Часть пятая

ВСПОМИНАЕМ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

или

Здравый смысл не такой уж и здравый

Для готовности ко всему требуется способность к достижению цели с максимальной эффективностью. Вам необходимо заранее определить, как должен выглядеть результат и примерно представить, что придётся сделать для его достижения. Но, так как реальный объём и сложность списка всех вещей, с которыми нам приходится иметь дело, очень велики, неплохо бы иметь под рукой руководство к действию, которому можно будет неукоснительно следовать. Чтобы лучше его понять, прочитайте книгу "Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса".

Пять фаз мастерского управления рабочим процессом

Это руководство предназначено для установления "горизонтального" контроля – он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком ваших обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.

1. Сбор

Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке "входящих" материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т.д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.

Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.

Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).

2. Обработка

Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).

Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.

Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

3. Организация

Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:

Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);

Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);

Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);

В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).

Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т.д.).

Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.

Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т.д.).

Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.

Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список "Когда-нибудь/Может быть, Повестки дня).

Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).

4. Обзор

Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.

Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).

Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.

5. Выполнение

Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.

Оставайтесь гибким – поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в вашей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.

Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах ("Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?"). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

Уровень моря – текущие действия (ежедневно);

10'000 футов – текущие проекты (еженедельно);

20'000 футов – текущий круг обязанностей (ежемесячно);

30'000 футов – одно-двухлетние цели (ежеквартально);

40'000 футов – трёх-пятилетние цели (ежегодно);

50'000 футов и более – карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

Обсуждаем здесь