входящих материалов, блокнот, бумага (или эквиваленты этого) на работе и дома, а также их портативные версии на случай, если вы в пути. Важно не растерять все идеи до того, как вам представится возможность решить, что с ними делать дальше.

Инструменты и структуры в помощь обдумыванию проектов

Неважно на какой стадии разработки проекта у вас появились новые идеи, важно, чтобы инструменты для их обработки всегда были у вас под рукой. Как только вы их (идеи) зафиксируете, полезно было бы иметь возможность непосредственного доступа к ним в любой момент.

Инструменты для обдумывания

Один из самых важных секретов возникновения идей и увеличения продуктивности – это использование феномена формы, обуславливающей функции – классные инструменты являются причиной появления классных идей. (Некоторые из моих самых удачных идей пришли мне в голову, когда я игрался со своим Palm-органайзером, ожидая рейса в аэропорту!)

Если вы ничего не записываете, то довольно трудно сосредоточиться на чём-то дольше, чем на несколько минут. Особенно трудно, если вы работаете над этим в одиночестве. Если же вы постоянно фиксируете ход мыслительного процесса, вы можете конструктивно мыслить по нескольку часов непрерывно.

Удача влияет на всё. Пусть ваш крючок всегда будет заброшен – в ручье, в котором, казалось бы, ничего нет, может оказаться крупная рыба.

Письменные принадлежности

Пусть у вас всегда будут под рукой необходимые инструменты для записи. Это нужно для того, чтобы у вас не было подсознательного барьера для обдумывания по причине невозможности сохранения его результатов. Если у меня нет нужных инструментов, я ощущаю дискомфорт, когда размышляю над проектами и сопутствующими им ситуациями.

И наоборот, у меня временами здорово получалось мыслить и планировать только потому, что мне хотелось использовать свою новенькую красивую шариковую ручку! Конечно, вас может не так вдохновлять крутизна инструментов, как меня, однако, если мы с вами в этом похожи, то сделайте себе одолжение и инвестируйте в качественные инструменты для записи.

Я также рекомендую держать хорошие шариковые ручки там, где у вас может возникнуть желание или необходимость сделать заметку – особенно дома у телефонов.

Форма часто влияет на действие. Создайте себе условия для фиксации мыслей, и они появятся сами собой.

Бумага и блокноты

В дополнение к пишущим принадлежностям рекомендуется всегда иметь под рукой блокнот и достаточное количество бумаги. Блокноты хороши тем, что вы можете записать идею на листке, вырвать его и положить в лоток с входящей информацией, где он и дождётся своей обработки. Возможно, вам захочется хранить некоторые из своих неформальных карт памяти, вы можете складывать эти отдельные листы бумаги в специально выделенные для этого папки без необходимости переписывать их.

Где ваш блокнот? Держите его поблизости.

Планшеты и доски

Если у вас достаточно места, то доски, на которых можно писать маркером и планшеты время от времени являются достаточно функциональными инструментами процесса мышления. Они предоставляют много места для записи идей, а их иногда полезно держать перед глазами на протяжении некоторого времени, до тех пор, пока вы работаете над одной темой. Доски, на которых можно писать маркером, хорошо вешать на стены офиса или в конференц-зале, и чем больше они будут, тем лучше. Если у вас есть дети, я рекомендую вам повесить такую доску в детской (я бы очень хотел расти и иметь столько идей, сколько вообще возможно!). Позаботьтесь и о том, чтобы у вас всегда были новые маркеры; очень обидно бывает подойти к доске и обнаружить, что все маркеры высохли и бесполезны.

Как я узнаю, что я думаю, пока не услышу, что я говорю?

Е.М. Форстер

Всякий раз, когда двое или более человек собираются для обсуждения, один из них должен начать фиксировать ход беседы, но должен делать это так, чтобы видели остальные. Даже если вы стираете написанное через несколько минут, сам факт фиксации мысли способствует конструктивному мыслительному процессу, как ничто другое. (Мне, например, очень иногда помогают пометки и записи на бумажных скатертях стола, подстилках или даже на салфетках в кафе, если под рукой у меня нет блокнота).

Компьютер

Я люблю думать, сидя за ноутбуком, открыв текстовый редактор. Имеется так много вещей, которые я могу захотеть в дальнейшем использовать в электронном виде, что оказывается замечательно уже их иметь в электронной форме, готовыми к последующему редактированию, копированию или перемещению в другие программы. Как только я оказываюсь перед готовым к работе компьютером, процесс мышления начинается автоматически. Это ещё одна хорошая причина, по которой следует научиться хорошо печатать на клавиатуре, чтобы максимально облегчить работу с компьютером, если не сделать её приятной.

Используйте ваш компьютер как площадку для организации мыслительного процесса.

Вспомогательные структуры

В дополнение вездесущим инструментам, существенно повысить продуктивность способны форматы хранения информации, полученной при обдумывании проектов. Так же как бумага и ручка способствуют мозговому штурму, точно так же хорошие места хранения и инструменты для организации деталей по проектам помогают осуществлению более чёткого линейного планирования, необходимого во многих проектах.

Заведите папки или блокноты, из которых можно легко вырывать листы

Наличие хорошей системы хранения материалов общей направленности под рукой критично не только при управлении обычным рабочим процессом, но и при обдумывании проектов. Часто проект начинает проясняться только тогда, когда он подкреплён подходящими данными, заметками и сопутствующими материалами, по этой причине вам следует создавать папку по какому-то вопросу сразу же, как только у вас появится, что туда поместить. Если же ваша система хранения — лишь формальность (или же её вообще нет), вы, вероятно, упустите много возможностей раннего формирования точки зрения на проект. Сразу после того, как вы вернулись с собрания с первичными материалами по забрезжившему на горизонте проекту, заведите под эти заметки отдельную папку и сложите их туда (конечно, после того, как вы примите решение насчёт следующих конкретных действий).

Обучая многих людей, я неоднократно замечал, что такое пустяковое дело, как заведение папки под отдельную тему, папки, в которой вы могли бы собрать случайные заметки и потенциально относящиеся к делу материалы, существенно усиливает чувство контроля. Это способ физически, визуально и психологически "приложить к этому делу руки".

Если вы предпочитаете работать с блокнотом, в котором листы держатся на металлических кольцах (такие листы можно и вынимать и вставлять), то держите под рукой запасную чистую пачку листов, чтобы при возникновении новой информации по теме или проекту их можно было бы вставлять в нужный раздел. Даже если какие-то из проектов позже потребуют отдельной пачки листов или даже отдельного блокнота, то на начальной стадии их развития это не так, и большинству ваших проектов понадобится только один-два листа для того, чтобы хранить несколько идей по ним.

Если у вас нет системы для хранения плохих идей, то, наиболее вероятно, что у вас нет и системы для хранения хороших.

Программное обеспечение

В каком-то смысле разнообразие программного обеспечения представляет из себя просто-таки неизведанную чёрную дыру, в которой найти хорошие инструменты для "управления проектами" не так-то просто. В большинстве своём, приложения, разработанные специально для организации проектов, слишком навороченные и сложные для того, чтобы адекватно функционировать с 98 процентами типичного контента большинства людей. Они предназначены для очень небольшого процента мира профессионалов. Остальные же используют упрощённые и менее формализованные программы, которые имеют более дружественный интерфейс. Я заметил, что мне не приходилось ещё сталкиваться с любыми двумя проектами, требующими одинаковой степени детализации и структуризации для взятия их под контроль. Поэтому-то очень сложно создать такое приложение, которое подходило бы всем.

Наброски в электронном виде. Большая часть того, что нужно структурировать при обдумывании проектов, можно найти в любом приложении, имеющем простую функцию построения иерархии. Раньше я постоянно пользовался программой Grandview фирмы Symantec, а сейчас использую Microsoft Word для такого же рода планирования. Вот часть наброска, который я сделал в процессе планирования:

Приложения для наброски идей замечательны тем, что они могут быть как сложными, так и простыми, как вам потребуется. Существует огромное количество программ, предоставляющих возможности такого иерархического структурирования. Хитрость в том, чтобы подобрать удобную программу именно для вас, в которой вы могли бы быстро разобраться со вставкой и перемещением пунктов и подпунктов. До тех пор, пока вы не перестанете концентрироваться на обучении работе с программой, вы не станете использовать её для обдумывания и организации.

И на самом деле не важно, куда вы поместите сделанный вами план, лишь бы вы смогли быстро достать его и просмотреть, если понадобится.

Приложения для организации мозгового штурма. Специально для поддержки мозгового штурма было разработано несколько программ. Например, "Вдохновение" ("Inspiration"), основанное на применении техники карт памяти Тони Бьюзана (Tony Buzan). У этого приложения было несколько полезных возможностей, но я всё-таки вернулся к бумаге и крутой ручке из-за того, что мне иногда требуется более быстрый и менее формализованный процесс обдумывания.

Проблема компьютеризированного мозгового штурма состоит в том, что на самом деле нам не надо сохранять абсолютно всё, что мы получили в ходе всего процесса – критичны лишь выводы, которые мы делаем на основе этих сырых идей. Высокотехнологичные инструменты для мозгового штурма, такие как электронная доска и цифровой планшет, скорее всего не будут так полезны, как предполагают их производители. Нам надо сохранять не весь путь творческого обдумывания, а только структуры, которые мы возводим на его основе. Между сбором, обработкой и организацией есть существенная разница, поэтому для этих процессов и используются разные инструменты. А иначе вы можете и просто сваливать сырые идеи в "вордовский" файл.

Приложения для планирования проектов. Как я уже отмечал, большая часть приложений, предназначенных для упрощения проектного планирования требуют слишком большой тщательности и скрупулёзности, которые в большинстве наших проектов вовсе не нужны. На протяжении многих лет я видел, как эти программы чаще всего пробовали и отвергали, нежели использовали как постоянный инструмент. Они успешно используются только в том случае, если были разработаны на заказ и удовлетворяют весьма специфичным требованиям того или иного производства или организации.

Я предполагаю, что в ближайшие годы появятся менее структурированные и более функциональные приложения, основанные на методах естественного мышления и планирования. А пока, пользуйтесь какой-нибудь простой и хорошей программой составления набросков и планов.

Использование электронных заметок

Если вы пользуетесь электронным органайзером, вы можете успешно хранить материалы планирования проектов в поле для заметок. Если сам проект у вас представляет собой пункт в списке наладонника Palm или задачу в Microsoft Outlook, вы можете открыть сопутствующее выбранному пункту поле "Заметки" и записывать туда идеи, детали и компоненты проекта. Только убедитесь, что не будете потом забывать подходящим образом просматривать эти заметки, иначе они окажутся бесполезными.

Как всё это можно применить в реальном мире?

Ваш список проектов, также как и ваш список следующих конкретных действий, нуждается в постоянной поддержке актуального состояния. Если это уже сделано, выделите время (от одного до трёх часов), чтобы проработать "вертикальное" направление всех проектов, для которых это возможно сделать.

В самом крайнем случае выберите наиболее важные или наиболее интересные вам проекты и продумайте их, соберите информацию по ним и всё организуйте, используя те инструменты, которые вам больше подходят.

Сконцентрируйтесь на каждом из них по очереди, сверху вниз, задавая себе вопрос: "Что именно по этому проекту мне надо знать, зафиксировать или запомнить?".

Отстранитесь от всего, создайте подходящие условия (физический контекст) и принимайтесь за творческое обдумывание проекта. И вы опередите многих.

Возможно, вы захотите нарисовать карту памяти, охватывающую некоторые мысли и идеи по проекту, и выделить под неё папку. Возможно, у вас появятся какие-то простые списки, которые можно сохранить в качестве "заметки" в вашем электронном органайзере. Или же вы можете создать "вордовский" документ и записать идеи там.

Ключ в том, чтобы удобно манипулировать своими идеями, и приобрести привычку концентрировать конструктивную энергию на намеченных результатах и открытых вопросах, прежде, чем вы будете вынуждены это сделать.

Пусть наше повышенное беспокойство станет повышенным продумыванием и планированием.

Уинстон

Обсуждаем здесь